Hur man grupperar uppgifter korrekt för att hänga med i allt

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Öka produktiviteten genom att göra i ordning din uppgiftslista.

Alla har länge vetat att multitasking inte är så bra: det hindrar oss från att effektivt fokusera på en sak.

Saken är den att byte från en uppgift till en annan tar mycket tid – detta bekräftas av studier av Multitasking: Switching costs. Människor arbetar mest effektivt när de går in i ett tillstånd av flöde: helt fokuserade på en aktivitet, utan att distraheras av något annat.

Tyvärr går det inte alltid att fånga flödet, eftersom vi ständigt översvämmas av en massa olika saker som kräver vår uppmärksamhet. Det finns dock ett knep som gör att du kan minimera slöseri med tid och energi när du byter mellan olika aktiviteter. Det kallas task batching.

Kärnan i denna teknik är följande: du kombinerar uppgifter av samma typ till så kallade paket och utför dem sedan i bulk. Det är enkelt.

Varför är det användbart att gruppera uppgifter

Det är lättast att göra saker i slumpmässig ordning: du behöver inte krångla till planering, prioritering och andra tråkiga saker. Du kom ihåg något - och du gjorde det. Och sedan gick vi vidare till nästa uppgift.

Detta tillvägagångssätt är dock inte särskilt användbart för din förmåga att fokusera. Enligt studien The True Cost Of Multi-Tasking, publicerad i Psychology Today, förlorar en person upp till 40 % av sin produktivitet när han växlar mellan orelaterade uppgifter.

Med andra ord, om du först skriver en rapport, sedan börjar svara på e-postmeddelanden, sedan sorterar ut pappersdokument och sedan återgår till rapporten igen, så slösar du varje gång tid på att koncentrera dig på en ny uppgift som inte är som den tidigare. Tom DeMarco, författare till The Human Factors: Successful Projects and Teams, hävdar att denna "växling" kan ta upp till 15 minuter eller mer.

Gruppgrupperingsuppgifter gör det enkelt att flytta från en aktivitet till en annan. Ju mer lika dina uppgifter är, desto lättare är det, efter att ha avslutat en, att ta sig an nästa.

Hur man använder batchbearbetning

1. Skapa en att göra-lista

Skriv först ner vad du tänker göra i en enkel lista, rad för rad. Du kan göra det på papper eller använda flera appar för uppgiftshantering. Huvudsaken är att fixa allt. Det är idealiskt att avsätta lite planeringstid varje dag (eller minst en gång i veckan).

2. Dela in uppgifter i kategorier

Nu när listan är klar, dela upp alla dess objekt i kategorier. De kan vara olika – välj vad du vill. Huvudsaken är att det är bekvämt och visuellt.

Samla till exempel uppgifter som "Svara på e-postmeddelanden" eller "Ring kollegor" i avsnittet "Förhandlingar" och "Skriv en artikel" och "Gör ändringar" i avsnittet "Text". Skapa separata kategorier för hushållssysslor, arbetsuppgifter, shopping och mer. Det blir lättare att navigera i en sådan ordnad lista.

Ett annat alternativ är att samla uppgifter i paket efter var de ska utföras. Koppla till exempel alla köp till platsen "Supermarket", och arbetsuppgifter till platsen "Kontor" och så vidare. På så sätt, om du befinner dig i närheten av en butik, kan du titta i din att-göra-lista och omedelbart se alla köp som du behöver.

3. Blockera tiden

Batchbearbetning av uppgifter fungerar utmärkt i samband med den så kallade tidsblockeringstekniken. När du har delat upp listan i kategorier, tilldela en specifik tid på dagen för varje kategori. Och lägg till motsvarande block i din kalender. Under ett tidsblock, gör bara saker från en kategori och ignorera de andra.

Ett annat alternativ är att knyta den populära Pomodoro-tekniken till uppgiftsbatchning. Under 25 minuter är du engagerad i oavbrutna uppgifter från ett paket. Vila sedan i 5 minuter. Upprepa sedan cykeln med en annan grupp av fall.

4. Tänk på din högsta produktivitet

Bestäm vilken tid på dygnet du är mest produktiv. De flesta har denna morgon, men det finns även nattugglor som har lättare att fokusera i mörkret. Hitta din produktivitetstopp och försök att slutföra uppgifter från de högsta prioriterade kategorierna inom den.

5. Eliminera distraktioner

När du börjar utföra nästa grupp av uppgifter, se till att du inte störs av ett oavsiktligt meddelande eller ett telefonsamtal. Du kan avsätta en speciell tid för att kontrollera din smartphone. Medan du tar itu med uppgifter från en kategori, tänk inte på resten.

Vilka uppgifter kan grupperas

Faktum är att i allmänhet någon. Scott Young, författare, programmerare, entreprenör och stort fan av batchbearbetning, ger några exempel:

• E-post. Tim Ferris, författare till How to Work 4 Hours a Week, får ibland 300 mejl i timmen. Och trots en sådan volym svarar han dem bara en gång om dagen och avsätter speciellt tid för detta.
• Läsning. Att läsa något däremellan är nästan värdelöst, eftersom du inte kommer ihåg så mycket ändå. Bestäm bättre själv när det är bekvämare för dig att ta informationen eftertänksamt, och boka denna tid för läsning.
• Telefonsamtal. Skriv ner namnen på personer du behöver ringa och deras telefonnummer i en lista. Ring sedan alla kandidater på listan på en gång. För det första kommer du inte att distraheras av telefonsamtal igen. För det andra kommer du att kunna välja den tid på dagen då folk är minst upptagna och kommer att kunna prata med dig.
• Rekreation och underhållning. Överför all underhållning - filmer, datorspel, promenader - till slutet av dagen. Detta kommer att motivera dig att avsluta arbetet så snart som möjligt, och det blir lättare för dig att koppla av med vetskapen om att allt för idag redan har gjorts om.
• Shoppingresor. Innan du lämnar hemmet, samla alla uppgifter, inköp och ärenden i en hög och slutför dem på en gång. Du kan till exempel besöka en stormarknad, postkontor och kemtvätt samtidigt. Spara inte bara tid utan även bensin.
• Korrespondens i sociala nätverk. Ta en timme på kvällen för att chatta online. Och resten av tiden, håll aviseringar för klienter i sociala medier inaktiverade.
• Lagar mat. Chansen är stor att du ständigt inte har tillräckligt med tid att laga något varje dag. Lyckligtvis har civilisationen presenterat oss med en sådan enhet som en mikrovågsugn. Avsätt 1–2 dagar för att förbereda maten för nästa vecka och sedan är det bara att värma upp den igen.
• Reparera. Gå äntligen ihop och gör alla de där små sysslorna runt huset som har väntat i kulisserna så länge. Byt ut de utbrända glödlamporna, fixa dörrhandtaget och den droppande kranen.
• Reflektioner. Tänker du hela tiden, försöker planera något, lösa några problem, men ingenting fungerar för dig? Scott Young råder även en sådan sak som att tänka att göra vid en strikt definierad tidpunkt. Ta för vana att planera 2-3 timmar varje vecka vad du ska göra härnäst och vilka mål du vill uppnå.

Ja, och för den delen är batchuppgifter också en uppgift. Avsätt därför en speciell tid, helst på kvällen, för att dela ut föremålen på din lista inför morgondagen.