Hur du snabbt och enkelt städar upp din Gmail-inkorg

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Problemet med det ständigt ökande antalet olästa meddelanden i inkorgen oroar ett stort antal användare. För att lösa det har dussintals tillägg skapats och många artiklar har skrivits om metodiken för att använda Gmail. Det är dock inte alls nödvändigt att uppfinna något nytt om det finns beprövade arbetsredskap. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du hanterar e-posttrafik med hjälp av Gmail-genvägssystemet.

Gmail-etiketter är anpassade etiketter som du kan använda för att kategorisera e-postmeddelanden. Samtidigt, till skillnad från mappar, kan ett brev ha flera etiketter, det vill säga ett brev kan samtidigt vara i flera kategorier.

En av anledningarna till det gradvisa överflödet av inkorgen är att många användare använder den för att lagra all post som hamnar i deras inkorg. Samtidigt börjar analysen av post med de senaste bokstäverna, så de meddelanden som ligger längst ner i din brevlåda kanske aldrig kommer upp i dina ögon.

Systemet med etiketter som jag använder gör att jag kan behandla brev inte efter deras ankomsttid, utan efter deras betydelse. Du kan enkelt sortera alla e-postmeddelanden i kategorier av avsedda åtgärder och ägna din tid åt riktigt viktiga saker, och inte åt reklamskräp. För att göra detta behöver du bara skapa fem nya etiketter.

"!Enträget!". Brev som kräver brådskande åtgärder faller inom denna kategori. Denna etikett kräver uppmärksamhet i första hand, eftersom e-postmeddelanden som är markerade med den måste behandlas omedelbart.
"Planerad." Markera med denna etikett de bokstäver som kräver att du agerar inom överskådlig framtid och har ett specifikt datum. Till exempel en påminnelse om att betala för värdskapet snart eller ett meddelande om ett framtida möte.
"Att svara". Den här kategorin samlar alla e-postmeddelanden du vill svara på, men det finns ingen tidsgräns för ditt svar. Självklart kommer detta mail att behandlas när tid blir tillgänglig.
"Väntar". Ibland finns det situationer när ett företag eller projekt som du diskuterade i din e-postkorrespondens, som de säger, fryser. Det vill säga du har gjort allt som beror på dig på din sida, och nu väntar du bara på svar eller nästa beställning. Brev som inte kräver något aktivt deltagande från dig för tillfället, men som ändå är viktiga, markerar vi med denna etikett.
"Gjord". Detta är en etikett för avslutade ärenden och lösta problem. I princip skulle det vara möjligt att omedelbart arkivera sådan korrespondens, men det är ändå bättre att tillfälligt lägga den i en separat pappa. Detta gör att du kan skämma bort din självkänsla i slutet av arbetsveckan och kommer också att fungera som ett material för att analysera din produktivitet.

Således kommer den första analysen av korrespondens i Gmail ner till en snabb titt på rubrikerna eller innehållet och kategorisera alla e-postmeddelanden. Det kommer att ta dig en storleksordning mindre tid än sekventiell behandling av varje brev, så snart kommer din inkorg att vara helt tom.

När detta händer kan du navigera till "! Brådskande!" och ta itu med de bokstäver som verkligen betyder mest. När vi har behandlat denna prioriterade kategori går vi till kategorin tidigare planerade uppgifter och utför de som ska löpa ut. Om du efter det fortfarande har tid kvar, öppna mappen med sekundära bokstäver i väntan på svar. Denna process kräver som regel inte mycket ansträngning och särskild uppmärksamhet, därför kan den utföras i slutet av arbetsdagen. Tja, bokstäverna märkta "Klar" kan beundras en gång i veckan när man summerar resultaten.

Således, med hjälp av dessa enkla steg, kan du alltid vara tillräckligt uppmärksam på viktiga saker och inte slösa bort det på tom korrespondens. Din brevlåda kommer alltid att vara tom, och du kommer aldrig mer att förlora ett enda brev i kaoset och förvirringen av tusentals osedda brev.

Använder du några Gmail-taggar för att sortera din e-post?