Hur man får ordning på saker och ting och hänger med i allt: en komplett guide till GTD-systemet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Från teori till mall för att hjälpa till att planera vilket projekt som helst.

Varför är GTD bra?

Problemet med produktivitetstjänster är att alla positionerar sig som en plats där de kan lösa alla problem, lagra information, kommunicera. De flesta tjänster ber dig att prioritera och agera utifrån dem.

Men få kan koncentrera sig på att utföra viktiga uppgifter och inte uppmärksamma alla möjliga småsaker: brådskande uppgifter, förfrågningar från kollegor, vänner eller bekanta. När det är många uppgifter är det svårt att hantera dem. Därför måste du i praktiken använda flera tjänster för att hantera ärenden. När det finns många saker att göra börjar vi bli förvirrade i dessa tjänster och listor och slutar så småningom använda dem.

Getting Things Done (GTD)-metoden ger en universell plan för att bygga ett enda system där du kan lösa alla problem. Du kommer att kunna koppla av och inte oroa dig, eftersom du kommer att vara säker på att du inte kommer att glömma någonting. Vid rätt tidpunkt kommer systemet att fråga vad som behöver göras och vad man ska fokusera på.

Så varför arbetar så många improduktivt?

Folk börjar arbeta improduktivt när det är många projekt, ärenden och uppgifter. Det är svårt för dem att hålla allt detta i huvudet, än mindre prioritera. Därför görs antingen ingenting alls, eller så görs det som är lättast, och viktiga ärenden skjuts upp till senare. Ett annat problem dyker upp: när brådskande uppgifter skulle lösas igår.

Dessutom börjar personen tröttna snabbare, blir irriterad. Han springer ständigt som en ekorre i rutinhjulet, och riktigt viktiga, monetära och strategiska projekt lämnas vid sidan av.

Getting Things Done-systemet, som beskrevs av David Allen i en bok som publicerades 2001 och blev en världsbästsäljare, kommer att hjälpa till att hantera denna situation.

Berätta för mig om de grundläggande GTD-koncepten du behöver veta

Rutin - det här är de handlingar, tankar och bekymmer som stör, distraherar och slösar energi. Tills rutin har översatts till uppgifter kan den inte kontrolleras. Att begrunda samma problem flera gånger är en ineffektiv användning av kreativ energi som skapar frustration och stress.

Målet med GTD är att befria ditt huvud från rutin och ta bort inre stress.

Mänskligt operativt minne- området i hjärnan där korttidsminnet finns. Det är här vi brukar lägga nuvarande oavslutade affärer, löften till andra människor och andra tankar som stör oss. Tyvärr finns det en gräns för hur mycket rutin du kan lagra för att din hjärna ska fungera korrekt. Om ditt RAM-minne är fullt distraheras du av små uppgifter och glömmer dina mål, vilket leder till stress.

Verktyg för informationsinsamling – vart informationen tar vägen och var man registrerar vad som behöver göras. Till exempel:

• arrangörer;
• anteckningsböcker;
• E-post;
• kalender;
• röstinspelare.

Korg "Inkorg"- ett enda förråd för rutinen som du gör om till uppgifter och uppgifter. En av de viktigaste reglerna för att arbeta med din inkorg är att rengöra den regelbundet.

Enkla handlingar - Enstegsåtgärder som tar mindre än två minuter att slutföra. I praktiken är det bekvämare att avsätta fem minuter för sådana här ärenden.

Projekt - en uppgift som kräver mer än ett steg att slutföra. Det är nödvändigt att lämna en påminnelse om projektet och beskriva de första stegen för dess genomförande. Som ett resultat förvandlas projektet till en enkel åtgärd som kan slutföras inom de kommande fem minuterna och få det slutliga resultatet.

Projektet ska ha en länk till ett kort eller en fil, som beskriver detaljerna: ansvarig, deadlines, kategori (till exempel "Marknadsföring", "Legal", "Utveckling"), länkar till mindre kort med uppgifter. Denna struktur är bekväm att organisera i Trello.

Sammanhangslista - en lista över uppgifter som är bekväma att utföra under vissa förhållanden. Till exempel, i den sammanhangsberoende listan "Inköp" kommer det att finnas en lista över saker och produkter som behöver köpas i butiken. Samtalslistan kan innehålla en lista över samtal att ringa när du är ledig.

Det är bekvämt att göra individuella kontextuella listor för de personer som du arbetar och kommunicerar med. När du träffar en specifik person kan du snabbt öppna listan och lösa de nödvändiga problemen.

Hur använder jag kalendern?

Följande ska anges i kalendern:

• åtgärder som bör utföras vid en viss tidpunkt (möten, affärsmöten, seminarier);
• åtgärder som behöver göras en viss dag (avsluta projektet vid ett visst datum, delta i konferensen);
• information om specifika datum (årsdagar, födelsedagar, helgdagar).

Jag använder Google Kalender för att hålla reda på alla dessa saker. Den här tjänsten är bekväm eftersom:

• tillgänglig både från telefonen och från datorn;
• flera kalendrar kan visas på en skärm samtidigt;
• det finns påminnelser på smartphonen.

Om du lagt till något i kalendern gör du det antingen eller skjuter upp det till ett annat datum. Det finns ingen anledning att belamra kalendern med en att göra-lista som regelbundet ändras från dag till dag. Det finns separata lösningar för sådana listor.

Om du regelbundet behöver ringa kunder, leverantörer eller entreprenörer vid en viss tidpunkt är det bättre att använda ett CRM-system för detta.

Vilka listor ska du skapa?

Listor över prioriterade åtgärder

Att sammanställa en veckorapport, undersöka en konkurrents webbplats, rensa inkorgen i din brevlåda, upprätta en teknisk uppgift för designers - alla dessa åtgärder tar mer än två minuter, men de kan inte delegeras till någon. Vi sätter upp sådana saker på listorna över prioriterade åtgärder och genomför dem under dagen.

Regler för att arbeta med sådana listor:

• Det ska inte vara många listor, två eller tre räcker. Till exempel, Personligt, Arbete, Familj. Om du har en uppgift från listan för en viss dag, ställ in en påminnelse i din kalender.
• Det är bekvämt att markera uppgifter i den här listan efter sammanhang: "På vägen", "Vid datorn", "Läs", "Köp", "Löfter". Uppgifter kan ha en eller flera etiketter. Till exempel skulle uppgiften "Walk the Dog" hänvisa till projektet "Personligt" och etiketten "Promises".
• Innan du lägger till en uppgift i listan, fundera över om du behöver göra den överhuvudtaget. Om svaret är ja, besluta om du behöver slutföra ärendet personligen. När allt kommer omkring kan du skicka ett röstmeddelande till en underordnad och delegera till honom. Uppgifterna som du har tilldelat kommer att märkas "Tilldelad". Den kommer att innehålla ärenden från både arbetslistan och den personliga listan.
• Se över listorna regelbundet. Gör detta när du har en ledig minut. Flytta upp de uppgifter som måste göras först.
• Rengör dina att göra-listor minst en gång i månaden.

Lista "Someday"

Den här listan kommer att innehålla saker som inte kräver aktiv åtgärd. Det kan vara:

• böcker, skivor, videoträningar som du vill köpa;
• användbara färdigheter som du vill behärska;
• platser du vill besöka;
• saker du vill köpa.

Du måste med jämna mellanrum titta på den här listan, göra anteckningar och omvandla dem till mål för vilket arbete kommer att utföras.

Hur lagrar du referensinformation som kommer att vara användbar i framtiden?

Denna information kräver inga åtgärder. De viktigaste kriterierna för lagringen av denna information:

• Bekväm sökning efter titlar, taggar, korta beskrivningar.
• Enkelt att placera information i arkivet.
• Intuitiv struktur för informationslagring. När ny data kommer in måste du snabbt välja kategori och underkategori där den ska placeras.
• Tillgänglighet för lagring från vilken enhet som helst.

Finns det obligatoriska GTD-ritualer?

Ja, det finns flera av dem.

Samling av all information i "Inkorgen"-korgen

Det finns många verktyg för att samla in information. Men allt detta bör flyta på ett ställe, som du kommer att fortsätta arbeta med.

Tömma papperskorgen i inkorgen

En eller två gånger i veckan måste du granska inkorgslistan och sortera de ackumulerade efter mappar eller genvägar. Denna ritual bör bli en vana, som bildas från en förståelig algoritm av handlingar och deras systematiska upprepning.

Du bör ha en enkel, steg-för-steg-plan för hur du städar upp ditt att göra-system varje vecka. Skapa en kalender där du markerar de dagar då ärendena behandlades. Tilldela dig själv ett pris om du till exempel inom 30 dagar minst 20 tömmer din inkorg och stryker över dagar i din kalender.

Revidering av listan över prioriterade åtgärder och listan "Someday", prioritering

När man reviderar listor är det viktigt att prioritera rätt och vara realistisk om sina styrkor. Detta är nödvändigt för att inte överbelasta dig själv med överväldigande uppgifter och för att inte lida av insikten om din ineffektivitet.

Förstör onödiga korgar

När du kommunicerar med kollegor och partners dyker ofta nya brevlådor, dokument och listor upp.

Din uppgift är att automatisera allt så mycket som möjligt så att data flyter in i mappen Inkorg.

Det kan vara antingen en brevlåda eller en elektronisk planerare. För automatisering och omdirigering av information är tjänsterna IFTTT och Zapier lämpliga. Det borde finnas färre korgar för att samla in information.

Hur arbetar man med Inbox-korgen och sorterar de ackumulerade ärenden?

Extrahera först uppgiften, ärendet eller informationen från din inkorg och svara på frågan "Vad är det här? Behöver du verkligen göra något?"

Om du inte behöver göra något har du två alternativ. Är det skräp som inte längre är användbart slänger du det. Om det är användbar information, lägg den i arkivet. Det ska vara strukturerat efter kategori och tagg, så det är lätt att hitta det du letar efter.

Om du behöver göra något med informationen finns det tre alternativ:

1. Fyll i det som krävs. Om åtgärden är viktig och inte tar mer än 2-5 minuter.

2. Delegera till någon. Om åtgärden tar mer än två minuter, överväg om du kan delegera den till någon.

När du delegerar till någon ska följande skrivas:

• slutresultat;
• arbetsplan (väg till målet);
• tidsfristen för slutförandet av uppgiften;
• datum för kontroll och resultatet som måste vara klart för det (mellan- eller slutgiltigt).

3. Skjut upp för framtiden. När du gör det, ange:

• önskat resultat;
• närmaste nästa åtgärd som ska vidtas. Kom ihåg: det är omöjligt att slutföra projektet som helhet, du kan bara ta specifika enkla steg som tar dig närmare det slutliga resultatet;
• deadline. Om det inte finns någon exakt tidsram, lägg till åtgärden i listan "Someday".

Du kan skicka meddelanden till dig själv för att ta emot dem på utsatt dag. För detta är både "Google Kalender" med en påminnelse på rätt dag, och Boomerang-postapplikationen, som skickar ett e-postmeddelande vid en viss tidpunkt, lämpliga.

Hur planerar du ditt arbete?

Allt arbete kan delas in i tre steg:

1. Genomförande av det planerade i förväg. Det kan vara både strategiskt viktiga saker som för dig närmare ditt mål, eller en rutin som bara måste göras.
2. Utför arbete som det oväntat dyker upp. Det är då arbetsuppgifter från kollegor, chefer, brev från kunder kommer in under dagen.
3. Planering för fortsatt arbete: upprätta och revidera listor, prioritera. Denna punkt bör inte ta för lång tid för dig att göra planering för planeringens skull.

Praktiken med att planera ärenden och uppgifter (memobok) beskrivs i boken av David Allen.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, författare till GTD Productivity Methodology

För en minnesbok behöver du 43 mappar: 31 märkta med siffror från 1 till 31, ytterligare 12 med månadens namn. Dagliga mappar läggs fram från och med imorgon. Bakom pärmen med siffran 31 ligger pärmen för nästa månad och bakom den finns pärmarna med resten av månaderna.

Innehållet i mappen för nästa dag överförs dagligen till papperskorgen, sedan placeras mappen bakom den sista av de dagliga mapparna (som om den fördes över till nästa månad). När du frigör mapp 31 för den aktuella månaden kommer det att finnas en mapp med namnet på den nya månaden bakom sig, följt av mappar med den nya månadens dagar. Likaså överförs mappen med aktuell månad när den har gått till nästa år.

I en specifik mapp måste du lagra dokument som kräver specifika åtgärder (ett formulär som måste fyllas i, ett brev att skicka).

För att systemet ska fungera måste det uppdateras dagligen. Om du glömmer att uppdatera morgondagens mapp kan du inte lita på systemet. Viktig information kommer att missas, som kommer att behöva hanteras på andra sätt.

Om du åker i flera dagar måste du innan du åker kontrollera mapparna för de dagar då du kommer att vara frånvarande.

Hur man organiserar det i praktiken, med hänsyn till moderna planeringssystem:

1. Istället för en minnesvärd bok, använd en arrangör med att göra-listor för varje dag och skriv in uppgifter för den aktuella dagen i den. Möten och ärenden kopplade till tid bör spelas in först och påminnelser bör ställas in så att systemet meddelar dem i förväg.
2. Skapa en fil med en att-göra-lista för en månad. Det här är en lista över vad du vill få gjort under den här tiden. Du lägger till ärenden under hela månaden. Revidering av uppgifter bör ske en gång i veckan. När du planerar dina viktigaste uppgifter, sprid vecka för vecka så att du förstår dina prioriteringar. Du kommer att utföra dem i första hand, annars kommer hela tiden att gå till små och brådskande ärenden.
3. Skapa en fil med planer för året. Det bör ses över en gång i månaden. Ärenden från denna fil överförs till månadsplaner.
4. Gör upp planer för året utifrån långsiktiga mål för 3-5 år. Det är bättre att ordinera dessa saker antingen i slutet av året eller under semestern, när huvudet inte är laddat med dagliga uppgifter.

Dessa fyra punkter är vad David Allen kallar det naturliga planeringssystemet. Detta system låter dig gå mot mål som är viktiga för dig och inte slösa tid på rutin.

Finns det en plan som passar alla som kan användas för att planera vilket projekt som helst?

Åh visst. David Allen kallar det Natural Planning Model. Den består av flera steg.

Steg 1. Mål och bild av det ideala resultatet

Definiera ett mål eller ett idealiskt slutresultat, föreställ dig att du har uppnått det.

Beskriv det med alla kriterier för framgång (pengar, människor, erkännande). Ju mer detaljerat du beskriver slutresultatet, desto starkare blir motivationen, speciellt i de ögonblick då du behöver utföra specifika handlingar, men det finns ingen tid för detta.

Steg 2. Principer

Beskriv de principer du kommer att följa när du når ditt mål. Till exempel: "Jag kommer att ge människor full handlingsfrihet om de … (håller sig inom budgeten, slutför projektet innan en viss deadline)." Fråga dig själv: "Vilka handlingar kan störa mina aktiviteter? Hur kan jag förhindra dem?"

Principerna är tydliga och ger en tillförlitlig riktlinje för styrningen av verksamheten.

Steg 3. Brainstorming

Brainstorma samtidigt som du antecknar alla olika idéer som kommer att tänka på.

Nyckelprinciper för brainstorming:

• Döm inte;
• bestrid inte;
• utvärdera inte;
• kritisera inte;
• tänk på kvantitet, inte kvalitet;
• sidlinjeanalys och organisation.

Steg 4. Projektplan i form av en lista

Organisera dina brainstorming-resultat i en att-göra-lista. Börja planera i slutet och arbeta dig tillbaka. Detta gör det enkelt för dig att planera och identifiera det första steget mot ditt mål. Ett exempel på planering från slutet:

Syfte (idealiskt resultat): Jag kan tala spanska och förstå människor.

Varför är detta: Jag vill kommunicera utan deltagande av översättare under affärsförhandlingar med spanska partners och fritt kommunicera med andra när jag är på semester i Spanien.

Steg till målet:

• Ett steg innan jag nådde målet: Jag hittade en spansktalande som modersmål och pratade med honom två gånger i veckan.
• Ett steg innan: Jag klarade språkkunskapsprovet B1.
• Ett steg innan: Jag klarade A1-provet.
• Ett steg innan det: Jag gick spanska lektioner åtta gånger under en månad och gjorde alla mina läxor.
• Ett steg innan det: Jag anmälde mig till en spanskkurs och betalade för en månads studier.
• Ett steg innan: Jag samlade information om spanskakurser och gjorde en jämförelsetabell.
• Första steget: Jag har planerat en tid i kalendern då jag samlar in information om spanskakurserna.

När ett team arbetar med en uppgift och behöver organisera hela planen på ett ställe är det bekvämt att använda ett Gantt-diagram. Den första kolumnen i den är etapperna på vägen mot målet, den andra kolumnen är de ansvariga. Vidare kommer det att finnas kolumner med en tidsperiod. Cellerna kommer att innehålla status för en specifik etapp, till exempel "Planerad", "Pågår", "Slutförd", "Uppskjuten".

GTD och det naturliga planeringssystemet kan verka skrämmande. Men när du anpassar den för dig själv och börjar använda den regelbundet, kommer du att känna att allt är mycket enklare än det verkade vid första anblicken.