Hur man inte stör planer och håller deadlines

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Kom ihåg planeringsmisstaget och var inte för optimistisk om dina alternativ.

Om du någon gång misslyckats med att bli klar i tid eller slutföra uppgiften i tid är det mycket möjligt att du har blivit offer för ett planeringsfel. Detta är en av de vanligaste kognitiva fördomarna. Vi gör detta misstag även om vi vet att det tog längre tid tidigare. Detta beror på att vi är för optimistiska om vår förmåga och underskattar sannolikheten för oförutsedda omständigheter.

Till exempel kommer ett hus bara att byggas i tid om leveranserna inte försenas, arbetarna inte tar ledigt och vädret är perfekt. Det finns alltid en möjlighet att något går fel. Vi brukar glömma det och sätta omöjliga deadlines. Men om du kommer ihåg detta misstag att tänka kan du undvika negativa konsekvenser. Bloggaren Thomas Oppon berättade vad som måste göras för detta.

1. Motstå lusten att bara ta itu med brådskande ärenden

Distraktioner och små akuta uppgifter undergräver koncentrationen i nästan en halvtimme, och produktiviteten lider av detta. Därför beror din framgång på förmågan att skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter.

Det viktiga är sällan brådskande, och det brådskande är sällan viktigt.

Brådskande ärenden kräver omedelbar uppmärksamhet. Vanligtvis är det telefonsamtal, möten, uppgifter med deadlines. De viktiga hjälper till att nå långsiktiga mål och genomföra seriösa projekt. Tyvärr brukar vi skjuta upp dem till senare och hantera akuta ärenden. Det ger en känsla av produktivitet, men vi närmar oss inte riktigt våra huvudmål.

Begränsa tiden du spenderar på oviktiga brådskande uppgifter som att analysera e-post och fokusera på de viktiga sakerna.

2. Bryt ner stora uppgifter i små steg

Ju fler poäng i ditt projekt, desto större chans att något går fel. Överväg alla steg och skapa en steg-för-steg handlingsplan. Sätt sedan deadlines. Avsätt en halvtimme eller en timme för att slutföra ett steg. Om uppgiften är för stor och timmen inte räcker, dela upp den i mindre.

Sådana snäva deadlines kommer att tvinga dig att leta efter det mest produktiva sättet att arbeta för att komma i tid. När du är klar, titta på dina resultat. Det finns säkert uppgifter som inte kan utföras snabbare, och vice versa, uppgifter för vilka tiden kan minskas ännu mer. Tänk efter och gör nödvändiga ändringar i ditt schema.

3. Använd en tomattimer

Spåra hur mycket tid du lägger på vissa uppgifter. Detta kommer att hjälpa dig att få en realistisk idé och övervinna all överoptimism i planeringen. Tomattekniken fungerar bra för spårning.

Enligt henne behöver du jobba intensivt i 20, 30 eller 40 minuter och sedan ta en kort paus. Intervallerna är separerade från varandra med en timer. Denna teknik hjälper dig att bryta ner stora, komplexa uppgifter i hanterbara steg. När du väl har börjat ett intervall vill du avsluta jobbet utan att bli distraherad av något annat.

4. Akta dig för dem som inkräktar på din tid

Skydda din arbetstid. Säg inte oftare. Då kan du fokusera på dina egna uppgifter och projekt istället för att bara svara på andras önskemål.

När du säger ja till andra, se till att du inte säger nej till dig själv.

Paulo Coelho författare

Suges inte in i saker du inte har tid med. Det är svårt att vägra, men du måste lära dig det för din egen koncentrations och sinnesfrids skull.

Slutsatser

Vi känner oss överväldigade av planeringsmisstag. Men om du upptäcker och åtgärdar problemet i tid kommer det inte att skada dig så mycket. Lita därför inte på en subjektiv uppfattning om hur lång tid något kommer att ta. Mät och jämför. Kom ihåg hur dina planer sammanföll med det verkliga tillståndet förra gången:

• Vad gick bra och vad gick fel?
• Vad kan du göra annorlunda nästa gång?

Spåra dina framsteg och fatta beslut baserat på dessa data.