Hur man slutar lida av att närma sig deadlines

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Paradox: om du är rädd att du inte kommer att kunna slutföra arbetet i tid, förkorta tidsfristen.

Deadlines är en av de vanligaste orsakerna till stress på arbetsplatsen, enligt en CareerCast-undersökning.

Men om du slutar ta deadlines negativt sparar du mycket nerver. Här är några effektiva knep för att få dig igång snabbare.

1. Ställ in flera datum istället för ett

Ekonomerna Dan Ariely och Klaus Wertenbroch genomförde forskning för att försöka ta reda på hur människor hanterar sin uppgiftsplanering och undviker förhalning. Ämnena delades in i tre grupper, fick alla arbete, indelade i tre uppgifter och satte olika tidsramar:

1. Den första gruppen instruerades att slutföra en uppgift per vecka och rapportera framsteg var 7:e dag.
2. Den andra gruppen fick tre veckor för alla uppgifter.
3. Den tredje gruppen satte deadlines efter eget gottfinnande.

Som ett resultat gjorde den första gruppen, som tvingades rapportera om uppdrag veckovis, ett mycket bättre jobb – folk gjorde färre misstag och höll deadlines mer exakt.

Forskning visar att det bästa sättet att sätta de mest realistiska och minst stressande deadlines är att dela upp stora projekt i mindre uppgifter, med olika deadline för varje.

Till exempel kan uppgiften att "lämna ett projekt till kunden senast den 15 augusti" vara ganska stressande för dig - det ser för skrämmande ut. Men alternativen "gör en skiss senast 1 juli", "gör en layout senast 15 juli", "skapa en prototyp senast 31 juli" ser mycket enklare och mer lättillgänglig ut - du har specifika deadlines och specifika åtgärder som ska vidtas.

Dessutom, jämnt schemaläggning av tidslinjer gör att du kan känna framsteg, vilket motiverar dig ytterligare. Ett exempel från djurriket: Psykologen Clark Hull undersökte hur råttor navigerar i labyrinter på jakt efter mat. Han fann att djuren som redan hade hittat en belöning ansträngde sig mer för att fortsätta sökandet. Hull kallade detta beteende för målgradienthypotesen.

Om du visuellt observerar framsteg i arbetet, får du ett ytterligare incitament att inte slappna av i dina ansträngningar. Enkelt uttryckt, när du stryker över fler och fler objekt när du flyttar ner på din att göra-lista, motiverar det dig att avsluta arbetet tidigare. Det finns ett stort antal uppgiftshanterare som låter dig spåra framsteg - välj vilken som helst.

2. Hitta din idealiska stressnivå

Vi är vana vid att tro att stress är något otvetydigt dåligt och helst bör undvikas på alla möjliga sätt. Men det är inte så. I små mängder kan stress motivera oss.

Yerkes-Dodson-lagen, formulerad av psykologerna Robert Yerkes och John Dodson redan 1908, säger att ju mer mentalt stressad en person är, desto mer effektivt arbetar han. Men efter att ha nått en viss tröskel för detta tillstånd, minskar produktiviteten och personen ger upp.

När vi är stressade stiger adrenalinet i kroppen vilket gör oss piggare, skärper våra sinnen och ger oss styrka. Stress är en sorts dopning som ger oss en tillfällig boost till både fysisk och mental energi.

Hur väljer du din idealiska stressnivå?

• Komplexa projekt kräver en låg spänningsnivå. De skapar själva spänning, du behöver inte varva upp dig utöver det.
• Problem med måttlig svårighet kräver måttliga nivåer av stress.
• En hög nivå är bra för enkla uppgifter för att motivera dig att göra rätt.

Sätt korta deadlines för enkla uppgifter, skjut inte upp dem till senare. Att komma närmare deadline kommer att öka din stressnivå - det kommer att sporra dig.

3. Skär ner på deadlines i förväg

Om du kämpar för att hålla deadline men har motivationsproblem kan det hjälpa att sätta kortare deadlines.

I en studie som publicerades i tidskriften Consumer Research 2018 bad experimentörer flera personer att fylla i en undersökning. En grupp fick en vecka för detta, den andra - två veckor.

Gissa vilken grupp som fyllde i undersökningen i tid? Den med mindre tid.

I ett annat experiment gav samma forskare en grupp studenter ett val: antingen att utföra en mer brådskande uppgift och få tre choklad, eller att göra ett mindre brinnande jobb och få fem choklad som belöning. Och de flesta av eleverna föredrog det första alternativet, även om belöningen där var mindre.

Forskarna kom fram till att det finns en så kallad brådskande effekt: vi är intresserade av att slutföra uppgifter snart, även om vi får mindre nytta av det. Brådskande ärenden, som experimentörerna skriver, har stor attraktionskraft.

Att ta sig an en uppgift med lång deadline är inte lätt, eftersom vi upplever att sådana uppgifter är svårare eftersom de tar längre tid. Vi tenderar att skjuta upp saker som vi anser vara tidskrävande, men att sätta kortare deadlines motiverar oss att få jobbet gjort så snabbt som möjligt.

4. Dela dina mål och framsteg med kollegor

År 2015 genomförde American Talent Development Association (ATD) en studie och fann att om du rapporterar dina framsteg på jobbet till en annan person (chef, kollega eller bara en vän) ökar dina chanser att slutföra det du påbörjade med 65 %. De ökar också med 95 % om du regelbundet rapporterar om dina prestationer till teamet.

Dessa fynd överensstämmer med forskningen av Dan Ariely och Klaus Wertenbroch, som vi nämnde tidigare. De fann att anställda som tilldelats deadlines av andra utförde uppgifter snabbare och mer effektivt än de som planerade sin egen tid.

Låt någon annan sätta tidsfristerna åt dig, så följer du dem och rapporterar om framstegen. Om du inte har en ledare, hitta dig en partner som kommer att kontrollera dig.

5. Gör mötesdeadlines till ett spel

I sitt TED-föredrag beskrev psykologen Mihai Csikszentmihalyi flow som hemligheten bakom lycka. Flow är ett tillstånd där du är så fokuserad och brinner för ditt arbete att du inte ens märker hur tiden går.

När vi är i ett tillstånd av flux (det kallas också perioden med maximal kognitiv effektivitet) förändras även vår hjärnaktivitet. I den prefrontala cortex ökar koncentrationen av syresatt hemoglobin, och hjärnans effektivitet ökar. När vi har tråkigt händer det inte och det är svårare för oss att koncentrera oss på uppgiften.

Därför är det värt att tillämpa principen om gamification, särskilt på de fall som verkar ointressanta för dig. Tråkiga uppgifter bidrar inte till att hålla deadlines. Genom att förvandla ditt arbete till ett spel kommer du att göra det roligare och öka din motivation att avsluta allt i tid.

Det finns många sätt att gamifiera tråkiga uppgifter. Till exempel kan du tävla med dina kamrater för att väcka en anda av spänning. Eller installera någon specialiserad applikation (till exempel Habitica) som ger dig en prestation för varje utförd uppgift.

Prova alla dessa metoder, och den annalkande deadline kommer inte längre att få dig att få panik.