Varför det inte finns tillräckligt med tid och energi för de viktigaste sakerna och vad man ska göra åt det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Brådskandefällan är skyldig. Vi tar reda på hur det fungerar och hur vi inte ska komma in i det.

Hur många gånger i slutet av en hård, hektisk dag har du insett att du verkade snurra som en ekorre i ett hjul i många timmar och löst många problem, men inte ägnade tid åt riktigt viktiga projekt? Hur många gånger har du lovat dig själv att ta upp personliga frågor som är meningsfulla för dig: sport, kreativitet, studier, men inte ens kunnat börja med dem på flera månader? Om detta har hänt dig, har du, som de flesta andra, fallit i fällan av brådska.

Vad är brådskande fälla

Forskning från Johns Hopkins University School of Business har visat att vi oftare än inte överger intressanta och viktiga uppgifter till förmån för brådskande. Och vi är bokstavligen benägna att skjuta upp betydande projekt för att senare, först och främst ta oss an de som, som det verkar för oss, behöver göras just nu.

Detta kallas för brådskande fälla. Det leder oss till stress, känslomässig utmattning och, konstigt nog, förlust av pengar. Forskare har funnit att vi tenderar att ta oss an en uppgift som verkar mer brådskande, även om vi betalar mindre för den än för en uppgift med en mjukare deadline. Detta händer av flera skäl.

Varför hamnar vi i brådskande fällan

1. Vi lider om vi inte kan slutföra uppgiften

Detta upptäcktes redan 1927, och då bekräftades det mer än en gång: människor känner sig obekväma om det finns ett oavslutat ärende som hänger över dem. Denna egenskap av tänkande kallades Zeigarnik-effekten. Och eftersom brådskande uppgifter som regel är tillräckligt små och inte tar mycket tid, kan vi inte skjuta upp dem, för då kommer nästa punkt på att-göra-listan inte att strykas över. Och vi tar tag i dessa små uppgifter, löser dem en efter en och kan inte sluta. Som med ett chipspaket: tills du äter upp allt kommer du inte att lugna ner dig.

2. Vi har fastnat i en tunnel och ser ingenting runt omkring

Det vill säga att vi blir så överväldigade av kortsiktiga angelägenheter att vi bokstavligen inte kan andas ut, titta på vårt schema utifrån och utvärdera vad som verkligen är viktigt och vad som inte är det. Denna situation kan jämföras med tunnelseende: vi ser inte hela bilden, utan bara ett fragment som är i centrum för vår uppmärksamhet just nu.

3. Vi kan inte organisera arbetsdagen korrekt

Om processerna inte felsöks genom ditt eller ledningens fel, börjar rutinuppgifter bokstavligen ta tid och ansträngning. Låt oss säga att du är för lat för att skapa mallar för dokument och brev – och varje gång lägger du ner många dyrbara timmar på att arbeta med dokumentation eller inkommande post. Eller så har din projektledare inte kommit överens med kunden om att göra alla redigeringar på en gång, och du måste bli distraherad av nya kommentarer otaliga gånger.

4. Det verkar för oss att om vi ignorerar en brådskande uppgift, kommer en katastrof att inträffa

En ond ledare eller klient kommer och han kommer att svära mycket, du kommer att berövas pengar, himlen kommer att falla till marken, vi kommer alla att dö.

Alla dessa meddelanden om nya meddelanden, samtal, redigeringar, ytterligare små beställningar skapar illusionen att de inte kan skjutas upp. Även om det faktiskt inte finns så många riktigt brännande uppgifter.

Hur man undviker att bli instängd i brådska

1. Börja dagen med viktiga och icke-brådskande uppgifter

De klassiska tidshanteringsböckerna säger att det första man ska göra är att "äta grodan." Det vill säga att göra sig av med en liten och inte särskilt trevlig uppgift. Det finns logik i detta tillvägagångssätt: efter att ha ringt ett svårt samtal eller svarat på tråkiga brev känner vi oss som vinnare och på uppgång tar vi upp andra saker.

Men det finns en risk att den första "grodan" följs av den andra, sedan den tredje, den fjärde … Och nu är det kväll, "grodorna" har ätits upp omåttligt, men händerna har inte nått det riktigt viktiga uppgifter. Därför kan du prova motsatsen: börja dagen med det som är mer betydelsefullt, men inte brådskande, och först därefter gå vidare till alla denna hög med små uppgifter.

2. Lär dig att ta en paus

Ha inte bråttom att omedelbart svara på nya meddelanden och utföra små uppdrag och förfrågningar. Andas in och ut och uppskatta hur bråttom detta verkligen är. Om uppgiften blir lidande, skjut upp den genom att prioritera det större och mer värdefulla projektet.

3. Försök att arbeta i block

Låt oss säga 40 minuter för viktiga uppgifter och 15 minuter för brådskande uppgifter. Ställ in en timer så att små rutiner inte suger dig för mycket, och så fort den piper, gå tillbaka till stora saker. Troligtvis kommer ett samtal eller brev att kunna vänta i 40 minuter.

4. Kombinera saker

Många små saker kan göras medan du åker tunnelbana, står i kö på postkontoret och väntar på ett barn från en ritlektion. Det är osannolikt att det kommer att vara möjligt att engagera sig i en avhandling, en bok, en rapport eller en plan vid sådana ögonblick, men det är fullt möjligt att snabbt svara på meddelanden, fylla i några formulär, göra mindre ändringar.

5. Kom ihåg att brådskande uppgifter aldrig kommer att ta slut

Det är ett väldigt stort misstag att tro att du nu snabbt ska städa upp all denna rutin: boka tid hos en läkare, svara på brev, beställa ditt barn nya sneakers, fylla i ett rapportkort - och sedan, med lätthet i hjärtat, kommer att ta upp viktiga arbeten och personliga projekt: uppdatera din portfölj och ditt CV, läs en bok på ett främmande språk, leta efter information för forskning. Tyvärr kommer det inte att bli så. Små saker kommer att fortsätta falla på dig tills du tar kontroll över dem.