Hur man effektivt tillämpar GTD-systemet i livet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

En steg-för-steg-plan, efter vilken du enkelt kan implementera denna produktivitetsteknik i ditt liv, sätta prioriteringar och alltid kunna hitta tid för viktiga saker.

Detta material är en fortsättning på artikeln "". Först är det värt att bekanta dig med det, eftersom många av de använda begreppen förklaras i detalj där.

Den här artikeln är en steg-för-steg-guide om hur du tillämpar GTD i verkliga livet. När jag skrev höll jag mig till följande principer:

• Mångsidighet. Idéerna som beskrivs här är universella, och med deras hjälp kommer alla att bygga ett GTD-system för sig själva som fungerar med exakt de tjänster de är vana vid.
• Enkelhet. Systemet ska vara intuitivt lätt att använda. Ett minimum av tid och energi bör läggas på att mata in och bearbeta information, samt på att planera nästa steg. Först då kommer systemet att fungera på lång sikt och även efter långa uppehåll: till exempel om du åker på semester i en månad, då när du kommer tillbaka, kommer du att kunna återställa din inställning till företagsledning.
• Pålitlighet. Det viktigaste är att vara säker på ditt system, nämligen att du inte kommer att glömma något planerat, eftersom du kommer att se en påminnelse vid rätt tidpunkt.
• Koncentration på det som är viktigt. Systemet ska hjälpa dig att fokusera både på det du gör för tillfället och på de saker som är viktiga på lång sikt.
• Nöje. Ärende- och uppgiftshanteringssystemet bör ge dig glädje. När du till exempel ligger på soffan efter en hård dag på jobbet med telefonen i händerna, korsar du utförda uppgifter från listan och får verklig glädje av det. Speciellt när det fortfarande visualiseras av tillväxten i din produktivitetsgraf.

5 huvudsteg i GTD-systemet

Steg 1. Insamling av information

Det är nödvändigt att samla in absolut alla fall, även de minsta, då kommer vårt medvetande att vara rent och vi kommer att agera så produktivt som möjligt.

Det är därför vanliga att-göra-listor inte fungerar, för de flesta spelar ofta bara in de viktigaste sakerna, och hundratals uppgifter som inte är så viktiga tas inte alls med i beräkningen. Men det är just sådana små uppgifter, som regelbundet påminner sig själva, som använder en betydande del av hjärnans resurser och skapar ytterligare upplevelser som leder till trötthet och stress.

En av de viktiga principerna för GTD-systemet är att helt lossa alla uppgifter från ditt huvud och lägga dem i ett pålitligt system som hjälper dig att komma ihåg viktiga saker vid rätt tidpunkt.

Du måste också ta hänsyn till att det bör finnas ett minsta antal korgar för att samla in inkommande information. Helst en. Då blir det lättast att hantera.

Steg 2. Informationsbehandling

I detta skede behandlar vi informationen som finns i vår inkorg.

Det finns tre alternativ för hur vi kan gå vidare i detta skede:

• Markera uppgiften som "Åtgärd", anger nästa steg för dess slutförande och deadline. Du kan hoppa över att ange en deadline om du ännu inte har en klar förståelse för när du behöver slutföra uppgiften.
• Flytta information till "Katalogen" om du inte behöver göra något med den, men det kan vara användbart i framtiden.
• Ta bort informationen och bestämma att den är "Papperskorgen": det vill säga du behöver inte göra något med den och den kommer inte att vara användbar i framtiden.

Steg 3. Organisering av aktiviteter

Alla åtgärder går igenom nästa tratt.

Filter 1 - "Klippning"

Ställ dig själv frågan: ska jag verkligen göra den här åtgärden? Om du är osäker, ta bort den.

Filter 2 - "Delegering"

Ställ dig själv frågan: om detta måste göras, måste jag då verkligen göra det personligen? Om inte, delegerar och anger vi ansvarig person, slutresultatet, mellanstadier av kontroll (nodpunkter) och deadline.

Om åtgärden ska utföras av dig, gå till nästa filter.

Filter 3 - "Action"

Ställ dig själv en fråga: kommer den här åtgärden att ta mer än 2-5 minuter? Om inte, gör det nu och frigör ditt huvud. Om ja, registrera dig.

Åtgärder i systemet kan vara av följande typer.

"Följande åtgärder" - enkla uppgifter som består av en åtgärd (ringa, skriva, gå och så vidare). Till exempel kommer åtgärden "Byt vinterdäck på hjul" att bestå av följande enkla åtgärder: ring och anmäl dig till en bilservice, schemalägg en tid i kalendern och kör upp till en bilservice vid rätt tidpunkt.

Det är bekvämt att samla sådana handlingar i listor efter plats och omständigheter (kontextuella listor). Det kan vara In Store-listan, där du listar allt du behöver köpa när du är i butiken, eller In the Chair-listan, där du lägger till saker och uppgifter som du kan göra på kvällen efter jobbet i din favoritstol. Eller en lista med "chefsfrågor", där du skriver ner alla frågor som du har till din chef, så att du sedan kan lösa dem alla på en gång.

Jag brukar spela in alla sådana åtgärder antingen i "Google Kalender" (bokningar och evenemang), eller i Todoist, en molntjänst där det är bekvämt att organisera uppgifter.

"Projekt" - uppgifter som kräver mer än ett steg att slutföra. För att få igång projektet måste du beskriva de första stegen för dess genomförande och lämna en påminnelse om det i ett tillförlitligt system. Som ett resultat förvandlas projektet till en kedja av enkla åtgärder, som var och en kan utföras under de kommande fem minuterna och få resultatet.

Jag lägger upp projekt på Trello-kort. Kortet är en idealisk behållare för projekt där du kan placera:

• beskrivning och syfte med projektet;
• länkar till andra dokument om projektet;
• namnen på de ansvariga;
• deadline;
• checklistor med följande steg;
• kommentarer om projektet;
• nödvändiga filer och så vidare.

Försenade åtgärder … Om vi inte kan planera nästa åtgärder utan ytterligare händelser eller information (till exempel väntar vi på att en vän ska skicka telefonnumret till en biltjänst, där det är möjligt att byta däck lönsamt), lägger vi sådana åtgärder i "Uppskjuten " lista. Alternativt kan du ställa in en påminnelse om att kontrollera något.

Sådana att göra-listor kan också struktureras som kontextuella listor. Gör till exempel en lista med uppgifter som du har tilldelat din assistent.

Lista "Someday" innehåller uppgifter som inte kräver aktivt agerande nu, men som vi gärna vill genomföra i framtiden.

Det kan vara:

• böcker, videoutbildningar och kurser som du vill köpa;
• användbara färdigheter som du vill behärska;
• platser du vill besöka;
• saker du vill köpa.

Du måste med jämna mellanrum titta på den här listan, göra anteckningar och förvandla dem till mål som du kommer att arbeta mot.

Steg 4. Regelbunden granskning

För att systemet ska fungera är det nödvändigt att regelbundet se över huvuduppgifterna och projekten för att radera de som inte längre är relevanta, och sortera de nya efter prioritet och skicka dem till arbete.

Följ dessa tips för att hålla denna recension regelbundet:

• Lämna 30-60 minuter i ditt schema för granskningen (först en gång i veckan räcker det).
• Gör en checklista eller plan för en sådan genomgång, där sekvensen stavas, vad som kommer efter vad. Denna plan bör inte vara för komplicerad och granskningen bör inte ta dig för lång tid, eller så kommer du helt enkelt inte att göra det regelbundet.

Nedan är ett exempel på min veckovisa checklista. Jag gjorde det i formatet av ett fuskark med en sekvens av åtgärder, som skildrar de tjänster/dokument som jag tittar på. Du kan ordna det med en vanlig lista eller rita ett frihandsdiagram som är bekvämt för dig.

Skriv ut fyra av dessa checklistor per månad. Under den veckovisa granskningen, ta en av dem i handen och kryssa de färdiga punkterna från listan. Denna enkla övning kommer att motivera dig att fortsätta göra dessa recensioner.

Steg 5. Åtgärder

När planen för veckan är framtagen, då återstår att agera. Undvik ett av de största GTD-nybörjarmisstagen när du lägger för mycket tid på att organisera uppgifter istället för att faktiskt slutföra dem.

Här är några tips för att göra dina handlingar mer effektiva.

1. Gör en plan för dagen utifrån planen för veckan. Dela upp din dag i block, gör 2-3 block för viktiga uppgifter och ett par block för andra uppgifter. Blockens varaktighet är i genomsnitt 60–120 minuter. Lägg in ledig tid mellan blocken för oförutsedda uppgifter.
2. Arbeta med Pomodoro-systemet, för detta kan du ställa in en timer på din telefon. Dess kärna är enkel: var 25-30 minuters arbete, ta en paus i fem minuter och efter det tredje arbetsblocket - en längre paus (15-30 minuter). Totalt är det tre kvarter på 30 minuter, med pauser på fem minuter, följt av en lång paus på 15-30 minuter. Du kan göra 2-4 sådana cykler per dag, beroende på hur ofta du är distraherad.
3. Under block med viktiga saker, försök att inte bli distraherad av andra människor och främmande ljud (för detta kan du slå på speciell musik för koncentration i hörlurarna).
4. Bestäm när din energinivå är högst (till exempel från 7 till 9 på morgonen), och gör under denna tid de viktigaste sakerna som för dig närmare dina personliga mål.
5. Planera inte för många viktiga saker för dagen: 1-3 räcker. Det är viktigt att du i slutet av dagen, efter att ha tittat på de överstrukna uppgifterna i din plan, är nöjd och gör samma realistiska plan för morgondagen.