Hur man planerar saker med ALPEN-metoden och hänger med i allt

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Tidshantering med tysk precision.

Vad är ALPEN-metoden

Det här är ytterligare ett sätt att planera saker så att du garanterat hinner med allt och samtidigt inte blir tokig med belastningen. Den uppfanns av den tyske ekonomiprofessorn och tidshanteringsexperten Lothar Seivert.

Metodens författare har delat upp den i fem komponenter. De första bokstäverna i namnen på stegen bildades så småningom till det tyska ordet ALPEN (på ryska "Alperna"):

A - göra en lista över uppgifter (Aufgaben);

L - en uppskattning av den tid som krävs (L änge schätzen);

P - planera bufferttiden (Pufferzeiten einplanen);

E - uppgiftsprioritering (Entscheidungen treffen);

N - sammanfatta (Nachkontrolle).

Kärnan i metoden är att förstå vilka uppgifter som verkligen är värda att ta tid, och vilka som kan lämnas till senare. Plus, var realistisk om den tid du kommer att behöva spendera, och kom ihåg att att arbeta utan avbrott är vägen till utbrändhet.

I huvudsak är ALPEN-metoden en kombination av blockschemaläggning med Eisenhower-matrisen från klassisk tidshantering.

Hur man planerar ärenden med ALPEN-metoden

Gör en lista

Skriv ner allt - alla saker du skulle vilja göra idag. Skriv bara ner det: i en pappersanteckningsbok, anteckningsbok eller planerare på din telefon.

Frestelsen att göra en mental lista är naturligtvis stor, men resurserna för det mänskliga "arbetsminnet" är inte obegränsade. Enligt vissa rapporter kan den lagra upp till fyra uppgifter eller objekt samtidigt.

Slösa inte tid på att prioritera saker först – skriv bara ner vad du än tänker på. Listan kommer säkert att visa sig vara skrämmande imponerande. Det är okej, det borde vara så.

Beräkna hur lång tid det tar

Alla som har försökt planera saker åtminstone en gång trampade nästan säkert på favoritraken för nykomlingar inom tidshantering: han gjorde en lista med 15 uppgifter, men till slut gjorde han inte ens hälften, eftersom de, det visar sig, fysiskt passar inte in på en arbetsdag. Som ett resultat blev jag upprörd och övergav alla dessa nymodiga tidshanteringstekniker.

För att förhindra att detta händer måste du förstå tidskostnaderna. Tänk på hur många minuter eller timmar varje uppgift på din lista kommer att ta. Var så realistisk som möjligt. Bygg på tidigare erfarenheter, och glöm inte dina personlighetsdrag om du till exempel tröttnar snabbt eller skjuter upp. Man måste komma ihåg att alla dessa frågor är för dig, inte för en imaginär övermänniska.

När du är klar med beräkningen, skriv ner den beräknade tiden bredvid varje objekt.

Planera dina bufferttider

Ett annat vanligt misstag är att planera saker en efter en. En sådan strategi tar för det första inte hänsyn till att en person behöver ta pauser, och för det andra leder den till att alla planer riskerar att kollapsa på grund av en liten försening eller force majeure.

Mötet varade lite längre än utsatt tid, entreprenören gav ordern lite senare, några av kollegorna var försenade, man fastnade i en bilkö, barnet klädde sig länge på dagis – och det var allt, Följande saker måste skjutas upp, eller till och med ställas in och dras om hela dagen. Detta är vanligtvis mycket argt och frustrerande.

Därför är det efter varje uppgift viktigt att i planen ta med den så kallade bufferttiden, det vill säga en som du inte sysselsätter dig med någonting.

Om något går fel kommer dessa tomma platser att hjälpa dig att hantera resten av verksamheten. Och om ingen force majeure inträffar använder du bufferttiden för att ta en paus: drick kaffe, ta en promenad, läs en bok eller bara sitta tyst. Slutligen kan du ägna denna tid åt ytterligare uppgifter eller personliga projekt.

Du måste själv bestämma storleken på buffertblocken. Helst ska de enligt ALPEN-metoden stå för upp till 40 % av arbetstiden.

Prioritera uppgifter

I det här skedet blir det vanligtvis klart att, givet den tid och buffert som krävs, är den att göra-lista som personen först sammanställde fysiskt omöjlig att övervinna på en dag. Därför måste du prioritera och välja vilka uppgifter du ska behålla och vilka du ska avbryta eller schemalägga om.

För detta är ett klassiskt verktyg lämpligt - Eisenhower-matrisen. Enligt den är alla uppgifter från listan villkorligt indelade i fyra kategorier:

1. Viktigt och brådskande. De måste åtgärdas först.
2. Viktigt men inte akut. Du kan ta lite tid för dessa efter att du har hanterat den första gruppen.
3. Brådskande men oviktigt … Det är bättre att delegera dem eller göra dem på tredje plats efter de viktiga, för att inte ägna dem hela dagen och inte falla i brådskande fälla.
4. Inte akut och oviktigt … Dessa bör raderas, lämnas vidare till någon, eller läggas på den bakre brännaren.

Således kommer din lista att minska avsevärt och kommer att bli mycket närmare verkligheten.

Sammanfatta

I slutet av dagen, öppna din dagsplanerare och ställ dig själv några frågor:

• Vad lyckades du göra och vad gjorde du inte?
• Hade du tillräckligt med tid för alla schemalagda uppgifter?
• Har jag uppskattat tidsåtgången korrekt, eller ska jag lägga ner mer nästa gång?
• Fanns det tillräckligt med bufferttid i min plan för att kompensera för force majeure och få tid att vila?
• Har jag tid att ta itu med både viktiga och akuta ärenden för att inte störa deadlines, men samtidigt inte fastna i en rutin?
• Vad kan du göra för att göra planen mer bekväm för mig nästa gång?

När du svarar på dem, schemalägg om de uppgifter som du inte har tagit itu med till nästa dag. Och gör en ny plan med "rätta misstag" i åtanke.