Hur man använder Gmail effektivt: 25 tips

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-13 03:02

Även om du arbetar med Google Mail varje dag, är chansen stor att du inte känner till alla dess funktioner. Här är 25 tips för att använda Gmail effektivt som kommer att göra många uppgifter enklare och spara tid.

1. Var ska man börja

Ändra bakgrunden

Istället för att se den vanliga vita Gmail-bakgrunden, krydda din inkorg med något flashigt. Välj bara avsnittet "Teman" i inställningarna i det övre högra hörnet för att ställa in en ny bakgrund från de föreslagna alternativen, eller ladda upp din egen bild.

Alternativt kan du experimentera med gränssnittsinställningarna. I "Rymlig"-läge kommer du att ha mycket ledigt utrymme, och "Compact" är bra när du behöver få plats med så många meddelanden på skärmen som möjligt.

Lägg till vänner (och meddelanden)

För att lägga till dina kontakter och gamla meddelanden till systemet (det spelar ingen roll om du använder Gmail för första gången eller skapar ett extra konto), gå till "Inställningar" → "Konton och import" och välj länken "Importera e-post och kontakter". Detta gör att du kan lägga till dina data från andra brevlådor.

Få Gmail att se ut som Outlook

I Inställningar → Lab, aktivera förhandsgranskningsfönstret för att se hela meddelandetexten till höger, precis som i Outlook. Vana är en annan natur, så om du har arbetat med företags e-post hela ditt liv och just nu försöker bli bekväm med Gmail, kommer Viewport att göra din övergång enklare.

När det är aktiverat kommer du att se olika visningsalternativ i rullgardinsmenyn till vänster om inställningarna.

Fokusera på det väsentliga

Gmail kan avgöra vilka meddelanden som är viktigare för dig. Smart va? Under Inställningar → Inkorg, välj Spåra min e-postaktivitet … för att få Gmail att analysera dina meddelanden.

Du kan också välja funktionen "Inkludera markörer" eller "Ignorera filter" (vi kommer att diskutera mer om filter nedan) och ändra mapptypen så att viktiga meddelanden visas högst upp. Sedan i menyn "Inställningar" → "Allmänt" i avsnittet "Skrivbordsmeddelanden" (om du använder webbläsaren Chrome, Firefox eller Safari), kan du välja alternativet "Aktivera viktiga e-postmeddelanden."

Bli av med tråden av bokstäver

Det finns två typer av människor: de som älskar Chaining-funktionen och de som hatar den med kraften från tusen solar. Om du tillhör den andra gruppen, gå till avsnittet "Inställningar" → "Allmänt" och stäng av "Kedjor av bokstäver".

2. Håll ordning

Arkivera allt

Gmail gör det möjligt att arkivera meddelanden istället för att radera dem. Detta görs så att du inte behöver oroa dig för tillgången på ledigt utrymme och ständigt rengöra din låda. Om du vill arkivera ett meddelande, öppna det och klicka på den andra ikonen från vänster (en ruta med en pil som pekar nedåt). Meddelandet väntar på dig på fliken All Mail i det vänstra sidofältet.

Håll koll på ditt arkiv

Oavsett hur mycket utrymme Gmail ger för gratis fillagring är det 2016 och folk skickar fler och fler bilagor. Om du har nått din minnesgräns är det dags att bli av med några av meddelandena. Klicka på pilen i sökrutan, markera objektet "Det finns bilagor", välj storleken 10 MB och klicka på knappen med förstoringsglas. Detta kommer att visa dig alla meddelanden över 10 MB. Markera rutan för de brev som du definitivt inte längre behöver och skicka dem till papperskorgen.

Svara och arkivera

Varför lämna ett mejl i din inkorg när du redan har svarat på det? Använd funktionen "Skicka och arkivera" för att undvika att belamra dina inkommande meddelanden medan du väntar på svar på ditt brev. Gå till "Inställningar" → "Allmänt" och välj "Visa knapp" Skicka och arkivera "som svar". Nu kan du svara på vanligt sätt, samla meddelanden i din inkorg om du så önskar, eller omedelbart arkivera onödiga e-postmeddelanden när du svarar.

Använd etiketter och filter

Du kan lägga till en etikett för varje meddelande. Nya genvägar visas i den vänstra sidofältet. Öppna bara bokstaven och klicka på ikonen "Etiketter" - den är tvåa från höger. Skapa nu en ny genväg eller välj en befintlig (förresten, du kan dra genvägen från sidofältet rakt in i ditt meddelande).

Klicka på knappen "Mer" och välj "Filtrera liknande e-postmeddelanden" och sedan "Skapa ett filter baserat på den här frågan." Du kan skriva en separat artikel om Gmail-filter, så se avsnittet "" för mer information.

Köp extra förvaringsutrymme

Om du är helt trött på att bråka med problemet med att lagra filer kan du lägga pengar på ytterligare utrymme. Scrolla ner på meddelandesidan och i det nedre vänstra hörnet ser du hur mycket utrymme du har kvar, samt länken "Hantera".

Om du har nästan 100 % av det tillgängliga utrymmet upptaget, följ länken. Planen på 100 GB kostar 139 rubel per månad, och det extra utrymmet kan användas inte bara för Gmail, utan också i Google Drive och Google Foton, om du använder dem.

3. Ta det på allvar

Ändra visningsläget för e-postmeddelanden på sidan

Försök att öka antalet meddelanden per sida till 100, så att du kan titta på hela samlingen av dina bokstäver med en blick. Gå till Inställningar → Allmänt → Maximal sidstorlek. Där kan du också välja att visa 10, 15, 20, 25 och 50 meddelanden per sida.

Fördela allt efter färg

Du kan markera ett meddelande som viktigt mycket snabbt, men olika meddelanden kan ha olika grad av betydelse. Gå till Inställningar → Allmänt → Stjärnor och välj Alla stjärnor. Om du nu klickar på stjärnan och markerar bokstaven kommer den att ändra färg för varje klick. Detta hjälper dig att sortera dina viktiga meddelanden efter deras innehåll.

Förvandla meddelanden till att göra-listor

Chansen är stor att du redan ser din inkorg som en enorm att-göra-lista. Så varför inte förvandla dina e-postmeddelanden till uppgifter som du kan stryka över? Klicka på knappen "Mer" i den aktiva konversationen och välj "Lägg till i uppgifter". Den här tråden kommer nu att visas i Google Tasks tillsammans med en länk till det ursprungliga inlägget.

Håll koll på antalet olästa meddelanden

I avsnittet "Inställningar" → "Laboratorium", aktivera funktionen "Ikon för olästa meddelanden". Om du, som vilken vanlig person som helst, har din mailflik öppen hela dagen, ser du alltid hur många olästa meddelanden du har kvar. Detta är om du saknar stress.

Arbeta offline

Om du använder webbläsaren Google Chrome har du möjlighet att arbeta i e-post offline. Naturligtvis kommer du inte att kunna skicka och ta emot nya meddelanden, men du kan flytta brev från mapp till mapp och skapa utkast. För att aktivera den här funktionen, gå till Inställningar → Offline.

Ge åtkomst till ditt konto till en sekreterare

Om du fortfarande inte orkar med breven kan du förmedla all denna fasa till din sekreterare. För att göra detta, gå till "Inställningar" → "Konton och import", välj "Ge åtkomst till ditt konto" och lägg till andra Google-användare. De kommer inte att ha rätt att ändra dina inställningar och lösenord, men de kommer att kunna läsa, arkivera meddelanden och naturligtvis svara på dem. Brevet kommer att undertecknas med ditt namn och din sekreterares namn inom parentes för att undvika förvirring.

4. Kontrollera den mänskliga faktorn

Blockera adresser

Vissa förstår inte tipsen alls. Lyckligtvis kan du blockera vilken person (eller webbplats som helst) med bara ett par klick. Efter att ha fått ett meddelande från någon som du vill lägga till i svartlistan klickar du på pilen i det övre högra hörnet och väljer funktionen "Blockera användare".

Nu kommer alla meddelanden från den här adressen att hamna direkt i skräpposten.

Hitta gamla bokstäver

Vill du snabbt hitta alla meddelanden från en vän samtidigt? Håll bara markören över avsändarens namn, antingen från inkorgen eller från ett specifikt brev, så visas ett kontaktkort. Klicka sedan på länken "Konversationer" för att se alla meddelanden från den kontakten.

Avbryt felskickade meddelanden

Vi har alla av misstag skickat brev till fel adress någon gång. Lyckligtvis kan du helt enkelt ångra sändningen i Gmail. Gå till avsnittet "Inställningar" → "Allmänt" och aktivera funktionen "Ångra skicka". Här kan du också välja tidsperiod för att avbryta sändningen: från 5 till 30 sekunder. Nästa gång du skickar ett meddelande kommer du att märka "Avbryt" överst.

Hoppa över gruppmeddelanden

Du kan enkelt avsluta gruppmeddelandetråden genom att klicka på knappen Mer och välja Ignorera. Nu kommer du att hoppa över alla meddelanden utom de där du är den enda mottagaren av brevet.

Om du vill gå tillbaka till gruppmeddelandet, skriv in frågan är: avstängd i sökrutan, så att du kommer att se alla ignorerade trådar. Välj sedan Ignorera inte från menyn Mer. Såvida du inte alls tycker synd om dig själv.

5. Spara tid

Skapa nya konton när du är på språng

Låt oss säga att du vill filtrera meddelanden mycket noggrant eller till exempel skapa ett extra konto för tjänster som redan använder ditt huvudsakliga Gmail-konto. I det här fallet kan du skapa en virtuell postadress kopplad till huvudadressen genom att helt enkelt lägga till "+ valfritt ord" före @-symbolen medan du skriver. Till exempel "din adress är [email protected]" för onlineshopping.

Alla svarsmeddelanden kommer att gå till din huvudsakliga Gmail-adress.

Skicka meddelanden i sömnen

Få kunder och kollegor att tro att du är en manisk arbetsnarkoman genom att programmera dem att skicka meddelanden på natten med ett tillägg som är tillgängligt för Chrome, Safari och Firefox. Med gratisversionen kan du skicka upp till 10 meddelanden per månad.

Dessutom kommer det här tillägget att förvandla dina e-postmeddelanden till påminnelser och inte visa dem i din inkorg förrän du är redo att svara på dem. Detta är idealiskt för att skapa intrycket av en tom inkorg på fredagskvällen.

Svara automatiskt på dubbletter av förfrågningar

Om irriterande kunder översvämmer dig med samma typ av förfrågningar, behöver du inte skriva samma svar om och om igen. Slå bara på funktionen "Svarsmallar" i avsnittet "Inställningar" → "Laboratorium". Nästa gång du skriver ut ett svar, spara det som en mall och skicka det gärna till alla samma förfrågningar.

6. Klicka mindre

Ge din mus en paus

Nästan allt i Gmail kan göras med tangentbordet. Grundläggande kortkommandon fungerar som standard, men glöm inte att gå till Inställningar → Allmänt och aktivera funktionen för kortkommandon. Spara dina ändringar och klicka sedan på frågetecknet för att se möjliga kortkommandon.

Sluta kolla andra brevlådor

I avsnittet "Inställningar" → "Konton och import", klicka på länken "Lägg till ditt POP3-e-postkonto" så laddar Gmail ned din post från andra postlådor. Ställ sedan in att skicka meddelanden: du kan svara från både din Gmail-adress och från andra e-postadresser.