7 sätt att öka din produktivitet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Alla av oss saknar ofta motivationen att slutföra en viktig uppgift. Ofta försenar vi själva medvetet slutförandet av den eller den uppgiften bara för att vi inte vill göra det. Som ett resultat minskar vår effektivitet och produktivitet. Vi kommer att berätta hur du hanterar detta i den här artikeln.

1915 presenterade Albert Einstein sin briljanta och revolutionära relativitetsteori. Under de tre åren före detta ägnade han sig helt åt skapandet av denna teori, utan att distraheras av något annat.

Jag uppmuntrar dig inte att lägga tre år på att skapa ett projekt, men den här metoden att fokusera är verkligen effektiv.

Det var en liten utflykt till det förflutna, och låt oss nu vända oss till moderna verkligheter: idag har tendensen att "göra mindre" blivit ganska populär. Som namnet antyder omfattar detta område tekniker som kan användas för att uppnå bättre resultat med mindre ansträngning.

Idag vill jag dela med mig av några av dessa tekniker. Hoppas de hjälper dig att uppnå bästa resultat på kortast möjliga tid.

1. Paretos lag, eller 20/80-principen

I allmänna termer är denna princip formulerad enligt följande: 20% av insatserna ger 80% av resultatet, och de återstående 80% av insatserna - endast 20% av resultatet. Lag 20/80 är tillämplig på nästan alla områden i livet. Till exempel, enligt denna lag, begår 20 % av brottslingarna 80 % av brotten.

Att veta hur man använder Pareto Law på rätt sätt kommer att hjälpa dig inte bara i ditt yrkesliv utan också i ditt dagliga liv. Det här är ett praktiskt litet knep som kan hjälpa dig att förutsäga resultatet. Till exempel, om du är en utåtriktad person, då har du med största sannolikhet många vänner. Fundera på vilka av dessa personer som kommer till din hjälp i en svår situation. Förmodligen kommer det att finnas få av dem, bara något runt de ökända 20%. Det är värt att notera detta och försöka hålla kontakten med dessa 20%, istället för att slösa tid med virtuella vänner.

Hur det fungerar

Enligt Paretos lag ska du göra alla oviktiga uppgifter när din produktivitet är låg. Till exempel kan många människor, så fort de kommer till jobbet på morgonen, inte omedelbart engagera sig i arbetsprocessen. De behöver chatta med kollegor, ta en kopp kaffe eller göra något annat som hjälper dem att komma på arbetshumör.

Först då kommer de att kunna arbeta produktivt. Det är viktigt att prioritera arbetsuppgifterna. Försök att slutföra viktiga uppgifter vid en tidpunkt på dagen när din prestation är på en hög nivå.

2. Tre viktiga uppgifter

Många människor skapar en att göra-lista för att hålla sitt arbetsflöde organiserat. Naturligtvis har vi redan på 2000-talet gått bort från att skriva de kommande affärerna på papper, för detta har vi smartphones och datorer.

Jag föreslår att du följer en enkel regel: ägna fem minuter åt att skriva ner dina tre viktigaste uppgifter för dagen varje morgon. Fokusera sedan alla dina ansträngningar på att slutföra denna korta lista.

Det är ett bra alternativ till de där oändligt långa att-göra-listorna som vi vanligtvis älskar att skriva. Vem skämtar vi, för inte ens en vecka räcker för dem, än mindre en dag. Fokusera på dessa tre huvuduppgifter, och om du får dem gjort i förväg kan du börja göra något annat.

Denna enkla men kraftfulla vana kan faktiskt öka din produktivitet.

3. Gör mindre filosofi

Do Less-filosofin är mycket populär i det moderna livet. Olika författare föreslår olika tillvägagångssätt. Mark Lesser skrev till exempel Achieve More With Less, baserat på zenbuddhismen.

Hans "gör mindre"-manifest börjar med att motbevisa påståendet att minskad arbetsbelastning gör anställda lata och negativt påverkar deras produktivitet. När vi gör färre uppgifter kan vi njuta av våra prestationer.

Mark Lesser rekommenderar att du tar några minuter under din arbetsdag för att meditera. Detta jämnar ut din andning, du kommer till sinnes, lindrar stress och kan bättre koncentrera dig på uppgiften.

Glöm inte att prioritera. Utför viktiga uppgifter först och gå sedan vidare till lågprioriterade uppgifter. Överbelasta inte dig själv med många uppgifter: det är bättre att göra mindre, men med hög kvalitet och med nöje, än mer, men utan entusiasm.

4. Tomatteknik

Tomattekniken föreslogs av Francesco Cirillo. Tekniken kallas tomat eftersom dess författare ursprungligen använde en tomatformad kökstimer för att mäta tid.

Tekniken bygger på principen att arbeta i 25 minuter med en specifik uppgift utan avbrott, men efter det är det absolut nödvändigt att ta en paus.

Hur det fungerar

1. Titta på din uppgiftslista och välj de högst prioriterade uppgifterna från den.
2. Ställ sedan in timern på 25 minuter och börja arbeta utan distraktion tills du hör timern piper. Varje 25 minuters tidsperiod kallas en "tomat".
3. Ta sedan en fem minuters paus och sätt på timern igen.
4. Efter fyra "tomater" (det vill säga varannan timme) ta en längre paus på 15–20 minuter.
5. Om din uppgift tar mer än fem "tomater" kan den delas upp i flera delar.

Denna teknik hjälper dig att arbeta med högre prioriterade uppgifter, förbättrar fokus och hjälper dig att koncentrera dig bättre.

5. Myten om multitasking

Multitasking gör oss inte alls mer produktiva, det är en myt. Faktum är att när vi koncentrerar oss på många uppgifter samtidigt har det en negativ inverkan på vår produktivitet och koncentration.

Oavsett hur väl du vänjer dig vid multitasking kommer din produktivitet att vara mycket lägre än om du väljer att fokusera från början till slut på en enskild uppgift.

David Meyer, professor vid University of Michigan

Det är endast möjligt att effektivt utföra flera uppgifter samtidigt i vissa speciella fall. Låt oss säga att när du gör något automatiskt, till exempel går du och pratar samtidigt. Att gå är en automatisk aktivitet och kräver inte att du fokuserar på den. En välkänd liknelse illustrerar detta väl:

En gång mötte en myra en tusenfoting på en skogsstig, som glatt och fridfullt sprang mot honom. Myran frågade tusenfotingen:”Hur rör du alla dina 40 ben så skickligt? Hur lyckas du flytta runt så enkelt och snabbt? Tusenfotingen tänkte en minut och … kunde inte längre vika sig!

Om du vill utföra uppgifter mer produktivt är det bättre att fokusera på en uppgift, slutföra den från början till slut och först därefter gå vidare till andra.

6. Informationsdiet

Nuförtiden är det lika lätt att överbelasta din hjärna med information som att få värmeslag i Saharaöknen. Och till och med symptomen är liknande: sömnstörningar, distraherad uppmärksamhet och försenad reaktion. Vår hjärna är överbelastad med informationsbrus. I den moderna världen letar människor ständigt efter nyheter, även om de redan omger oss överallt.

I det här fallet, Timothy Ferris, författare till boken How to Work Four Hours a Week och samtidigt inte hänga på kontoret "från samtal till samtal", att bo var som helst och bli rik "råder folk att" gå på en informationsdiet." Tror du att alla mejl, bloggar, tidningar och tidskrifter du läser verkligen är viktiga för dig? Behöver du verkligen spendera så mycket tid på sociala medier och TV?

Försök att få så lite information som är helt onödig för dig som möjligt åtminstone under en vecka och se hur detta påverkar din produktivitet.

7. Lev enligt schemat

Fråga vilken framgångsrik person som helst när han eller hon vaknar, och du kommer med största sannolikhet att höra att personen går upp tidigt. Det är ganska enkelt: det finns inte många distraktioner på morgonen, så vi kan fokusera på våra prioriteringar.

Kom ihåg att det finns tid att vila och att det finns tid att arbeta. Dra tydliga gränser mellan det ena och det andra. Börja med att sluta göra affärer så fort du känner att du behöver vila.

Det är bättre att leva med en plan än utan den

Parkinsons lag säger att "arbete fyller den tid som tilldelats för det." Det betyder att om du till exempel bestämmer dig för att du ska skriva en rapport om en vecka så kommer du att skriva den hela veckan. Parkinsons lag är särskilt tillämplig på saker vi inte gillar och inte har någon lust att göra. Många av oss tenderar att sträcka ut ärenden så mycket som möjligt. Men om du lägger varje uppgift i en stel låda, kommer det att tillåta dig att hantera ärenden mycket mer effektivt. När du har deadlines försöker du få allt gjort i tid, så det här är en stor motivation.