En nybörjarguide till GTD

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

GTD-tidshanteringstekniken hjälper dig att organisera och spåra uppgifter, få ut all information ur huvudet och börja vidta åtgärder.

Vad är GTD

Vår hjärna kommer lätt på nya idéer, men att komma ihåg dem alla är mycket svårare för den. Till exempel kommer han ihåg att du måste köpa din mammas födelsedagspresent nästa vecka. Istället för att påminna dig om detta när du går förbi hennes favoritbutik, kommer din hjärna helt enkelt att få dig att känna att du borde ha köpt något.

GTD (Getting Things Done) är en teknik som hjälper till att omvandla vaga idéer, impulser, insikter och nattliga reflektioner till handling. När du lär dig att lita på detta system kommer din hjärna inte att hålla all information. Detta kommer att minska stress, och du kommer att orka för mer produktiva aktiviteter.

Hur denna teknik fungerar

GTD bygger på ett listsystem med vilket du organiserar vad du än tänker på. För att implementera det i ditt liv måste du registrera och bearbeta den inkommande informationen. Dessutom måste du skapa sådana listor: "Inkommande", "Nästa åtgärder", "Väntelista", "Projekt" och "Someday". Allt som kräver din uppmärksamhet kommer först att gå till "Inkorgen" och sedan gå till en av de andra listorna.

1. Samling

Samla all information som behöver din uppmärksamhet, från bokstäverna du behöver svara på till de geniala idéerna som du tänker på när du duschar. Insamlingsstället kan vara en pappersanteckningsbok, en bilaga eller ett mejl som du skickar brev till dig själv.

När du först började använda GTD-tekniken, försök att befria ditt huvud från all ackumulerad information. Skriv ner allt du behöver eller vill göra, allt som har sysselsatt dig de senaste dagarna eller veckorna, stört din koncentration, eller som kommit ihåg i det olämpliga ögonblicket.

2. Bearbetning

Tänk på den ackumulerade informationen. Detta är huvudregeln för hela systemet. Gör detta regelbundet så att du inte samlar för mycket av det. För att bearbeta information, ställ dig själv en rad frågor.

• Är det lösbart? Du frågar dig själv om något kan göras för att ta bort detta objekt från listan. Om inte, ta bort den eller flytta den till Someday-listan. Spara användbar information som du inte behöver göra något med, till exempel ett recept eller en intressant artikel, på en separat plats. Saker som du vill göra inom en avlägsen framtid (lära dig japanska, skriv en bok), flytta dem till listan "Someday" så att de inte rankas bland "Nästa åtgärder".
• Är det möjligt att avsluta ett ärende i ett steg? I GTD kallas allt som kräver mer än ett steg ett projekt. Om du har flera relaterade uppgifter i din inkorg, skapa ett separat projekt för dem. Lägg till dess namn i din lista över projekt och välj en åtgärd att lägga till i "Nästa".
• Kommer det att ta mer än två minuter? Om inte, gör det direkt. Det är snabbare än att lägga till det i din nästa uppgiftslista eller delegera det till någon annan. Om det tar längre tid att slutföra uppgiften, fundera på om det bara är du som kan göra det eller om du kan delegera det till någon.
• Kan jag delegera det till någon? Om så är fallet, delegera. När du behöver spåra framsteg, flytta objektet till "väntelistan". Om du inte kan delegera en uppgift, lägg till den i din kalender eller i listan "Nästa".
• Finns det en specifik deadline? Om så är fallet, lägg till detta i din kalender. Skriv inte ner allt du vill göra på en dag. Ange bara det som måste göras: ett tandläkarbesök, ett möte, ett flyg. Om det inte finns någon specifik deadline, flytta ärendet till Nästa steg.

3. Organisation

Sortera allt på plats: i en av fem listor, i en mapp med användbar information för framtiden, i din kalender eller i papperskorgen.

Lägg till "väntelistan" alla fall som har stannat av någon anledning. Till exempel när du inte kan fortsätta förrän du får svar på ditt mejl eller när du väntar på leverans. Kom ihåg att ange datumet bredvid varje artikel.

Nästa steg bör ha uppgifter som måste slutföras så snabbt som möjligt. Formulera dem som genomförbara fysiska handlingar, så blir det lättare att komma igång. Det är till exempel bättre att skriva ner "ringa Lena och ordna så att hon sitter med barnet på torsdagskvällen" än "ordna att någon sitter med barnet", även om det i huvudsak är samma sak.

Helst bör du lägga till en kontexttagg till varje objekt i "Nästa". Han kommer att berätta var du ska vara, med vem, vad du behöver ta med dig. Du kan till exempel ha taggar "shopping", "på jobbet", "med barn", "telefon", "dator". Du kan också ange hur mycket tid du har för detta ärende eller vilken prioritet det har. Sedan kan du vid behov snabbt sortera alla ärenden efter taggar.

4. Översikt

Se till att kontrollera alla listor en gång i veckan. Ju längre du lämnar saker i inkorgen, desto svårare blir det att hantera dem senare.

• En nästa åtgärd måste definieras för varje projekt.
• Varje punkt på "Nästa" bör vara något du vill göra under den kommande veckan. Flytta alla onödiga saker till listan "Someday" eller ta bort dem helt.
• Försök då och då att flytta något från listan "Someday" till "Nästa steg".

5. Utförande

Vidta åtgärder! Om du har organiserat ditt system korrekt är detta det enklaste steget. Genom att upprepa de första fyra stegen regelbundet kommer du att vara helt säker på att alla sakerna på listan är nödvändiga för att du ska kunna göra framsteg och komma närmare dina mål.