Varför du inte ska skicka negativa e-postmeddelanden

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Hur många gånger har du ångrat att du skrivit något utan att tänka? Känslor hindrar oss ofta från att tänka rationellt, och vi gör dumma saker: vi förstör relationer med kollegor, vänner, familj och vänner.

David Spinks är en underbar person. Feast-projektet, som han är en av grundarna av, är engagerad i att hjälpa upptagna människor att ingjuta och utveckla vanan och förmågan att laga hälsosam hemlagad mat till sig själva och sina nära och kära. Men idag talar vi inte om kurserna för en nybörjarkock.

E-post är fortfarande den mest populära kommunikationsformen, och idag ger vi dig Davids tankar om varför alla negativa e-postmeddelanden du skickar är meningslös dumhet.

Jag har lärt mig mycket som bidrar till bra kommunikation i näringslivet. Jag vet också om saker som väcker ilska, orsakar drama och leder till misslyckande.

För alla sådana situationer är en enda filosofi tillämplig, och denna filosofi har fullt ut bevisat sitt värde för mig personligen - i flera jobb, under flera år, när jag kommunicerar med helt olika människor.

Negativa känslor i e-postmeddelanden är saker som alltid går dåligt för dig. Försök aldrig att bädda in negativitet i din text. För sådana situationer finns röstkommunikation och kommunikation ansikte mot ansikte. Jag har gjort det här misstaget många gånger (och gör det fortfarande) och har sett andra människor göra detsamma.

Varje gång jag skickade ett negativt mejl ångrade jag vad jag gjorde. Varje negativt mejl jag fick var stressande för mig.

Anledningen är inte att dessa brev är känslomässiga. Det verkar för mig som att det är helt normalt att dela känslor, negativa och positiva, när man arbetar nära andra människor. Men e-post är inte lämpligt i det här fallet.

I det här fallet måste du tydligt skilja mellan konstruktiv kritik och personlig negativitet. Om du skickar negativ feedback, gör det utan känslor, bara med en uppmaning att bli bättre, att förbättra, då är allt bra. Men så fort känslor börjar sippra in i en sådan text, ta bort dem från brevet.

Den här artikeln är baserad enbart på min personliga erfarenhet, och kanske kommer dessa tankar att verka fel för någon, men om du ser på problemet som jag, så är dessa tankar definitivt värda att publicera.

Så varför är e-postmeddelanden med en negativ känslomässig klang en dålig idé.

1. Tonläge, kroppsspråk, ögonkontakt

Skrevs dessa ord med sarkasm, ilska eller sorg? Jag har ingen aning. Men jag är den som är gjord att anta det värsta. En sådan text ser för mig full av ilska, ilska och avsky.

Det spelar ingen roll hur komplett din text ser ut, hur många uttryckssymboler det finns och vad de är – mottagarens uppfattning om dina känslor är utom din kontroll. Du har absolut ingen aning om hur de känslor du lägger in i texten kommer att tolkas, och du kan lätt bli missförstådd.

2. Krig utan vinnare

Boxning genom korrespondens är alltid grym:) Du kan fånga dina motståndares ord. Ta fraser och uttryck ur sitt sammanhang, tänk på dem länge och läs om ditt svar 17 gånger innan du skickar.

Det här är inte ett samtal, det här är en kamp. Ni försöker bara argumentera med varandra och bevisa er sak istället för att gå mot ömsesidig förståelse och gå vidare.

Jag kan inte tala för andra, men när jag fick känslomässiga e-postmeddelanden, uppehöll jag dem och mitt svar på sådana e-postmeddelanden, och försökte täcka varje ord avsändaren skrev.

Resultat: alla visade sig vara förlorare, problemet var inte löst, förhållandet var förstört.

3. Redo, uppmärksamhet, väntande

Det speciella med e-postmeddelanden är att tiden mellan svar kan vara väldigt lång. Till skillnad från en konversation, när ni personligen, stående framför varandra, diskuterar ett problem, kan ett meddelande på posten helt enkelt ligga i din e-postlåda och tyst ruttna där.

När jag får ett känslosamt mejl väntar jag. Det råkar vara så att väntan försenas i flera dagar innan jag personligen kan prata med en person. Hela den här tiden sitter texten jag fick i mitt huvud, jag tänker med jämna mellanrum på det, försöker förstå tankarna och motiven hos personen som skrev detta, och vad ska jag göra med hans negativa överhuvudtaget. Det här är verkligen deprimerande.

Denna passiva form av kommunikation är utmärkt för att koordinera och dela information, men inte för känslor – håll dem för ett personligt samtal.

4. flippade ut

De mest känslosamma breven är skrivna med känslor. I det här tillståndet kan vi säga och göra det vi kommer att ångra djupt.

Lugna ner dig och ge dig själv tid att tänka efter innan du ger ett förhastat svar i kölvattnet av överväldigande känslor.

Hur man ersätter känslomässiga e-postmeddelanden

Så du är bokstavligen sprängfylld av önskan att svara med känslor på känslor, och du måste ersätta det troliga textdramat med något. Vad ska man göra?

1. Erbjud dig att prata

När jag vill skicka ett känslosamt mejl skriver jag det och sparar det i utkast. Men jag skickar inte. Istället skriver jag ett brev i stilen: "Jag har en idé, kan vi ringa?" Sedan kommer jag överens om datum och tid för samtalet.

När någon skickar mig ett känslosamt e-postmeddelande, skriver jag bara tillbaka: "Låt oss prata om det på Skype."

Dessa enkla steg håller mig frisk. Jag upprätthåller framgångsrikt goda relationer med andra människor.

2. Allt i god tid

Vi har goda rutiner för att organisera speciella sessioner för att uttrycka känslor. Vi avsätter tid varje vecka för att prata med varandra. Vi utbyter tankar, känslor, rädslor, oro, missnöje. Vi går ut i naturen, i en park, borta från datorer, tar te och bara pratar. Därmed slipper vi själva orsakerna till att dessa negativa e-postmeddelanden kan skickas.

Under sådana känslosamma möten får du dessutom en bra bild av dig själv utifrån, du ser företagets framtidsutsikter. De flesta av de avgörande besluten som fattades om festen togs under dessa samtal.

3. Skriv, men skicka inte

En vän till mig gör alltid så här när han blir arg. Han skriver ett brev men skickar det inte. I processen att överföra negativa känslor till texten blir det lättare för honom. Längs vägen börjar han fundera över situationen och en medveten förståelse för varför detta brev måste raderas kommer alltid till honom.

Jag gjorde exakt samma sak. Ibland skrev jag brev till människor i min personliga dagbok, och jag mådde mycket bättre.

Men om du inte har något annat val än att skicka ett e-postmeddelande, skicka då. Det är fortfarande bättre än att hålla känslorna för sig själv. Men om det till och med finns en avlägsen möjlighet att prata om problemet personligen, vänta på rätt ögonblick och lös problemet konstruktivt.