Hur man får mer gjort och arbetar mindre

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

På 4, 5 timmar kan du hinna med mycket mer än på en hel dag på kontoret. Idag publicerar vi sex intressanta tips från Elena Prokopets, en resande författare och författare, om kulturella fynd.

Igår korsade jag två gränser, slutförde tre pågående projekt med kunder, stängde en affär med stora framtidsutsikter och på kvällen åt jag hemma med min själsfrände.

Jag jobbar 25 timmar i veckan, sover åtta timmar om dagen, har inget schema och lyckas fortfarande göra mycket mer än när jag satt klistrad vid mitt kontorsbord i mer än 60+ timmar i veckan.

Jag är långt ifrån övermänsklig. Allt som beskrivs ovan är bara ett illustrativt exempel.

Du förstår, eftersom jag var oberoende av platsen och arbetade för mig själv i över ett år, lärde jag mig några värdefulla lektioner i effektivitet och att hantera min egen tid.

Nedan är en lista över life hacks som kan verka väldigt enkla. Men när du verkligen provar dem kommer du att märka att dina uppgifter tar mindre och mindre tid.

1. Dra fördel av Zeigarnik-effekten

Hjärnan har en påträngande inbyggd funktion för att ständigt påminna dig om saker som du lämnat oavslutade och på så sätt knuffa dig att slutföra uppgiften. Detta är Zeigarnik-effekten, och den hjälper dig att slutföra de uppgifter du redan har påbörjat.

Det spelar ingen roll om du gillar att problemet ska lösas eller inte, ta åtminstone ett litet steg mot det.

Står du inför en kreativ kris och kan du inte skriva? Öppna en tom fil och börja skriva vad du vill. Behöver du börja planera ditt bröllop? Börja med att leta efter en brudbukett. Behöver du utveckla en marknadsföringsstrategi för ditt företag senast imorgon? Spela in ett par idéer på video för att komma igång.

I 99% av fallen kommer du att arbeta med en uppgift till det bittra slutet.

2. Använd verktyg för projektledning (inte bara för arbetsfall)

Våra hjärnor gillar inte utmanande uppgifter. När han står inför en abstrakt uppgift, säg, "kom med en månatlig marknadsföringskampanj", blir han omedelbart avskräckt och föredrar att göra de enkla saker han gör.

Det är därför det är nödvändigt att dela upp varje storföretag i några enkla, små, genomförbara steg.

Det är här projektledningsverktyg kommer in i bilden. Du vill väl inte missa några viktiga steg?

Det finns en myriad av både gratis och betalda appar för personlig projektledning. Jag gillar det visuella förhållningssättet till management mest.

Det som är särskilt bra med den här appen är att du kan strukturera information som den kommer att tänka på – i form av relationer, snarare än linjär. Det innebär att man istället för att rita en linjär steg-för-steg-plan kan skapa en detaljerad bild av projektet med flera flöden av åtgärder som sker samtidigt eller efter varandra. (Läs mer om mindmapping och verktyg för det här).

Du ritar med andra ord en visuell karta som gör att du kan få en glimt av hela projektet, plus att den hjälper dig att ta små steg som leder till ditt mål.

Här är ett exempel på ett sådant projekt:

Varför detta visuella tillvägagångssätt fungerar bra för mig (och kanske fungerar för dig också):

1. Du vet alltid vilket steg som ska vara nästa, så du ger dig inte ens en chans att skjuta upp.
2. Du har en stor, tydlig bild av dina mål på ett ögonblick.
3. Att planera ett helt projekt är lika enkelt som att rita det på papper (vilket jag har gjort tidigare), och att använda planen är mycket bekvämare.
4. Arbetar du i ett team kommer det alltid att framgå vad som redan har gjorts och vad som görs nu. Det gör att det blir färre misstag och missade deadlines.

Andra populära verktyg som jag tycker om att använda inkluderar,, Trello och.

3. Ändra dina vanor

Idag är det lätt att hitta information om hur man hänger med i alla sina affärer, men hur många av er omsätter dessa tips i praktiken? Jag var också i den här båten.

Vi har alla vanor och förändrar dem mycket. En smart lösning på detta problem kan dock hittas i Charles Duhiggs The Power of Habit. Författaren kallar det vanans cykel. Kort sagt har en vana tre komponenter: en stimulans (triggern som föregår vanan), vanemässigt beteende (faktiskt att upprepa en handling) och en belöning (den externa och interna belöningen du får för att utföra den vanehandlingen).

Nu är den dåliga nyheten att det inte finns något sätt du kan påverka stimuli. Den goda nyheten är att du kan ändra ditt beteende.

Det finns många improduktiva saker som jag har gjort och gör, men jag har alltid känt mig skyldig över det faktum att jag först på morgonen börjar göra inlägg i sociala nätverk och media. Irritationen att dela nya inlägg på din blogg är okej. Men jag vet att jag snabbt kan fastna i tanklös surfande på nätet under några timmar och det kommer att göra min dag till en enda röra.

Lösningen är att schemalägga vad som ska göras på nätverk och media kvällen innan. Ställ in den exakta tiden när du ska göra det och gör det varje dag.

Detta tillvägagångssätt är tillämpligt på alla stimulanser som leder till negativt beteende.

Varje gång du utför en ny vanehandling, se till att du belönar dig själv för det. Skapa en ritual för dig själv som hjälper dig att förutse dina negativa beteenden, som att vårdslöst surfa på nätet, spendera pengar eller äta godis, och belöna dig själv med något trevligt varje gång du kan undvika det.

Upprepa i 21 dagar tills den nya vanan fastnar.

4. Använd 90-minutersregeln

För ungefär 50 år sedan upptäckte neuroforskaren Nathaniel Kleitman att vår kropp går från topp till topp var 90:e minut under hela dagen. Detta fenomen är också känt som ultradian rytm. Enkelt uttryckt kan vi bara vara produktiva i 90 minuter.

Vad händer efter 90 minuter? Vi börjar leta efter ytterligare bränsle i form av koffein, godis eller våra egna stresshormoner: adrenalin, noradrenalin och kortisol. I detta ögonblick tappar vi fokus, vi slutar tänka klart och ser hela bilden.

Min gårdag gick så här: jag kom till flygplatsen och jobbade på ett kafé 90 minuter innan jag gick ombord (det fanns inget wifi), tittade på en film under flygningen och återvände till jobbet på tåget från Schweiz till Frankrike. När jag kom hem kollade jag snabbt i inkorgen, åt middag och jobbade i ytterligare 90 minuter.

Som ett resultat gjorde jag på bara 4,5 timmar det mesta av det arbete som jag skulle ha ägnat en 8-timmars dag på tidigare.

5. Prioritera till sist

En Pentagon-chef sammanfattade på ett briljant sätt kärnan i detta råd:

Först gör jag en lista med prioriteringar: första, andra, tredje och så vidare. Och så stryker jag över allt under trean.

Detta är den gyllene regeln för varje daglig att-göra-lista. Flytta alla uppgifter efter den tredje till nästa dag.

Kan du inte avgöra vilka uppgifter som är viktigare?

1. Fundera på om det finns ett beroende mellan uppgifterna. Är det möjligt att ta steg A utan att ta steg B? Om inte är uppgift B viktigare. Välj de uppgifter som påverkar din framtida framgång.
2. Använd en beslutsmatris.

Allt i det övre högra hörnet ska vara märkt med etiketten "Gör det nu". Problem med hög effekt, som är svåra att åstadkomma, behöver blandas med andra, mindre svåra. Uppgifter med liten påverkan som är lätta att utföra är värda att delegera.

6. Ordna en "flygplatsdag"

För mig är en superproduktiv arbetsplats flygplatser och flygplan. Faktum är att jag föredrar anslutningsflyg oftare än direktflyg (de är bland annat billigare med minst 100 $), och jag försöker utföra så många uppgifter som möjligt de dagar jag är på resande fot, och inte när jag jobbar hemifrån.

Låt mig nu förklara.

Du har en strikt begränsad tid (före avgång eller före ombordstigning) och begränsad gratis Wi-Fi. Det betyder att du kan sprinta 90 minuter för att vara produktiv.

Du har inget att distrahera från när du är på planet: din telefon är avstängd, och det finns bara rent, effektivt arbete som behöver göras på en begränsad tid. Jag försöker ofta återskapa en liknande atmosfär hemma: jag stänger av internet och gör mitt arbete i 90 minuter utan att bli distraherad av något annat.

Låt oss sammanfatta. Här är en plan för att få mer gjort och arbeta mindre:

1. Ta det första steget i din verksamhet och låt Zeigarnik-effekten hjälpa dig att slutföra det.
2. Använd projektledningsverktyg för att vara tydlig med vad som behöver göras och förbli fokuserad.
3. Spåra dina irriterande ämnen och omvandla dem till positiva vanor.
4. Använd 90-minutersregeln.
5. Prioritera och arbeta med de viktigaste uppgifterna.
6. Eliminera allt som distraherar dig. Ge dig själv till exempel en "flygplatsdag".