Hur en kvast och en triangel hjälper dig att hänga med i allt

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Åtta knep för att hålla dig från att bli galen i multitaskingvärlden.

1. Bli vägledd av affärstriangeln pengar-tid-kvalitet

Och kom ihåg att en triangel alltid är på två punkter. Detta är kanske det bästa exemplet på prioritering.

Vill du få saker gjorda snabbt och bra? Var beredd att investera i ytterligare resurser. Vill du spara pengar? Välj vad du är redo att offra: tid eller kvalitet? Det vill säga att uppgiften kan slutföras under lång tid, men väl. Eller gör det snabbt, men kanske inte fullt ut.

Jag rekommenderar att du inte bara använder den här affärstriangeln när du löser dina arbetsproblem, utan att du också påminner kollegor eller till och med chefer om det.

"Gör det bra, billigt och igår" är inte ett fungerande system.

2. Delegera alla "billiga" uppgifter

En regel jag lärde mig av min tidigare chef. Om små saker sa han: "Min tid är för dyr för att göra det här."

Använd Paretos lag: Lägg 20 % av din energi och tid på det som ger 80 % av fördelarna. Slösa inte din tid på bagateller. Huvudhemligheten med tidshantering: du kan inte ändra allt, så acceptera omedelbart att irrelevanta uppgifter aldrig kommer att slutföras. Delegera om du kan. Om du inte kan - ge upp små uppgifter.

3. Lär känna kvasten

Viktigt: om du delegerar hela tiden kan det någon gång visa sig att du har en väldigt dålig uppfattning om hur processerna fungerar på lokal nivå. Därför måste du då och då göra de vanliga rutinuppgifterna själv. Till exempel för att skriva in en artikel i adminpanelen eller skapa en annonsplats.

Man tror att den ideala chefredaktören är den som i händelse av en nödsituation kan utföra allt arbete på webbplatsen: från att skriva en artikel till att välja ett foto, bearbeta det och iscensätta det. Detta kanske aldrig händer, men att förstå det inre kökets krångligheter gör dig till en starkare ledare.

Förmågan att göra det smutsiga arbetet är inte mikrohantering. Oftast får man, tack vare sådana "sorteringar" och stickprovskontroller, reda på vad mer i projektet som kan förbättras. Det finns ingen anledning att välja tidpunkt för manuellt arbete. Oftast händer allt av sig självt när någon av de underordnade eller kollegor åker på semester och man tillfälligt tar på sig deras ansvar.

Den amerikanske entreprenören Andrew Carnegie, som vänder sig till universitetsstudenter i Pittsburgh, sa att det är mycket användbart att "bekanta sig med kvasten" i det inledande skedet av en karriär. Men att komma ihåg om kvasten är användbart även när, som det verkar för dig, du har nått höjderna.

I serien "Peaky Blinders" finns en sådan dialog:

- Vad gör du Tommy? (Vad gör du Tommy?)

- Skyffar skit, Curly. Precis som du. (Skyda gödsel med en spade, Curly. Precis som du.)

- Varför gör du det Tommy? (Varför gör du det här, Tommy?)

– Att påminna mig själv, vem jag skulle vara, om jag inte var den jag är. (För att påminna mig själv om vem jag skulle vara om jag inte var den jag är.)

4. Ta bort Facebook från din telefon

Läs bandet från din dator över te, men inte ofta. Slösa inte tid på oändlig surfning på andras sidor. Medan du gör detta, går ditt eget liv. Så vare sig det är budbärare, stäng bara av aviseringar i dem. Det finns inga sådana viktiga saker som inte kunde vänta ens några timmar. Om personen verkligen har något akut ringer han. Och du kommer inte att bli distraherad och kommer att kunna fokusera på huvuduppgifterna.

5. Masterhastighetsavläsning

Vi lever i informationens tidsålder och för att hänga med i allt måste du kunna navigera i den. Snabb läsning hjälper dig att surfa / skanna informationskällor snabbare. Många oroar sig för att det efter snabbläsning inte längre kommer att vara möjligt att läsa böcker i ett avslappnat läge, men så är inte fallet. Det är en färdighet som kan kontrolleras, och bara du bestämmer vid vilken tidpunkt du ska tillämpa den. Grovt sett kan du gå fem kilometer på en timme, eller så kan du springa på 20 minuter. Allt beror på dina uppgifter.

Snabbläsning betyder inte att förstå allt du läser. Denna metod skapades främst för att förstå den allmänna innebörden och isolera den information du verkligen behöver från den allmänna massan (och ibland vatten).

Snabbläsning kan läras separat. Till exempel från böcker eller kurser. Och kanske har du redan bildat den så kallade intuitiva hastighetsläsningen. Vanligtvis kommer folk till honom som har läst mycket och någon gång har utvecklat ett eget system för snabb absorption av information, ofta utan att själva inse det. Det var till exempel först när jag gick en snabbläskurs som jag fick reda på att jag redan klarade mig ganska bra – 535 ord per minut.

6. Använd röstuppringning

Vi har bemästrat att skriva med tio fingrar på en dator för länge sedan, men i telefoner med samma hastighet är det fortfarande omöjligt att skriva text. Använd röstigenkänning när du är på resande fot eller på språng. Till exempel är den här funktionen inbyggd i Gboard-tangentbordet som standard. Ja, någonstans måste du fixa det, men i allmänhet är det väldigt bekvämt.

Underskattade även T9-funktionen. Dagens AutoCorrect är mycket smart, kommer ihåg populära skript och föreslår de mest sannolika orden och fraserna att använda.

Spara tid och ansträngning även i minsta detalj.

7. Svara inte på mejl direkt

Jag kallar detta 10-minutersregeln. Svara inte på ett mejl så fort det kommer. Låt honom "ligga ner". Jag rekommenderar att du gör detta av tre anledningar.

• Ju tidigare du svarar, desto snabbare får du ett nytt brev som svar. Det vill säga, du kommer bara att snabba upp meddelandehjulet.
• Vi får ofta inte de trevligaste breven, och snabba svar är hårda och oförskämda. En paus på minst 10 minuter hjälper till att lugna ner och svara på ett balanserat sätt.
• Genom att inte svara på e-postmeddelanden den här minuten lär du människor att självständigt lösa sina frågor. Mycket ofta "skjuter" vi meddelanden mot varandra, även om det finns frågor som kan lösas på andra sätt. Kommer du ihåg att det i "Fitil", en sovjetisk satirisk videotidning, fanns en berättelse om vagnar och en depå? Vänta 10 minuter - och under denna tid kan situationen förändras 10 gånger eller till och med bli irrelevant.

8. Ta en ledig dag sista fredagen i månaden

På semestern, eller till och med på egen bekostnad, för att få ordning på saker och ting. Magisk rengöring behövs inte bara i huset. Att ta itu med dokument, gå till doktorn, shoppa i en tom galleria eller sova - du kommer att bli förvånad när du ser hur många saker du ska göra. Och i slutet av dagen kommer du att känna lättnad eller till och med en lätt eufori - ungefär som efter att ha sorterat ut din garderob.