12 enkla knep för att få saker gjorda snabbare i Excel

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-13 03:02

Hur man snabbt lägger till data, skapar en smart tabell eller sparar en osparad fil.

1. Lägg snabbt till ny data i diagrammet

Om nya data dyker upp på arket för det plottade diagrammet, som behöver läggas till, kan du helt enkelt välja ett område med ny information, kopiera det (Ctrl + C) och sedan klistra in det direkt i diagrammet (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Anta att du har en lista med fullständiga namn (Ivanov Ivan Ivanovich), som du behöver förvandla till förkortade namn (Ivanov I. I.). För att göra detta behöver du bara börja skriva den önskade texten i den intilliggande kolumnen för hand. På den andra eller tredje raden kommer Excel att försöka förutsäga våra handlingar och utföra ytterligare bearbetning automatiskt. Allt du behöver göra är att trycka på Enter för att bekräfta, så kommer alla namn att konverteras direkt. På samma sätt kan du extrahera namn från e-post, limma namn från fragment och så vidare.

3. Kopiera utan att bryta format

Du är troligen medveten om den magiska autoslutförandemarkören. Detta är ett tunt svart kors i det nedre högra hörnet av cellen, som drar på vilket du kan kopiera innehållet i en cell eller en formel till flera celler samtidigt. Det finns dock en obehaglig nyans: sådan kopiering bryter ofta mot tabellens design, eftersom inte bara formeln kopieras utan också cellformatet. Detta kan undvikas. Omedelbart efter att du har dragit det svarta krysset, klicka på den smarta taggen - en speciell ikon som visas i det nedre högra hörnet av det kopierade området.

Om du väljer alternativet Fyll utan formatering, kopierar Excel din formel utan formatering och förstör inte layouten.

4. Visa data från ett Excel-kalkylblad på en karta

I Excel kan du snabbt visa din geodata på en interaktiv karta, till exempel försäljning per stad. För att göra detta, gå till Office Store på fliken Infoga och installera Bing Maps-pluginet därifrån. Detta kan göras från webbplatsen genom att klicka på knappen Hämta det nu.

När du har lagt till en modul kan du välja den från rullgardinsmenyn Mina appar på fliken Infoga och placera den på ditt kalkylblad. Det återstår att välja dina celler med data och klicka på knappen Visa platser i kartmodulen för att se vår data om den. Om så önskas kan du i plugin-inställningarna välja vilken typ av diagram och färger som ska visas.

5. Hoppa snabbt till önskat ark

Om antalet kalkylblad i filen har överskridit 10 blir det svårt att navigera i dem. Högerklicka på någon av bladflikarnas rullningsknappar i det nedre vänstra hörnet av skärmen. Innehållsförteckningen kommer att dyka upp och du kan hoppa till valfritt ark direkt.

6. Konvertera rader till kolumner och vice versa

Om du någonsin har behövt flytta celler från rader till kolumner för hand, kommer du att uppskatta följande knep:

1. Markera intervallet.
2. Kopiera det (Ctrl + C) eller, genom att klicka på höger musknapp, välj "Kopiera" (Kopiera).
3. Högerklicka på cellen där du vill klistra in data och välj ett av alternativen för Klistra in special från snabbmenyn - Transpose-ikonen. Äldre versioner av Excel har inte denna ikon, men du kan åtgärda problemet genom att använda Klistra in special (Ctrl + Alt + V) och välja alternativet Transponera.

7. Rullgardinslista i en cell

Om det i någon cell är tänkt att ange strikt definierade värden från den tillåtna uppsättningen (till exempel bara "ja" och "nej" eller bara från listan över företagsavdelningar och så vidare), kan detta enkelt organiseras med hjälp av rullgardinsmenyn.

1. Välj en cell (eller ett cellintervall) som ska ha en sådan begränsning.
2. Klicka på knappen "Validering" på fliken "Data" (Data → Validering).
3. I rullgardinsmenyn "Typ" (Tillåt) välj alternativet "Lista" (Lista).
4. I fältet "Källa" anger du intervallet som innehåller referensvarianterna av elementen, som sedan kommer att falla bort när du skriver.

8. Smart bord

Om du väljer ett intervall med data och på fliken "Hem" klickar du på "Formatera som en tabell" (Hem → Formatera som tabell), så kommer vår lista att konverteras till en smart tabell som kan göra många användbara saker:

1. Sträcker sig automatiskt när nya rader eller kolumner läggs till.
2. De angivna formlerna kommer automatiskt att kopieras till hela kolumnen.
3. Rubriken för en sådan tabell fixeras automatiskt när du rullar, och den innehåller filterknappar för filtrering och sortering.
4. På den visade fliken "Design" i en sådan tabell kan du lägga till en rad totaler med automatisk beräkning.

9. Sparklines

Sparklines är miniatyrdiagram ritade direkt i celler som visualiserar dynamiken i vår data. För att skapa dem klickar du på knappen Linje eller Kolumner i gruppen Sparklines på fliken Infoga. I fönstret som öppnas anger du intervallet med de ursprungliga numeriska data och cellerna där du vill visa gnistlinjerna.

Efter att ha klickat på "OK"-knappen kommer Microsoft Excel att skapa dem i de angivna cellerna. På fliken "Design" som visas kan du ytterligare anpassa deras färg, typ, aktivera visning av lägsta och högsta värden och så vidare.

10. Återställ osparade filer

Föreställ dig: du stänger rapporten som du pillat med den sista halvan av dagen och i dialogrutan som visas "Spara ändringar i fil?" plötsligt av någon anledning trycker du på "Nej". Kontoret meddelar ditt hjärtskärande skrik, men det är för sent: de senaste timmarnas arbete gick i sjön.

Det finns faktiskt en chans att rätta till situationen. Om du har Excel 2010, klicka sedan på "Arkiv" → "Senaste" (Arkiv → Senaste) och hitta knappen "Återställ osparade arbetsböcker" i det nedre högra hörnet av skärmen.

I Excel 2013 är sökvägen något annorlunda: Arkiv → Detaljer → Versionskontroll → Arkiv - Egenskaper - Återställ osparade arbetsböcker.

I efterföljande versioner av Excel, öppna Arkiv → Info → Arbetsbokshantering.

En speciell mapp från Microsoft Office öppnas, där tillfälliga kopior av alla skapade eller modifierade, men osparade böcker sparas i ett sådant fall.

11. Jämförelse av två intervall för skillnader och sammanträffanden

Ibland när du arbetar i Excel måste du jämföra två listor och snabbt hitta objekt som är lika eller olika i dem. Här är det snabbaste och mest intuitiva sättet att göra det:

1. Välj båda jämförda kolumnerna (håll ned Ctrl-tangenten).
2. Välj fliken Hem → Villkorlig formatering → Markera cellregler → Duplicera värden.
3. Välj alternativet Unik från rullgardinsmenyn.

12. Val (justering) av beräkningsresultat för de erforderliga värdena

Har du någonsin justerat ingångsvärdena i din Excel-beräkning för att få den utdata du vill ha? I sådana ögonblick känner du dig som en rutinerad artillerist: bara ett par dussin upprepningar av "undershoot - overflights" - och här är den, den efterlängtade hiten!

Microsoft Excel kan göra detta åt dig, snabbare och mer exakt. För att göra detta, klicka på knappen "Vad händer om" på fliken "Data" och välj kommandot "Parameterval" (Infoga → Vad händer om analys → Målsökning). I fönstret som visas, ange cellen där du vill välja önskat värde, önskat resultat och inmatningscellen som ska ändras. Efter att ha klickat på "OK" kommer Excel att köra upp till 100 "skott" för att hitta den nödvändiga summan med en noggrannhet på 0, 001.