Hur man prioriterar när man ständigt är överväldigad

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Vi definierar det viktigaste i livet och lär oss att sätta det först.

När du drunknar i ett hav av uppgifter och åtaganden kan det vara svårt att till och med bestämma sig för vad du ska göra först. I en sådan situation är det viktigt att acceptera att det helt enkelt är fysiskt omöjligt att slutföra allt, och att lyfta fram det viktigaste. Annars kommer stress och skuld att förfölja dig.

Vad ska prioriteras

Alla kommer att ha sina egna specifika uppgifter, men det finns flera områden i livet som vi alla borde ägna mer uppmärksamhet åt. Det är de som hjälper dig att komma närmare dina långsiktiga mål och göra livet värt besväret. Ändå ignorerar många dem i månader eller till och med år. Försök att flytta dem till toppen av din att göra-lista.

1. Hälsa

En hälsosam livsstil tonar oftare i bakgrunden. Vi ger upp att gå i parken och träna för att få saker gjorda, eller så väljer vi snabbmat så att vi inte slösar tid på att laga mat.

Resultaten av sådana beslut ackumuleras och börjar påverka alla områden i livet. Snabbmat ger inte tillräckligt med energi för att fungera bra. Stressen och irritabiliteten som kommer av att inte ta hand om oss själva kan få oss att känna att vi är hos våra nära och kära. Som ett resultat lider inte bara fysiskt välbefinnande, utan också mentalt välbefinnande, det känslomässiga tillståndet försämras. Så påminn dig själv: hälsa är grunden för allt.

2. Sova

Förbered dig för tentor, skriva klart en rapport, stanna uppe sent och se en serie – vi väljer allt annat än att sova. Det verkar som att vi genom att minska det kommer att få ytterligare några timmar för våra angelägenheter. Men priset är väldigt högt.

Du har förmodligen upplevt effekterna av sömnbrist: trötthet, irritabilitet, oförmåga att koncentrera sig och göra något produktivt. Men studier visar att den ständiga bristen på vila leder till mycket allvarligare problem, från sjukdomar i det kardiovaskulära systemet till försämring av hjärnan. Försumma inte sömnen.

3. Relationer med nära och kära

I stunder av stress inleder vi ofta relationer med nära och kära, och tror att de inte kommer att gå någonstans och vi kommer bara att återgå till kommunikation när vi har mer tid. Och så missar vi en barnkonsert på grund av ett arbetsmöte, eller så glömmer vi att önska en vän grattis på födelsedagen eftersom tankarna är upptagna med affärer. Sådana små saker ackumuleras och förstör relationer, och det är svårt att återställa dem senare.

Ta dig tid att stärka familjen och vänskapen så att du inte behöver ångra det du missat. Här är några tips som hjälper dig att göra detta:

• Ta det första steget. Vänta inte på att andra ska föreslå något. Var den som håller kontakten och bjuder in familj och vänner någonstans.
• Bestäm själv vad du inte kommer att sakna för någonting i världen. Vid någon tidpunkt kommer du oundvikligen att behöva göra ett val till förmån för arbete eller andra ansvarsområden. Men det måste finnas situationer som inte går att försumma, som en bröllopsdag eller att hjälpa en vän i en svår stund för honom.
• Hålla kontakten. Vi är alla upptagna, men det här är ingen anledning att tappa kontakten. Ring, skriv, gratulera nära och kära till deras segrar, uttryck sympati vid misslyckanden, tack och hör av dig bara sådär.

4. Produktivt arbete

Att arbeta hårt och vara produktiv är inte nödvändigtvis samma sak. Du kan arbeta från morgon till kväll, men få minimala resultat. Därför är det viktigt att agera inte bara flitigt, utan klokt: att arbeta på djupet, att koncentrera sig på uppgifter som hjälper till att växa, inklusive professionellt. Leta efter och prioritera möjligheter som gör att du kan lära dig nya saker och göra saker som inspirerar dig.

Vad ska man undanta från prioriteringarna

För att flytta upp något på att-göra-listan måste du avstå från något annat. Här är några aktiviteter du kan göra för att frigöra din tid och energi.

1. Absorbering av sociala medier och innehåll

Att kolla in vad som är nytt på Instagram eller Twitter borde inte vara din prioritet. Här är vad Digital Minimalism-författaren Cal Newport rekommenderar: "Fokusera på en handfull noggrant utvalda onlineaktiviteter som stödjer dina värderingar, och hoppa över resten."

För att underlätta denna process:

• Håll koll på vart din tid tar vägen. Det finns särskilda tjänster för detta. När du ser hur mycket du slösar bort är det lättare att omdirigera den tiden till något annat.
• Gör det svårare för dig själv att komma åt. Ta bort appar för sociala medier för att undvika tristess åtkomst.

2. Uppgifter av lågt värde

Det finns alltid saker som tar mycket tid, men som inte för oss framåt:

• kolla post och svara på brev;
• läsa de ackumulerade meddelandena i jobbchattar;
• göra repetitiva administrativa uppgifter;
• uppfylla någons brådskande begäran.

En sådan omsättning distraherar bara från huvudsaken. Påminn dig själv om att du inte kommer att nå stora mål om du bara gör så små saker hela tiden.

3. Negativ attityd

Vi uppehåller oss ofta vid obehagliga händelser och motgångar, tvivlar på oss själva eller blir arga på andra. Detta förstör inte bara stämningen, utan tar också upp tid som kan läggas på förändringar i livet. Använd följande strategier för att undvika att fastna i negativa tankar:

• Samla en samling komplimanger. När någon har sagt något bra, berömt, tackat, komplimenterat dig, skriv ner det i en anteckningsbok eller spara en skärmdump. När du är på dåligt humör kommer du att må bättre genom att läsa om de vänliga orden.
• Titta på din interna dialog. När du märker negativa tankar om dig själv, föreställ dig att du säger något sådant till en nära vän eller ett barn. Troligtvis kommer du att upptäcka att du är för kritisk mot dig själv.
• Var snällare. Kom ihåg att människor kan ha skadat dig för att de själva upplevde svårigheter. Men glöm inte att vara snäll mot dig själv. Om du känner att personen är giftig, försvara dina gränser eller sluta kommunicera.

Sätter det viktiga först

1. Kombinera alla uppgifter

Säkert har du en lista med arbetsuppgifter och personliga angelägenheter, och olika idéer snurrar hela tiden i huvudet. Det är så svårt att veta vad man ska börja med. Därför är det första steget att samla alla ärenden på ett ställe och markera till vilket datum de ska vara klara. För att göra detta kan du använda papper eller tjänster som Trello och Todoist.

2. Bli av med distraktioner

Blockera åtkomst till tidskrävande webbplatser. Du kan göra detta under hela dagen eller under en viss period när du behöver arbeta utan distraktion. Om detta inte är ett alternativ för dig, stäng åtminstone av onödiga aviseringar.

3. Motstå lusten att byta till något nytt

Det kommer alltid att finnas en ny idé eller uppgift som du vill ta dig an. Men genom att byta från det ena till det andra kommer du inte vidare i det du gör. Även om du blir uttråkad, ge det ett försök. Ge inte upp en vana efter en vecka för att prova en annan. Ta inte på dig ett nytt projekt förrän du har avslutat det nuvarande.

4. Skilj mellan viktiga och brådskande ärenden

Vi tenderar att prioritera uppgifter med deadlines, även om de är mindre viktiga för oss i och för sig. Men aktiviteter som att ringa mormor eller gå en promenad är inte prioriterade, även om de bara gör livet balanserat och ger värdefulla minnen.

Använd Eisenhower-matrisen för att prioritera ärenden. Den har fyra kategorier:

• Brådskande och viktigt: uppgifter som är värdefulla för dig – de måste slutföras så snart som möjligt.
• Ej brådskande, men viktigt: uppgifter som hjälper till att utvecklas – de behöver skrivas in i kalendern.
• Brådskande men oviktigt: uppgifter som kan delegeras till någon annan.
• Icke-brådskande och oviktigt: uppgifter som ska överges.

Försök att göra viktiga saker så mycket som möjligt, och minimera de oviktiga.

5. Hantera inte tid, utan din energi

För att göra detta måste du bestämma när du är mest produktiv och fördela uppgifter baserat på din energinivå. Till exempel:

• Om du går upp tidigt, lägg viktiga saker att göra på morgonen när du är som mest energisk.
• Om du är en nattuggla, gör projekt som kräver koncentration på kvällarna.
• Om du har små barn är din produktiva tid när de sover eller någon annan tar hand om dem. Använd dessa luckor för dina prioriterade uppgifter.

6. Gör en lista över dina åtaganden

Vi tar ofta på oss för mycket, även om vår energi och tid är begränsad. Därför är det bra att regelbundet se över dina skyldigheter:

• Gör en så detaljerad lista som möjligt över vad du lägger din tid på.
• Dela in dessa aktiviteter i kategorier: karriär, familj, hobbyer och så vidare.
• Bestäm hur mycket tid som procentandel du vill lägga på varje kategori.
• Minska antalet mindre viktiga ansvarsområden så att du har tillräckligt med resurser för de viktigaste.
• Gör en att göra-lista varje dag baserat på dina huvudkategorier.

7. Sträva efter att "äta grodan" så snart som möjligt

En groda betyder det svåraste eller obehagligaste på dagen. Till exempel arbeta med ett projekt som du drömmer om att göra, idrotta, skriva tusen ord till en framtida bok. Vanligtvis vill man skjuta upp sådana saker till senare, men det är bättre att göra dem först.

Detta kommer att föra dig framåt och göra allt annat lättare under dagen. Om du "äter en groda" varje dag kommer du gradvis att uppnå större resultat.

8. Fördela uppgifter i block

Detta hjälper dig att bygga ett schema baserat på prioriteringar och inte slösa tid på att byta från den ena till den andra. Så här fungerar metoden:

• Gör en att göra-lista för dagen.
• Dela in uppgifter av samma typ i block, till exempel "Arbeta med post", "Skriva text", "Avbokningar".
• Beräkna hur lång tid det tar för varje block.
• Lägg till block i kalendern en efter en.
• Gå vidare till nästa först när du är klar med den föregående.
• Flytta block i kalendern om det behövs.

Försök att ha minst ett av blocken varje dag ägnat åt dina prioriteringar.

Läs också?

• 7 effektiva planeringsmetoder som hjälper dig att hålla dig på rätt spår
• Hur man blir mer produktiv: 7 huvudregler
• 4 sätt att organisera din att göra-lista så att du kan arbeta smartare