Hur man slutar slösa tid på onödiga aktiviteter

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

För att bli mer produktiv, tvinga inte dig själv att koncentrera dig. Gör bara små justeringar av din arbetsdag.

1. Genomför så få möten som möjligt

Vi spenderar upp till fyra timmar i möten i veckan. Mer än hälften av detta är slöseri med tid. Om du kan, försök att minska antalet möten.

• Tänk på antalet deltagare. Bjud inte in kollegor till ett möte bara för att vara på den säkra sidan. Låt dem spendera bättre tid på att göra sitt jobb mer produktivt.
• Samtal ansikte mot ansikte kan ofta vara ett bra substitut för möten. Det är mycket lättare att först diskutera detaljerna i projektet med den ansvariga medarbetaren och först sedan presentera idén för hela teamet.
• Innan du schemalägger eller deltar i ett formellt möte, överväg noga vilken information du tänker dela med dina kollegor. Oftast kan grundläggande information förmedlas på annat sätt, till exempel genom att länka till ett dokument, skriva i en chatt eller till och med helt enkelt förmedla den muntligt över en kopp kaffe. Då kommer anställda att kunna svara på din information utan att störa deras arbetsflöde.

2. Ändra interaktionen med kollegor

Samarbete brukar förstås bidra till att öka produktiviteten. Men det är inte så enkelt. Enligt uppgifterna distraheras varje anställd i genomsnitt sju gånger i timmen. Och 80% av dessa distraktioner är små, obetydliga saker.

Därför, istället för att ställa en fråga så fort du tänker på det, skynda dig inte att distrahera dina kollegor. Gör en lista och fråga sedan på en gång när medarbetaren är ledig. Dessutom händer det ofta att vi efter en tid själva hittar svaret på vår fråga eller förstår att de tre första frågorna helt enkelt ledde oss till en stor fjärdedel.

Om du är distraherad behöver du inte designa komplex kommunikation med kollegor. Till exempel är det vanligtvis tillräckligt att bära hörlurar för att signalera Stör ej. Om det inte fungerar, försök att flytta till en annan del av kontoret där du inte kommer att bli störd. De flesta kollegor kommer att vänja sig vid dessa signaler och stör dig inte när du är upptagen.

3. Minska e-postflödet

Problemet är inte med e-post i sig, utan med hur vi använder det. Medan tidigare e-postmeddelanden innehöll en stor mängd information, har de nu blivit mer som SMS. Ett typiskt brev innehåller nu mellan 5 och 43 ord – kort information och enkla följdfrågor. Sådana brev förökas snabbt i din inkorg och hotar att bokstavligen dränka dig i en ström av olästa meddelanden.

Innan du skickar ett e-postmeddelande, fundera på om det skulle vara bekvämare att använda en annan metod för att överföra information.

Med hjälp av olika snabbmeddelanden kan du till exempel snabbt skicka korta meddelanden och svara på dem utan den onödiga formalitet som e-posten medför. Och i kommentarerna till dokument med öppen tillgång kan flera personer omedelbart lämna sina förslag till ett projekt, istället för att belamra sina kollegors brevlådor med dem.

4. Jobba hemifrån och få tillräckligt med sömn

En utvilad anställd gör ofta mer på sex timmar än en sömnig anställd på alla tio. Därför blir det att arbeta hemifrån det perfekta alternativet för många. Och tack vare moderna kommunikationsmedel behöver inte anställda vara i samma rum för att lösa några problem.

Genom att befria dig från behovet av att spendera flera timmar på transporten kan du få tillräckligt med sömn, och det kommer att ha en positiv effekt på produktiviteten.

Naturligtvis, inom vissa verksamhetsområden, är närmare kommunikation med kollegor nödvändig, men en eller två arbetsdagar i veckan som spenderas hemma kommer att vara användbara för representanter för alla yrkesgrupper. Detta ger dig möjlighet att fokusera på ditt eget projekt och bara sova ut. Nyckeln är att hitta en veckorytm som passar dig och ditt team.

5. Ta täta pauser

Rasterna är lika viktiga som själva arbetet. Det räcker dock ofta inte med en enkel aktivitetsbyte. För att ladda om behöver du gå upp från bordet var och en halv timme.

Längre pauser, som lunch med vänner eller en promenad, är till hjälp för kreativa människor. Denna paus är vad som krävs för att förvandla en improduktiv eftermiddag till ett kreativt genombrott.

Du kommer inte vila om du är distraherad ett par minuter varje halvtimme. Det är bättre att lämna din arbetsplats i minst tio minuter flera gånger om dagen.

Även om dessa pauser faktiskt kommer att minska antalet timmar du arbetar, kommer du att vara mer effektiv resten av tiden. En verkligt produktiv arbetsdag är endast möjlig genom vila och återhämtning.