Hur man gör det man trodde var omöjligt

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

The Productivity Secrets of Scott Hanselman, en av Microsofts mest kända programmerare.

Scott Hanselman är inte bara en av världens mest respekterade webbexperter från Microsoft. Han är en stor talare. På sin blogg, podcast och videor berättar han om prylar, IT och personlig effektivitet. Här är vad Scott Hanselman tycker om produktivitet.

Var inte rädd för att göra misstag

Ibland är det nyttigt att göra en blunder. Var inte rädd för att bryta skogen,”det är till och med konstigt att höra detta råd från en så supereffektiv person som Hanselman. På toppen av sin karriär verkar han vara i tid för allt: blogga och Twitter, spela in podcaster, regelbundet tala på konferenser. De senaste åren har han varit medförfattare till mer än ett halvdussin böcker. Trots att han har fru och två barn.

Hur gör han det? Svaret intresserar inte bara dig. Många är förbryllade: "Scott, varför en så hektisk aktivitet? Sover du överhuvudtaget?" Hanselman svarar:”För att jag måste dansa! Varje gång jag börjar tänka att jag borde sluta minns jag den här memen och den här inspirerade pojken."

Ju mindre du gör, desto mer kan du göra. Det här är en typisk skalningslag, säger Hanselman. Skalning är att ändra dina gränser genom att ändra din inställning till produktivitet.

Hanselman avslöjade sina hemligheter för produktivitet i ett 42-minuters föredrag. Alla hans råd, från enbokstavsregeln till att hitta din egen Robert Scoble, är genomförbara.

Enligt honom anpassade han helt enkelt produktivitetsteknikerna för David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro-teknik) och Katie Sierra.

Följande är en sammanfattning av Hanselmans GOTO-tal 2012 och en sammanfattning av hans presentation på Webstock 2014.

Leta efter varningsskyltar

Det var inte alltid svårt att hålla fokus. Internet var inte alltid fullt av hundratals sidor med färskt, ännu inte läst innehåll. Flödet av information som distraherade dig var inte alltid kontinuerligt. Hanselman minns att när han precis skulle lära sig programmera fanns all kunskap han behövde i två böcker.

Scott Hanselman

Exabyte av information skapas på Internet, varav hälften är skräp. Distraktioner äter upp en tredjedel av dagen. Vi är överväldigade, men vi intalar oss själva att vi klarar allt, vi behöver bara jobba sent.

Sluta! Detta är ett varningsskylt. Om du kommer på dig själv att tro att du måste vara uppe sent för att hinna med ditt schema, har du ett problem. Ett stort problem, och lösningen är inte så enkel som "Jag hoppas att jag städar upp alla uppgifter i min att göra-lista."

"Hoppet är inte en plan", säger Hanselman. "Hoppet väntar när du bara går med strömmen."

Förstå skillnaden mellan produktivitet och effektivitet

Så vad gör du när du ser en skylt som varnar för en fara? Hanselman har en lösning. Men innan han avslöjar det, definierar och kontrasterar Scott produktivitet och effektivitet.

• Produktivitet handlar om att nå ett mål. Det är viktigt att bestämma sig för vad man ska göra. Produktivitet handlar om att välja rätt mål och mål och sedan uppnå dem.
• Effektivitet handlar om att utföra uppgifter på det mest ergonomiska, processinriktade sättet.

Scott Hanselman

Produktivitet handlar om att göra rätt. Effektivitet är att göra saker rätt. Med andra ord betyder produktivitet att välja en riktning, och effektivitet innebär att springa snabbt i den riktningen.

När du förstår att det är två olika saker kommer du att förstå hur kraftfulla verktyg de är.

Definiera vad arbete innebär

Hanselman fokuserar också på treenigheten av begreppet "arbete" som beskrivs.

1. Ett förutbestämt jobb är ett som är planerat i förväg.
2. Arbetet som kommer upp är det som distraherar dig från planen.
3. Definierat arbete är när du sätter dig ner och funderar på vad du behöver göra.

Enligt Hanselman är det nödvändigt att ägna mer tid åt den tredje punkten. Hur ofta avsätter du en timme i ditt schema för att noga tänka på vad du ska göra härnäst? Istället när vi tittar på att-göra-listan får vi panik, omformar att-göra-listan i hopp om att lappa hålen. Men i själva verket växer listan bara från detta.

Ta dig tid att tänka på ditt nästa arbete. För proffs tar detta i genomsnitt inte mer än en timme om dagen.

Gör, kasta, delegera, fördröja

Hanselman lyfter fram en annan Allen-teknik från hans berömda Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Det här är en bra e-postlösning. Gör en uppgift från e-post om den tar en minut och har schemalagts. Annars, släpp, delegera eller skjut upp det - gör det senare eller delegera det till någon annan.

"Var inte rädd för att bryta skogen" låter onaturligt. Faktum är att detta tillvägagångssätt tillåter dig att bättre fokusera på arbetet än en situation där ansvarsbördan permanent sätter press på psyket.

Att säga nej är svårt. Men skuldkänslan förknippad med ordet "ja" är mycket värre än obehaget att ge upp. Överallt, inklusive Internet, kan du styra och sortera dina dataströmmar.

För att filtrera information och planera saker att göra rekommenderar Hanselman en tidshanteringsmatris.

	Brådskande	Ej akut
Viktig	jag Kritiska situationer. Akuta problem. Projekt och uppdrag med deadline.	II Att upprätta förbindelser. Sök efter nya möjligheter. Planera. Återhämtning av styrkor.
Oviktig	III Utomstående samtal och telefonsamtal. Någon sorts korrespondens. Några möten. Rutinmässiga angelägenheter.	IV Små saker som slösar tid. Korrespondens. Telefonsamtal. Ett tomt tidsfördriv.

När något samtidigt är brådskande och viktigt, till exempel en fru föder barn eller ett anfall av blindtarmsinflammation uppstår, bör du agera blixtsnabbt. Om saken inte är brådskande och oviktig är det bättre att inte göra det alls. Och tyvärr slösar vi ofta tid på saker som är brådskande men oviktiga. Att agera akut är en dålig vana för många av oss.

Förstå e-post

Scott Hanselman får hundratals e-postmeddelanden varje dag och delar sin inställning till Inbox.

Tillämpa enbokstavsregeln

Att ändra inställningarna för inkommande brev förändrar radikalt sättet att arbeta med e-post. Skapa en mapp för brev där du finns i kopian, och en separat mapp för meddelanden, där du är den enda mottagaren. Bokstäverna som hamnar i den första mappen är a priori oviktiga.

Men vad händer om chefen skickar dig en kopia av uppgiften och sedan frågar: "Varför slutförde du inte mitt uppdrag?" Svaret är enkelt: "Jag var med i kopian, jag trodde att du bara informerade mig." Chefen skulle aldrig göra det igen.

Som community-arkitekt på Microsoft använder Hanselman en annan mapp i sin brevlåda, Extern.”Det här är människor som inte jobbar för företaget, men som är viktiga för mig. Jag svarar på alla deras mejl”, förklarade Scott.

Kolla inte din post på morgonen eller på kvällen

Det är enkelt: du svarade på brevet på morgonen, fick ett omedelbart svar, svarade igen … Som ett resultat kan korrespondensen som du planerade att spendera mindre än en timme ta en halv dag på.

Scott Hanselman

Att kolla din post på morgonen är som att resa i tiden. 9:00 - gå upp, kolla din mail. Vi vaknade - det är redan middag, det är dags att gå och äta ett mellanmål. Och nu är klockan redan 14:30, det är dags att jobba… Hur gick det till? Du öppnade precis din e-postklient på morgonen.

Dessutom, att svara på e-postmeddelanden på morgonen (eller på natten), du vänjer folk vid den här tiden. Genom att svara på ett e-postmeddelande kl. 02.00 en gång, har du byggt upp ett rykte om att skriva e-postmeddelanden kl. 02.00 och signalerat din vana att vara brådskande.

Kontrollera din e-post vid middagstid enligt din dagliga rutin och bli förvånad över hur mycket du kan få gjort på en dag.

Hitta din Robert Scoble

Du bör inte kolla din mail då och då av rädsla för att missa något. "Jag brukar ha en tom inkorg, men när jag är på semester kan det komma 500 mejl", förklarar Hanselman.

Ofta på konferenser kan du se talare som, efter att knappt ha avslutat sitt tal, är mer benägna att springa till sin bärbara dator för att titta på sitt e-postkonto. Man får intrycket att deras uppgift är att radera brev i tid.

För att utrota denna vana rekommenderar Hanselman att du använder så kallade betrodda aggregatorer. Det är kollegor som alltid är medvetna om det aktuella läget. Hos Microsoft var det Robert Scoble.

Scott Hanselman

Jag har prenumererat på tusentals bloggar. Men varför? Vem är världens bästa bloggläsare? Robert Scoble! För mig själv bestämde jag mig: Jag är inte Scoble, att läsa så många bloggar är onaturligt. Och vet du vad jag gjorde? Jag började läsa hans blogg. Av de tusentals bloggar jag har följt har jag lämnat fem, som fungerar som en nyhetssamlare för mig. Det är samma sak som att se alla nyhetssändningar under dagen eller bara se det sista programmet på kvällen.

Hitta din "betrodda aggregator" i företaget. För att göra detta, fråga dig själv, vem är den person som alltid är medveten om vad som händer och som gärna kommer att dela det med dig?

Håll dig i flödet

Oavsett vad viktigt som händer i världen och i ditt liv, kommer du säkert att veta om det. Om nästa 11 september inträffar kommer du att informeras.

Försök därför som i en kokong. Låt inte din uppmärksamhet vandra genom att trycka på Alt + Tab i Gmail hela tiden.

Spara tangenttryckningar

Efter exemplet med journalisten och Microsoft-evangelisten John Adella, kräver Hanselman att "spara tangentbordstryck." Följande exempel kommer att förklara vad detta betyder.

Scott Hanselman

Om Brian skickar ett brev till mig med en riktigt intressant fråga om ASP. NET, och jag svarar långt och inspirerat (fem stycken med kodexempel, och så vidare), då ger jag honom inte bara ett detaljerat skriftligt svar som löste hans problem, Jag ger honom 10 tusen deras tangenttryckningar. Men livet är kort, antalet sådana klick är begränsat - jag kommer aldrig att få tillbaka dem, jag gav dem bara till Brian. Samtidigt vet jag inte ens om han kommer att läsa mitt meddelande. Hur ska man vara då? Hur ska du inte spendera, utan multiplicera dina tangenttryckningar? Jag skriver ett blogginlägg och skickar länken till Brian. Då kommer mina klick att föröka sig även efter att jag dör – närhelst någon tittar på min bloggsida.

Skriv korta bokstäver: tre till fyra meningar. Allt längre bör finnas på en blogg, Wikipedia, FAQ, kunskapsbas eller något annat dokument. E-post är inte en plats att lagra kunskap, dina tangenttryckningar dör där.

Förstå inkorgen i ditt liv

Sortering betyder att separera, sålla eller slänga något.

En kontinuerlig ström av information går inte bara till din e-post, utan också till den villkorliga inkorgen i ditt liv. Aviseringar om meddelanden på sociala medier, om lanseringen av ett nytt avsnitt av din favorit-tv-serie och liknande - vi ägnar tid åt alla dessa små händelser. Det betyder att de också måste sorteras.

Hanselman ger en något skrämmande analogi: det var en nödsituation på parkeringen, många människor skadades. Vi måste agera! Ditt jobb är att sätta en etikett på allas finger: döda eller levande och hur de ska behandlas. Med Inkorgen är vi alltid mänskliga i våra liv: vi lägger bandage på en cancerpatient, medan någon annan håller på att tappa en arm. Vi gör saker som slösar tid men som inte har något värde.

Sortera strömmar av informationsbrus (Twitter, Facebook, e-post, SMS, instant messengers, etc.) beroende på värdet. Om något säkert kan kasseras, gör det.

Bli av med onödig psykisk stress

Föreställ dig att prenumerera på Netflix, glad över att kunna se andra säsongen av House of Cards när du vill. Till exempel ikväll, efter att ha lagt barnen.

Sanningen är att när du registrerade dig gav du upp proaktivt beteende. Du bestämmer inte längre vad och när du ska göra. Puffar och olika abonnemang utsätter dig för yttre omständigheter och tvingar dig att utföra uppgifter utifrån. Finns det ett nytt avsnitt? Du måste titta - försvinn inte samma abonnemang!

Allt detta sätter press på psyket. Du bär på en onödig mental börda som täpper till ditt sinne och stör produktiviteten.

Lämna fredagen att tänka

När du tänker på saker som kommer, ställ dig alltid frågan: Vilka tre saker kan jag göra idag, vilken denna vecka och vilka i år? Detta är den så kallade regeln om tre. Hanselman fick det av sin kollega Microsoft-programchef Jay Dee Meier.

Skriv tre uppgifter för idag, för veckan och för året.

På måndag, i början av en ny vecka, kommer du att ha en klar uppfattning om de kommande dagarna. På fredag ska du stanna upp, se tillbaka på den gångna arbetsveckan och fundera. Fråga dig själv: "Var det en framgångsrik vecka? Kunde jag ha gjort något annorlunda? Vad kan jag ändra?" Det är viktigt att avsluta varje dag utan att känna skuld över bortkastad tid.

Prova Pomodoro-tekniken

Denna tidshanteringsteknik föreslogs av Francesco Cirillo i slutet av 1980-talet. Poängen är att fokusera på uppgiften i 25 minuter och sedan ta en kort paus.

Hanselman rekommenderar denna teknik. Samtidigt råder han att spåra alla distraktioner som har uppstått för dig på 25 minuter. Markera i din anteckningsbok när du tänker på en utomstående (intern distraktion) eller någon, till exempel en kollega, distraherade dig (externa faktorer).

Först kommer du att ha ungefär sex distraktioner, sedan en, och sedan försvinner de. Som ett resultat kommer du att mäta din produktivitet med antalet "tomater" som utförs per dag.

Inse att att vara upptagen är en form av lättja

Timothy Ferriss

Att vara upptagen är en form av lathet, lat tänkande och promiskuösa handlingar.

Upptagen, produktiv. Vissa galet upptagna människor kommer att bli förvånade, men att vara kreativ och skapa något är motsatsen till att bara umgås.

Hanselman ger följande exempel: en person "twittrar" aktivt - verkar vara väldigt upptagen och försvinner sedan i en månad när ett riktigt betydelsefullt projekt dyker upp. När du är upptagen finns det helt enkelt inte tid för Twitter och annat trams.

Ta det för givet: multitasking är en myt

Enligt Hanselman är det optimala antalet uppgifter åt gången en. Om du tror att du kan hantera många uppgifter samtidigt har du fel.

– det är bara att växla mellan uppgifterna, vilket kräver ett byte av sammanhang. Låt oss förklara med ett exempel. Har du någonsin haft det här: du jobbar på något och plötsligt ringer telefonen? Du är arg. Det här är din pappa, men du är fortfarande arg, för han ringer dig på jobbet klockan tre på eftermiddagen, när du är helt fokuserad. Du lyfter luren och säger något i stil med "Förlåt, men jag verkar jobba här…" Sedan är du ledsen i ytterligare 10-15 minuter. Sedan måste du byta tillbaka till jobbet: "Så vad tänkte jag där?"

Kontextbyte fungerar inte. Det finns dock acceptabel multitasking. Saker du kan göra samtidigt:

1. Gå och tugga tuggummi.
2. Träna och lyssna på poddar.
3. Kör och lyssna på röstmeddelanden.
4. Kör till jobbet och läs (på kollektivtrafiken).
5. Kör till jobbet och fundera.
6. Utnyttja stilleståndstiden väl.

Bli av med mentalt brus

Christopher Hawkins

Om något inte hjälper mig att tjäna pengar, inte förbättrar mitt liv på något sätt, är det ett mentalt ljud som måste tas bort.

Hanselman rekommenderar att du ändrar den första delen av detta citat av Christopher Hawkins."Om det inte hjälper mig att expandera mitt företag (betala av mitt huslån, umgås med min familj - ersätt det som är ditt huvudmål), är det mentalt oväsen."

För Scott är denna prioritet familjen: "Allt jag gör, varje beslut jag fattar, är för att snabbt återvända hem till barnen."

Läxa

Hanselmans tal avslutas med följande hemläxa:

1. Sortera dina informationsströmmar.
2. Planera arbetssprintar.
3. Eliminera distraktioner.
4. Tänk på: arbetar med din livsinkorg, är du effektiv eller produktiv?
5. Tänk på din personliga verktygslista.

Observera att Hanselman inte sa ett ord om Evernote eller andra system. "Du kan lägga mer tid på att läsa produktivitetsböcker och bygga ett system, även om allt du kanske behöver är en att göra-lista." Kanske behöver du bara förstå skillnaden mellan när du är "upptagen" och när du gör det önskade arbetet.