Varför en checklista är ett måste för dig på jobbet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

En checklista verkar vara ett väldigt gammaldags sätt att organisera ditt arbetsflöde, eftersom det finns så många moderna tekniker där ute. Men vi är redo att övertyga dig genom att använda ett vetenskapligt experiment, åsikten från en doktorand och erfarenheten från sångaren i gruppen Van Halen som argument.

I den moderna världen förses vi med oöverträffad tillgång till information. Vi kan lära oss mycket genom att bara fråga rätt sökterm eller genom att öppna uppslagsverk online. Ändå, med denna uppsjö av information, får vi också många svårigheter.

Vi vet mer nu än någonsin tidigare, men det finns ett problem med att omvandla teori till praktik, ge den värde och användbarhet.

På många sätt har informationsåldern gjort oss mycket mindre praktiska och kloka. Låt oss veta mycket, men vi tappar lätt koncentrationen, vi distraheras från det viktigaste, vi låter uppmärksamheten skingras. Dessutom tappar vi lätt grunderna, viktig bakgrundsinformation ur sikte och gör misstag med en känsla för vår egen kompetens.

Enligt kirurgen och folkhälsoforskaren Atul Gawande, M. D., borde människor få ut det mesta av sin kunskap.

Atul Gawande Amerikansk kirurg, journalist, författare

Vi kan förlåta misslyckanden på grund av okunnighet. Om en person inte visste vad han skulle göra i en given situation är vi glada att han gjorde allt för att lösa problemet. Men om han visste hur han skulle gå tillväga, men inte tillämpade denna information på rätt sätt, är det svårt att inte bli arg.

Misstag som görs på grund av den fasta övertygelsen att "jag vet bäst vad jag ska göra" är ofta det mest smärtsamma. Du gjorde inte ditt bästa och misslyckades, utan följde medvetet ledningen av övermod och misslyckades. Atul Gawande menar att detta liknar hur ett enkelt misstag som görs av en erfaren kirurg leder till att en patient dör.

Hur hanterar vi denna ocean av information? Hur utnyttjar man kunskapen på bästa sätt och lämnar utrymme för mirakel? Enligt Dr Gawande kan du känna din egen kraft och kompetens genom att använda en checklista.

Dr. Gawande studerade noggrant effekten av checklistor på kirurger, eller snarare, på antalet fall av infektion hos patienter under operation. Trots att experimentet involverade respekterade och kompetenta kirurger riskerade alla, på ett eller annat sätt, att göra ett misstag under operationen.

Den checklista som presenterades för kirurgerna var kort och enkel. Det stod:

Tvätta händerna med tvål och vatten.
Torka av patientens hud med ett antiseptiskt medel.
Placera sterila förband på patientens kropp.
Sätt på en hatt, mask, steril klänning och handskar.

Läkarstudenter lär sig dessa steg utantill, de är självklara, enkla och nödvändiga. Men en person är inte en maskin, och han kan glömma en av åtgärderna. Att hoppa över ett steg kan leda till infektion, vilket innebär ytterligare behandling, ekonomiska kostnader och i värsta fall patientens död.

Överraskande nog, så fort den här checklistan dök upp framför läkarnas ögon började de göra färre misstag. Antalet infektioner minskade med 66 %. Det sparade mycket pengar, men ännu viktigare, det räddade över tusen liv.

Naturligtvis är en checklista som ett sätt att strukturera tankar, effektivisera handlingar och komma ihåg den nödvändiga informationen användbar inte bara för läkare utan också för var och en av oss.

Du kan tycka att det är stötande att skriva en checklista för att inte glömma någonting. Du är trots allt smart nog och kan lita på ditt eget minne. Men huvudmålet med en checklista är disciplin som hjälper dig att följa den avsedda vägen och undvika misstag.

Varför göra en checklista

Checklistan hjälper dig att se till att du inte glömmer grundläggande och enkel information. Dr Gawande menar att checklistan skapar ett slags "kognitivt nätverk" som skyddar oss från våra egna tillkortakommanden - gränserna för minne och uppmärksamhet. Checklistan säkerställer att du inte glömmer vanliga sanningar i det ögonblick när tröttheten eller latheten närmar sig.
Checklistan frigör ditt sinne och ger den möjlighet att arbeta med riktigt svåra uppgifter. När du väl har slutat oroa dig för enkla och triviala saker får du en chans att fokusera på svåra val. Detta fungerar särskilt bra i de fall där oväntade eller oplanerade situationer ständigt uppstår och det är ganska svårt att kontrollera sig själv.
Checklistan hjälper till att vara disciplinerad. Detta är viktigt när det kommer till rutinuppgifter. När vi vänjer oss vid att göra något från dag till dag tappar vi lätt entusiasm och uppmärksamhet, gör misstag och räknar fel. Om du känner dig för bekväm på din arbetsplats, du slappnar av och din uppmärksamhet distraheras, hjälper checklistan dig att hålla dig alert varje minut.
Checklistan sparar tid. Du behöver inte längre tänka på varje steg: du har redan beskrivit allt på ett papper. Om ett beslut måste fattas nu är tid den mest värdefulla resursen. En checklista hjälper dig att vinna värdefulla sekunder.

Ja, en checklista är inte det mest originella sättet att kontrollera ditt arbetsflöde. Men samtidigt visar sig detta enkla verktyg vara otroligt värdefullt för dem som vill minska fel och förbättra kvaliteten på sitt arbete.

Hur man skapar en effektiv checklista

Det finns bra checklistor och dåliga checklistor. Så hur skapar du en checklista som hjälper dig att komma igång?

Fokusera bara på enkla saker. Syftet med en bra checklista är att förmedla nödvändig information. Inga detaljer. Checklistan är inte en guide, inte en rundtur i ditt arbetsflöde. Detta är ett diagram som hjälper dig att komma ihåg de viktigaste sakerna. En bra checklista bör ha fem till tio punkter.
Checklistan ska vara enkel och praktisk. Använd tydliga ord som korrekt beskriver uppgiften. Om du behöver extra tid för att komma ihåg exakt vad varje objekt betyder, är din checklista dålig.
Bestäm när du ska pausa. När kommer du att använda din checklista? När går du vidare till nästa punkt? Hur kontrollerar man att varan är färdig? Välj en tid när du går igenom checklistan och se till att allt är klart och du kan gå vidare till nästa uppgift.
Definiera typen av din checklista. Till exempel, om detta är ett recept, kommer du att läsa varje steg och följa instruktionerna. Detta är en läs-göra-typ. Och om din checklista innehåller arbetsuppgifter för idag och du helt enkelt stryker över genomförda uppgifter från den, så är det här typen "gjorda - bekräftade". Detta steg hjälper dig att effektivisera ditt arbete med din checklista och kontrollera dig själv bättre.
Var beredd att revidera och uppdatera din checklista. Revidera den gärna och gör nya uppgifter eller redigeringar. Du måste experimentera för att din checklista ska bli riktigt effektiv.

Det sista steget är särskilt viktigt. Din checklista är inte huggen i sten, den är mottaglig för förändrade omständigheter.

Inga bruna M&M's

David Lee Roth, sångare i Van Halen, har en nyfiken vana. Rockerryttaren ser adekvat ut: den listar de tekniska kraven för utrustningen. Men en av punkterna chockerar regelbundet de anställda på konserthus, arenor och musikklubbar: någonstans i mitten av listan finns en M & M:s skål, som inte ska innehålla ett enda brunt godis.

Dessa ryttare fungerar som checklistor: anställda flyttar från punkt till punkt och uppfyller musikerns krav. När David Lee Roth tackar ja till ett jobb är han främst intresserad av en skål godis. Kan du gissa varför?

Samtidigt som det låter galet att be att få bort alla bruna M & M:s, kan David Lee Roth förklara det. Om stadionpersonalen lämnar brunt godis i skålen betyder det att de inte uppmärksammar ryttaren. När David stöter på en sådan dragé går han för att kontrollera allt annat: om instrumenten är väl anslutna, om utrustningen är rätt inställd, om hänsyn tas till hans krav på lokalerna och utrustningen. Och om det inte finns några bruna godisar och platsarbetarna respekterade även en sådan konstig önskan, kan musikern vara säker: allt annat gjordes också.