Innehållsförteckning:
2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11
Vi krattar oändligt många "Nya mappar" och gör oss av med dokument med obegripliga namn.
Om du arbetar mycket med Google Docs, eller Google Docs, har du förmodligen stått inför problemet att det finns för många filer, och tjänstens huvudsida förvandlas till en rörig vind. Lifehacker berättar hur du kan skapa ordning ur kaos.
Använd inbyggda sorteringsverktyg
Google Dokument har flera inbyggda sorteringsverktyg som hjälper dig att snabbt hitta de filer du vill ha. För att göra detta, välj bara lämpligt alternativ genom att klicka på en av symbolerna i den övre högra delen av huvudskärmen.
1. Efter visningsformat
Tjänsten låter dig anpassa det föredragna sättet att visa filer: en lista eller ett rutnät. För att göra detta klickar du bara på motsvarande ikon.
2. Efter datum eller titel
Du kan enkelt sortera dokument efter datumet de visades, datumet för ändringar som gjorts av dig eller alla användare, och även efter titel.
3. Av ägare
Google Docs tillåter flera användare att arbeta med dokument samtidigt, vilket är anledningen till att den här tjänsten är så bekväm. Om du inte bara skapar dokument, utan också arbetar med främlingar eller arbetar kollektivt, kommer sortering efter ägaren (skaparen) av dokumentet att hjälpa dig. För att använda det, klicka bara på lämpligt objekt på huvudskärmen och välj lämpligt alternativ.
4. Om möjligt tillträde
För att se alla filer som skapats av andra användare och tillgängliga för dig, klicka på mappikonen i det övre högra hörnet av huvudskärmen och välj "Tillgänglig".
Få ordning på Google Drive
Alla filer från Google Dokument (liksom Kalkylark och Presentationer) är tillgängliga på Google Drive. Därför är ordning i Disk i stor utsträckning ett villkor för ordning i Dokument. Här är vad du kan göra för att hantera kaoset.
1. Sortera dokument i mappar
Du kan enkelt skapa mappar på Google Drive. För att göra detta måste du klicka på den stora knappen "Skapa" och välja objektet "Mapp".
Ge dina filer och mappar tydliga och specifika namn. Av namnen "Ny mapp", "Untitled", "1" eller "lvpdlvarp" framgår det inte vad som finns inuti. Dessutom kommer sådana filer och mappar att vara svårare att hitta bland många andra. Titlarna "Septemberrapporter", "Kundkontaktlista kl. 15.10" eller "Bioteknikartikel" hjälper dig att hålla dina register mer effektiva.
Du kan överföra filer till en mapp genom att högerklicka på dem och välja lämpligt objekt.
Mappmenyn kan öppnas från startskärmen för Google Dokument.
2. Använd olika mappfärger och etiketter för viktiga filer
Som standard är alla mappar i Google Drive grå, men du kan högerklicka på dem och välja en av 24 färger från rullgardinsmenyn.
Du kan också markera nödvändiga filer på disken. Detta görs genom att högerklicka och välja "Lägg till i markerad".
Du kan se de markerade filerna direkt i "Dokument".
3. Radera onödigt
Med intensiv användning av Googles tjänster samlar de på sig en enorm mängd onödiga och föråldrade dokument. Du kan ta bort dem både i "Dokument" och "Disk" genom att högerklicka på önskat dokument och välja "Ta bort".
Om du av misstag har raderat ett dokument (Google Docs ber inte om bekräftelse av en åtgärd vid radering), kan du klicka på popup-knappen "Avbryt".
Och om du raderade den, men efter ett par dagar ändrade dig, gå till "Papperskorgen", högerklicka på önskad fil och välj "Återställ".
Filer i papperskorgen lagras i 30 dagar, varefter de raderas automatiskt.
4. Använd Filewatch för att bli av med onödiga saker
Filewatch kan hjälpa dig att hitta filer som du fortfarande har tillgång till från till exempel din gamla arbetsplats: den visar dig vilka personer du delar dokument med och låter dig koppla från dem. Tjänsten kan också hitta filer som har blivit tillgängliga för för många användare (till exempel läckt till nätverket) så att du kan ändra inställningarna för åtkomst till dem.
Filewatch ingår i Google Workspace Marketplace-biblioteket, vilket innebär att det är certifierat av Google, så att din känsliga data inte hamnar i fel händer. Tjänsten är gratis.
- Ladda ner från Google bibliotek →
- Ladda ner från Filewatch-webbplatsen →
Rekommenderad:
Hur du städar upp ditt kylskåp innan ett nytt liv föds
Hur städar man kylskåpet och gör det till en bekväm matförvaring? Här är några tips för att göra denna uppgift enklare
7 tips om hur du städar upp din dator och hanterar rutin
Kan du inte raka din e-post och navigera i dina webbläsares bokmärken? Vi berättar hur du får ordning på saker och ting i din dator och gör din rutin enklare
Hur du snabbt och enkelt städar upp din Gmail-inkorg
Problemet med det ständigt ökande antalet olästa meddelanden i inkorgen oroar ett stort antal användare. För att lösa det har dussintals tillägg skapats och många artiklar har skrivits om metodiken för att använda Gmail. Det är dock inte alls nödvändigt att uppfinna något nytt om det finns beprövade arbetsredskap.
Hur du städar upp din digitala arbetsplats innan du lämnar
Innan du åker, glöm inte att städa upp din digitala arbetsplats: gör en säkerhetskopia, kontrollera USB-portarna. Vad mer som behöver göras - ta reda på det från artikeln
Hur man automatiskt städar upp hårddisken i Windows 10 med Memory Sense
Att städa upp din hårddisk är ett enkelt och snabbt sätt att spara några extra gigabyte på din hårddisk. Life hacker kommer att berätta hur du utför det i Windows 10