Varför ett kassagap uppstår och hur man förhindrar det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Affärsfinansieringsspecialist Alexander Afanasyev - om vad ett kassagap är och hur man hanterar ekonomin på rätt sätt för att undvika det.

Det är lätt nog att driva ett litet företag. Till exempel måste en copywriter leverera projekt i tid, och allt kommer att bli bra med honom. Om vi pratar om ett stort företag med anställda, leverantörer och ett stort antal kunder, så börjar svårigheterna med att ta hänsyn till pengar.

Tyvärr växer inte alltid en ledare med sin verksamhet. Han har fler och fler skyldigheter, men han håller fortfarande allt i huvudet och disponerar pengar som han måste.

När chefen inte kontrollerar kvitton och debiteringar från kontot riskerar han att få slut på pengar. Du måste betala löner, hyra, köpa varor, men det finns inga pengar. Du måste ta lån eller sälja egendom. Situationen när ett företag tillfälligt saknar pengar kallas ett kassagap. Låt oss prata om tre huvudorsaker till vilka det uppstår.

Planerade inte utgifter

Föreställ dig att du är en kaféägare. Du betalade din lön, betalade av leverantörerna, det finns inga efterskott på hyra eller skatt heller. Allt verkar vara bra, det finns fortfarande 200 tusen rubel kvar på kontona. Du bestämmer dig för att satsa dem på utveckling och betala för kurserna för kocken och souschefen.

Några dagar senare kommer en person från leveransavdelningen till dig och säger att han behöver 50 tusen för bilunderhåll. Det här är en planerad utgift och du har glömt det. Det finns inga pengar till det – det är kassagapet.

Hur man inte fastnar i kassan

Du måste ha en betalningskalender. Detta är en tabell där alla planerade utgifter från kontot och kvitton till det förs in. Så du får se om det kommer perioder då det inte finns några pengar på kontona. Det är bäst att upprätta en betalningskalender i början av månaden.

Betalningskalendermall →

Tog för mycket för oss själva

Ofta tar ägare för mycket pengar ur verksamheten utan att tänka på att dessa medel kommer att vara användbara i framtiden.

Föreställ dig att du har en möbelaffär. Det blev en framgångsrik reklamkampanj, många förbeställningar togs emot och pengar dök upp i kassan. Du har bestämt dig för att belöna dig själv för ditt arbete och köpa den senaste MacBook. Och sedan förde man över pengarna till möbelleverantörerna, betalade lönerna till säljarna, betalade för lagret. Det finns inga mer pengar kvar, men vi behöver fortfarande betala flyttarna och chaufförerna som levererat möbler övertid. MacBook kommer att behöva säljas.

Hur man inte fastnar i kassan

Du måste först beräkna nettovinsten och sedan spendera pengar på dig själv. Nettointäkter är skillnaden mellan intäkter och rörliga och fasta kostnader, skatter, lån, avskrivningar. Du kan inte ta mer än nettovinst för dig själv. Och mindre är bättre, så att det blir kvar för affärsutveckling.

Villkoren för projektet är försenade

Föreställ dig att du är chef för ett reparationsteam på fyra personer. Du tar en order på renovering av en lägenhet för 500 tusen och kommer överens om en trestegsbetalning: 200 tusen omedelbart för material, 200 tusen efter acceptans av objektet och 100 tusen på en månad.

Du planerade att du skulle slutföra beställningen inom 30 dagar, så du kom överens med arbetarna om en månads arbete och betalning på 50 tusen vardera. Arbetarna slutade i tid och kunden var borta. Arbetarna gick med på att vänta. En vecka senare kom kunden och började kolla allt ordentligt. Sedan bjöd han in specialister för att komma överens om ombyggnaden. Det tog ytterligare en vecka. Hela tiden ringde arbetarna och krävde pengar. Och du hade inget att betala med - du var i en kassalucka.

Hur man inte fastnar i kassan

Du måste ta en förskottsbetalning, vilket räcker för att uppfylla alla skyldigheter. Det är också värt att i kontraktet föreskriva villkoren under vilka kunden måste acceptera eller avvisa projektet.

Och andra situationer

Det finns många scenarier för ett kassagap. Pengar kan fastna i kundfordringar: du gav kunden en uppskjuten betalning och du väntar med en tom kassa när han betalar. Ibland kan ett kassagap uppstå utan entreprenörens fel. Till exempel inom cateringområdet kan du få en dålig leverantör eller skriva av en massa varor.

Så att dessa problem inte berör dig, gör detaljerade projektbudgetar och planera utgifter. Om ett kassagap skulle uppstå bör du alltid ha en kontantsäkerhetskudde. Försök att ha pengarna i reserv för 1-2 månaders arbete.