Varför att-göra-listor inte fungerar och hur man åtgärdar det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

För att vara produktiv, fokusera på tid, inte uppgifter.

Bra tidshantering innebär att få fler resultat på kortare tid. Den populära bloggaren och entreprenören Thomas Oppong förklarar hur du gör bra planer för att nå dina mål och varför enkla att-göra-listor bara kan stå i vägen för produktiviteten.

Varför vanliga att-göra-listor inte fungerar

I en enkel att göra-lista reflekterar du inte hur lång tid det kommer att ta att slutföra någon uppgift. Och troligtvis börjar du med små och okomplicerade som inte tar mer än fem minuter.

Efter hand kommer du till slutsatsen att du om och om igen bara tar upp enkla saker, och du skjuter hela tiden upp viktiga och tidskrävande sådana till senare. Det gör att stora projekt inte viker sig. Och de flesta punkterna i planen förblir ouppfyllda, eftersom du fortsätter att lägga till nya till dem, utan att ha något kontrollsystem.

Här utlöses Zeigarnik-effekten, enligt vilken människor kommer ihåg ofullständiga eller avbrutna handlingar bättre än utförda. Det betyder att tankarna på oavslutade uppgifter från att göra-listan kommer att fortsätta snurra runt i ditt huvud tills du slutför dem. Du kommer att hemsökas av en tvångsmässig känsla som gör det svårt att fokusera på att få jobbet gjort. Detta kan i slutändan leda till stress och sömnlöshet.

Hur man planerar effektivt

Beskriv din perfekta dag

Jason Womack, executive coach, talare och författare om produktivitet, rekommenderar hans tillvägagångssätt för att organisera processen för att uppnå ett mål. Han föreslår att skriva ett manus för den perfekta dagen att fokusera på. Insikten om att det ideala är för dig motiverar dig att arbeta.

För att skapa ett manus, svara på följande frågor.

• Hur vill du spendera din dag?
• Exakt vilka uppgifter behöver utföras idag?
• När är du som mest produktiv?

Baserat på svaren kan du dela upp arbetstiden i segment som vart och ett kommer att innehålla vissa uppgifter från din att göra-lista.

Den här metoden hjälper dig att arbeta mer effektivt med din att-göra-lista och ta itu med brådskande och viktiga uppgifter i tid.

Planera allt i kalendern

För att göra dina att-göra-listor så effektiva som möjligt för dig, gör inte enkla planer utan deadlines och deadlines, utan lär dig att använda kalendern på ett klokt sätt.

Beskriv i detalj den kommande dagen eller en hel vecka. Markera alla dina saker i kalendern och lev enligt det skapade schemat. Detta hjälper dig att bestämma vilket projekt du ska ta itu med först och om du kan lägga till fler uppgifter.

Istället för din vanliga prioritering, forma planposter med datum och exakt tid - speciellt på de viktigaste uppgifterna. Detta kommer att ge en känsla av brådska, och du kommer att kunna slutföra dem vid en viss punkt.

Utvärdera varje uppgift

Om du inte analyserar hur du spenderar varje dag, är chansen stor att du slösar bort det mesta.

En av de viktiga reglerna för produktivitet är att inte låta en uppgift ta längre tid än den behöver.

För effektiv tidshantering räcker det inte bara att veta vad som behöver göras. Du måste tänka på hur lång tid det kommer att ta. Det är bättre att säga, "Idag har jag bara 40 minuter på mig att göra det här," istället för att planera saker i en enkel ordning av betydelse utan specifika deadlines.

Lägg till din att göra-lista en uppskattning av hur lång tid det tar att slutföra varje objekt. Försök att schemalägga varje minut från 8:00 till 17:00. Bestäm i förväg när det blir pauser. Schemalägg för att kontrollera aviseringar, e-post och sociala medier.

Det kan tyckas att denna aktivitet bara är att slösa tid. Men i verkligheten sätter det ribban som du försöker möta. Som ett resultat kommer du att se att din koncentration har förbättrats.

Att hålla reda på hur mycket tid du lägger på uppgifter kan vara en verklig upptäckt för dig. Detta kommer att definiera stilen på ditt arbete och kan förbättra det. Det hjälper dig också att förstå vid vilken tid på dagen du är mer eller mindre effektiv.

Mätning är det första steget som krävs för att övervaka och i slutändan förbättra prestandan. Om du inte kan mäta något, kan du inte förstå det. Om du inte kan förstå något kan du inte kontrollera det. Och om du inte kan kontrollera det, kan du definitivt inte förbättra det.

James Harrington Entrepreneur, Process Management Specialist

Analysera din tid och sedan kan du fördela den korrekt.

Tidslinje

Öppna din dagsplanerare eller schemaläggningsapp och lägg till deadlines i din lista med uppgifter. Tilldela en prioritetsnivå för varje.

Och för att förstå vad som är värt att lägga mer tid, svara på några frågor till dig själv:

• Vilka uppgifter tar mindre än 20 minuter?
• Vilka uppgifter tar mer än en timme?
• Vad är det bästa att göra på morgonen när du har som mest energi?

Skriv nu istället för "Slutför designprojektet" "Slutför designprojektet på två timmar". Även om du inte hinner göra klart det kommer du åtminstone att komma igång utan att spendera hela dagen på det.

Om du inte har ett mål att slutföra uppgiften på ett specifikt datum, planera att spendera en viss tid på det varje dag. Och gå sedan vidare till andra lika viktiga saker. På så sätt kan du gradvis bli av med stora uppgifter.

Dela upp stora uppgifter i mindre

Vissa uppgifter kan ta timmar eller till och med dagar. Om du har ett stort projekt framför dig, ägna några minuter åt att tänka på det. Vilka delar består den av? Hur mycket ansträngning tar det och hur lång tid tar det? Skriv ner det.

Dela sedan upp projektet i flera uppgifter med en tydlig deadline och lös dem en i taget tills det är klart. Ju fler små åtgärder du får, desto mer genomförbara kommer de att verka.

När en oåtkomlig mängd arbete blir något litet fokuserar hjärnan på det som behöver göras just nu – på en specifik uppgift och ett litet mål. Därför är det bättre att ordna spurter på 40-60 minuter med korta pauser.

Arbeta med en uppgift i taget

Ge det din fulla uppmärksamhet, och då kommer du att kunna vara så effektiv som möjligt.

Forbes' Mark Murphy förklarar: "När människor kan undvika arbetsavbrott, finns det en 67% chans att de får intrycket att "idag var en mycket produktiv dag."

Det är verkligen vettigt att arbeta en timme på en uppgift utan att distraktera. Men det kan vara svårt, speciellt om du ständigt får aviseringar eller ska svara på frågor från kollegor.

Till exempel hjälper Pomodoro-tekniken till att fokusera på arbetet. Det innebär 25 minuters arbetsspurt med korta 5 minuters pauser. Efter flera sådana tillvägagångssätt kan du koppla av helt.

Denna metod är inte universell: varaktigheten av koncentration och arbetsstil är olika för alla. Så prova olika tidshanteringstekniker och håll dig till den som fungerar för dig personligen.

Om du till exempel är mer produktiv på morgonen, skjut sedan upp uppgifter som tar längre tid. Detta kommer att hjälpa dig att bli mer organiserad och uppnå mer.