Microsoft Word-funktioner som du vill använda i ditt arbete

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Det visar sig att människor har arbetat i Word i flera år, men inte känner till dess grundläggande funktioner eller inte följer innovationerna. Det är dags att komma ikapp!

Några ord om varför jag åtog mig att beskriva Microsoft Words inte alls unika funktioner. Artikeln mognade sakta i mitt huvud. Gång på gång fick jag beskriva samma redaktörs förmågor för mina kollegor och nära och kära. Deras uppenbara insikt, förvåning över vad de såg, fick mig att skriva detta material. Jag hoppas att du också kommer att lära dig något nytt för dig själv.

Alla följande tips fungerar i Word 2013. Jag rekommenderar starkt att flytta till just den här generationen av programmet om du har skjutit upp övergången av någon anledning.

1. Börja skriva var som helst

Click-to-Write-funktionen är inte ny, men alla har inte hört talas om den. Ofta måste man observera hur en person klickar på "Enter"-knappen många gånger för att komma till slutet av sidan och till exempel skriva in bokstavsexekutorn där.

Ett dubbelklick med musen kan ersätta ett dussin tangenttryckningar.

Flytta markören över den avsedda utskriftsplatsen och gör ett par snabba klick med musen. Word själv kommer att placera nya rader, flikar och seriffer för den plats som du angav för det. Detta är tydligt när man tittar på de dolda formateringsmärkena.

2. Översätt direkt

Fråga din granne om vilken översättare han föredrar, så kommer du med största sannolikhet att höra om Google, Yandex, PROMT, men knappast om Bing. Av någon anledning är Microsofts varumärkesöversättare inte särskilt populär i vårt område. Och förgäves, eftersom kvaliteten på hans arbete är tillräckligt för vardagliga behov. Självklart erbjuder Office snabb översättning av text med hjälp av Bing. Jag rekommenderar att du provar det.

Det är mycket möjligt att du kommer att sluta rusa mellan webbläsaren och Word, oändligt kopiera och klistra in meningar fram och tillbaka.

Det finns flera dussin språk och tre översättningsmetoder att välja mellan. Du hittar dem på fliken "Recension".

3. Använd kerning

Designers vet väl vad kerning är, och de arbetar ofta med det när de sätter texter. Enkelt uttryckt är kerning ansvarig för avståndet (avståndet) mellan bokstäverna beroende på deras form. Om du ändrar den här inställningen kan samma ord, mening eller stycke krympa eller utökas jämfört med standardtillståndet. Jag har sett hur folk började ta bort en del av texten, eller omvänt "hälla vatten" bara för att passa in i en viss ram. Kerning löser sådana problem på ett mer sofistikerat sätt. Naturligtvis gör det ont i ögat att leka grovt med det, men mindre manipulationer kan vara lämpliga.

Att ändra kerning kommer att vara användbart när du använder stora teckensnitt, till exempel när du förbereder titelsidor för böcker, artiklar, rapporter.

Tryck på kombinationen Ctrl + D för att få upp dialogrutan "Teckensnitt", gå till den andra fliken "Avancerat". Det är här du kan spela med kerning. Och lite mer om ämnet. I förbigående vill jag presentera dig för ett intressant webbläsarspel där du måste gissa den bästa kerningen för läsning. Njut av!

4. Använd dold text

Kan ett tomt Word-dokument väga tiotals eller hundratals megabyte? ja! Och för många finns det en grumling av sinnet. Folk ser inte ett enda ord framför ögonen, men de kan inte förstå varför filen är så stor? Onda virus eller skadliga hackare? Nej. Allt handlar om dold information. Dessa kan vara grafik, bilder och text.

Liksom icke-utskrivbara tecken visas inte dolda data på skärmen eller skrivs ut, men de är fortfarande en del av dokumentet.

Med dold text kan du:

• Dölj konfidentiell information tillfälligt.
• Lämna kommentarer eller ge svar på frågor som inte ska blandas med huvudtexten.
• Skriv ut flera versioner av samma dokument, växelvis dölja olika delar av det. I det här fallet behöver du inte bråka med flera kopior av filen!

Markera en del av eller hela texten, tryck på Ctrl + D och sätt en bock framför alternativet "Dold". Fragmentet försvinner och blir endast tillgängligt för visning i visningen av tecken som inte kan skrivas ut. För tydlighetens skull är dolda data understrukna med en linje med svarta prickar.

5. Använd funktionen "Document Inspector" innan du sparar

Gamla Word kan inte öppna filen eller visas den felaktigt? Bekant för alla och alla! Den här typen av problem runt mig händer med skrämmande regelbundenhet, eftersom många organisationer och människor fortfarande arbetar i Office 2003. Därför, innan du skickar och/eller sparar ett dokument, är det värt att kontrollera det för kompatibilitet med tidigare versioner av Word. Det är "Dokumentinspektören" som ansvarar för detta.

Han vet också hur man kör en läsbarhetskontroll för personer med funktionsnedsättning och, viktigare, hitta dolda egenskaper och data i ett dokument.

Funktionen upptäcker till exempel närvaron av makron, inbäddade dokument, osynligt innehåll och andra potentiellt problematiska filelement.

6. Redigera PDF

Överflödet av alternativ är inte alltid fördelaktigt. Att arbeta med PDF är ett utmärkt exempel på detta. Ibland går människor vilse redan när de väljer verktyget som de vill bearbeta PDF-filen med. Här är den klassiska Adobe Reader, och den alternativa Foxit Reader, och någon mer eller mindre modern webbläsare, och många fler onlinetjänster. Men en av de mest framgångsrika metoderna ligger på ytan - det här är hjälten i vår artikel.

Word 2013 öppnas inte bara, utan gör det också möjligt att redigera innehållet i ett PDF-dokument.

Redaktören konverterar text, tabeller, listor, grafer och andra element till en DOCX-fil, och bevarar formateringen av originalet så exakt som möjligt. Det bör noteras att han visar sig mycket, mycket värdig. Du kan också lägga till PDF-filer till ett Word-dokument som ett inbäddningsbart objekt. I det här fallet kommer endast den första sidan i PDF:en eller fillänksikonen att visas.

7. Infoga video

Det är ingen hemlighet att långvarig visning av torr text snabbt minskar uppmärksamheten och leder till att intresset för läsaren tappas. Därför späder nästan alla studenter, talare och kontorsanställda ut linjerna med diagram, tabeller, grafer och andra visuella knep. Det är dock bara ett fåtal som använder ett mycket kraftfullare verktyg - video.

Word kan bädda in Bing Search-videor i ett dokument, lägga till YouTube-videor och bädda in koder från olika webbplatser.

Och oroa dig inte för den slutliga filstorleken. Dokumentet sparar inte själva videon, utan gör bara sin länk i en visuell form. Naturligtvis krävs en internetanslutning för att se.

8. Arbeta tillsammans med dokumentet och kommentera redigeringar

Kom ihåg orden från klassikern: "Vad man inte gör - vi kommer att göra tillsammans"? De är relevanta än i dag. Men inte alla förstår hur man korrekt organiserar gemensamt arbete. Tyvärr är det fortfarande möjligt att se hur en person markerar ett stycke text med valfri färg, efter det, inom parentes, lägger han till sin revidering eller invändningar och skickar tillbaka dokumentet. Vid sådana ögonblick börjar en nervös ryckning i ögonlocket. Den senaste utgåvan av Word låter dig bekvämt kommentera och göra ändringar i en offentlig fil. Detta bör användas!

Word 2013 gör det möjligt att svara på andras kommentarer, vilket gör editorn till ett utmärkt verktyg för diskussion i grupparbeten.

Spendera några minuter på att utforska fliken Granska, dela dina nya färdigheter med dina kamrater och du kommer att känna hur lätt det är att arbeta tillsammans.

9. Förenkla ditt arbete med tabeller

Låt mig gissa, infogar du fortfarande tabellrader och kolumner genom att högerklicka och navigera till motsvarande menyalternativ? Det är mycket lättare!

Placera markören precis ovanför/under (vänster/höger) där du planerar att lägga till en rad eller kolumn. Word kommer omedelbart att föreslå förstoring av tabellen.

Den senaste versionen av editorn har förresten fått flera nya funktioner för bordsdesign. Uppdatera dina kunskaper.

10. Kombinera delar av dokumentet till block

För att vara ärlig, det finns vissa anställda som är redo att vända över 100+ sidor av ett dokument bara för att döda tid. Om du snabbt vill navigera i stora filer behöver du behärska flera kortkommandon för blixtsnabb navigering eller strukturera dina verk korrekt.

Genom att använda rubriker på olika nivåer kan du komprimera delar av dokumentet som du för närvarande inte arbetar med.

Placera markören bredvid rubriken, så kommer programmet att uppmana dig att komprimera innehållet i blocket. Således kan även de mest enorma verken rymmas på bara ett par sidor.

Hittade du inget intressant för dig själv? För säkerhets skull, läs Lifehackers artikel om 20 ordhemligheter för att göra ditt jobb enklare. Eller ge dina råd i kommentarerna.