OmniFocus 2: Upplev kraften i GTD på OS X

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Under min långa praktik av självorganisering har GTD blivit det bästa, men inte idealiska, systemet, och OmniFocus 2 är den bästa arrangören för GTD för Mac. Det är vad vi ska prata om.

Kraften i GTD ligger i systemet för att samla in, sortera, se, kontrollera och fatta beslut. En GTD-applikation bör åtminstone stödja alla dessa processer. Helst ska alla dessa processer, tack vare applikationen, vara enkla och snabba. Låt oss ta en titt på giltigheten av OmniFocus 2:s anspråk på att vara den bästa GTD-appen.

Samling ("Inkorg")

OmniFocus 2 har allt du behöver för att snabbt lägga till uppgifter i din inkorg. Du kan visa fönstret för att skapa en uppgift med hjälp av anpassade snabbtangenter:

Som du kan se kan du i fönstret ange all information om uppgiften (notering, projekt, sammanhang, starttid och förfallodatum), eller så kan du snabbt skriva in namnet och skicka uppgiften till papperskorgen.

Du kan skapa en uppgift i mappen Inkorg genom att skicka ett e-postmeddelande till en speciell e-postadress. Ämnesraden kommer att bli titeln på uppgiften, och innehållet kommer att placeras i anteckningarna. På mina iOS-enheter skrev jag OmniFocus-e-post i appen och skapade uppgifter med två tryck på det sättet.

Och ytterligare ett sätt - genom snabbmenyn "Tjänster":

Och så att du inte behöver öppna snabbmenyn varje gång du väljer text, gå ner till "Tjänster" och hitta alternativet att skicka valet till OmniFocus där, ställ in en kortkommando. Detta görs på fliken "Kortkommandon" i tangentbordsinställningarna:

Med den här inställningen kommer att använda genvägen att skicka varje vald text till OmniFocus 2-inkorgen.

Sortering ("Projekt")

För möjligheterna och bekvämligheten med sortering kan du skapa mappar och tre typer av projekt: med sekventiella, parallella och separata fall. Vid sekventiella uppgifter kommer alltid endast en uppgift att vara aktiv i projektet, varefter nästa blir aktiv. Därför, om du väljer filtret Tillgängligt, kommer endast de första uppgifterna från de sekventiella projekten att visas.

Varför det behövs projekt tycker jag att det inte behöver förklaras och pärmar kan anpassas efter ansvarsområden: yrkesverksamhet, hälsa, relationer, utveckling, andlighet, ekonomi och så vidare.

Visa ("Kontrollera")

Granskning är den periodiska genomgången av projekt och uppgifter för att hålla fingret på pulsen och inte missa något. Vi anger en visningsfrekvens för varje projekt, och med denna frekvens visas den på fliken Kassa.

Det ser ut så här: vi öppnar fliken "Kontrollera" och tittar på NNN-projektets uppgifter. En uppgift markerades med en flagga, en annan fick en deadline och början på den tredje sköts upp. Efter alla nödvändiga manipulationer markerar vi projektet som kontrollerat och glömmer det tills nästa träff på fliken "Kontrollera".

Detta hjälper till att inte missa något viktigt och räddar oss från daglig granskning av projekt, som räcker att kontrollera en gång i veckan eller till och med en månad.

Kontroll ("Prognos")

Fliken "Prognos" har en liknande uppgift, men med åtgärder och möten schemalagda för hela dagen eller för en specifik tid på dagen. Den synkroniserar med din kalender och samlar den schemalagda deadline i OmniFocus och den schemalagda i din kalender på ett ställe.

Den här fliken hjälper oss att inte missa möten och evenemang eller deadlines som tilldelats uppgifter.

Beslutsfattande ("Kontexter" och "Perspektiv")

Grekerna hade två ord för tid: chronos och kairos. Chronos är begreppet tid, som talar om för oss datumet eller hur lång tid som återstår innan händelsen eller förflutit från den. Kairos är den rätta tiden (Kairos är den antika grekiska guden för ett lyckligt ögonblick).

De säger att Pushkin samlade in namnen på de kräsna kritikerna av sina verk i en speciell vas och när kairos av en frätande stämning insisterade, tog han ut en på måfå och skrev ett giftigt epigram för den olyckliga kritikern.

I GTD-systemet förmedlas begreppet kairos av ordet "sammanhang":

Sammanhanget kan tilldelas i enlighet med det mentala och fysiska tillståndet (kraftig, huvudvärk, utmattad …), enligt vistelseorten (kontor, stormarknad, hem …), enligt de personer som det är nödvändigt att göra med. diskutera frågor (företagets råd, Ivan Ivanovich …), enligt tillgängliga verktyg etc.

GTD-regler tillåter bara en kontext att tilldelas en uppgift, och OmniFocus 2 följer denna regel strikt. Men detta är inte alltid motiverat, och man måste skapa sammanhang som "Internet + Mac". Men applikationen låter dig ställa in geografiska koordinater för sammanhang så att påminnelser utlöses när du närmar dig en given plats.

Och för ännu snabbare beslutsfattande finns det en möjlighet att skapa perspektiv:

Som du kan se från skärmdumpen är detta en enkel filtrering av uppgifter efter projekt (mapp), status (markerad, inom en snar framtid, efter förfallodatum …), tillgänglighet (första tillgängliga, kvar, allt, slutfört), varaktighet, sammanhang eller innehåll i ett textfragment i namnet eller uppgiftsanteckningarna.

För snabb åtkomst till perspektivet kan du ställa in det som ett kortkommando eller lägga till det i favoriter, vilket placerar det i det vänstra sidofältet. De fyra övre flikarna i skärmbilderna är perspektiven jag skapade.

Outlook synkroniseras med iOS-versioner i båda riktningarna, vilket gör det mycket lättare att fatta beslut om nästa uppgift.

Nackdelar med OmniFocus 2

Oavsett hur hårt utvecklaren försöker är det helt enkelt omöjligt för imperfekta människor i en ofullkomlig värld att skapa en idealisk applikation utan brister och brister. OmniFocus 2 är inget undantag.

Den första nackdelen (relativt) är priset: grundversionen för OS X och iOS kommer att kosta $ 40; Uppgradera till Pro - $40 för OS X och $20 för iOS (om du har köpt en tidigare version av OmniFocus är uppgraderingen till Pro gratis).

Den andra nackdelen är synkronisering. Det är långsamt och ger fel om du har skapat eller ändrat en uppgift offline utan att tidigare synkronisera enheten med faktiska data på servern.

Och den tredje nackdelen är svår för mig att beskriva med ord. Under tre års "relation" med OmniFocus 1 och 2 har vi inte kunnat bli goda vänner med honom, och varför är inte klart. Det verkar som att det finns allt som behövs för en bra GTD-applikation (jag står ut med bristen på synkronisering), men jag upplevde hela tiden svårigheter att fatta beslut och se helheten av projekt och uppgifter.

Problemet är kanske att jag hade använt MLO i fem år innan och aldrig hade kunnat anpassa mig till OmniFocus. Så jag installerade nyligen CrossOver och bytte tillbaka till MyLifeOrganized. Men det är en annan historia…

Så. Om du överväger arrangörer för OS X och planerar att använda den fulla kraften i GTD-systemet, kommer du inte att hitta OmniFocus 2 bättre idag.