7 mest distraherande saker på kontoret och hur man hanterar dem

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Vi ökar vår produktivitet och lär oss hur man använder tiden effektivt på jobbet.

Tråkigt men sant: I genomsnitt skjuter folk upp 4 timmar om dagen. När vi sitter på jobbet använder vi faktiskt Infographic: How Much of Your Workday Do You Spend Actually Working? bara 60 % (eller ännu mindre) av tiden för att utföra viktiga uppgifter, och resten gör nonsens.

2008 myntade Dr John Taylor termen "chronophagus" (det vill säga "tidsätare"). Och för att kunna kontrollera ditt arbetsflöde måste du känna fienden på sikt.

Distraktioner på kontoret

1. E-post

En genomsnittlig kontorsarbetare får 88 e-postmeddelanden om dagen och kontrollerar hur du kontrollerar e-post gör dig mindre produktiv e-post cirka 15 gånger under den tiden. Att kolla ett e-postkonto är en sorts ritual som de flesta börjar sitt arbete med varje morgon.

Men i verkligheten är detta rent förhalande. När vi gräver upp brevavlagringarna känner vi att vi gör något användbart, men sanningen är att det bara distraherar oss från de riktigt viktiga uppgifterna.

2. Sociala nätverk

Vi behöver alla internet på vårt kontor för att fungera. Emellertid älskar anställda The State of Workplace Distractions att använda webben för personligt bruk också. Till exempel för att hänga på sociala nätverk.

28 % av arbetsgivarna som undersöktes av CNBC.com sa att de sparkade sina anställda för att de missbrukade sociala medier och onlineshopping under arbetstid. Så onlineunderhållning distraherar inte bara din uppmärksamhet, utan kan också få dig att förlora ditt jobb.

3. Fika

Tycker du om att ta en fika med kollegorna mitt på arbetsdagen? Jag slår vad om att du gör. Kaffepauser kan hjälpa dig att få kontakt med dem runt omkring dig och är i allmänhet bara trevliga.

Den genomsnittliga arbetaren spenderar Är en tepaus på jobbet bra för produktiviteten? 24 minuter om dagen för att göra och dricka te eller kaffe. Lägg till detta de obligatoriska samtalen med andra anställda, utan vilka inget te är komplett. Hemskt slöseri med tid.

4. Möten och möten

När du arbetar på ett kontor kommer du säkerligen ständigt att delta i alla typer av möten och förhandlingar och delta i många diskussioner. Även om sådana ingrepp är nödvändiga, är de ofta skrämmande ineffektiva.

Du slösar bort mycket tid på jobbet har bevisat att människor spenderar cirka 31 timmar i månaden på möten och möten. Föreställ dig bara hur mycket användbart du kan göra under den här tiden.

5. Kollegor

Fjärrarbete har sina nackdelar, men här är ett klart plus - tystnad och ensamhet. På kontoret är du berövad denna lyx. Medarbetare runt omkring dig är en av de största distraktionerna, speciellt för att du inte kan påverka dem.

Dina medarbetare kan vara irriterande med sina ändlösa samtal, hög musik, chatta i telefon eller otäcka vanor som att tugga på kontorsmaterial. De älskar också att distrahera dig mitt i arbetet. Vilken typ av flödestillstånd kan vi prata om här?

6. Buller

Miljöbullernivåer påverkar vår produktivitet avsevärt. Och kontoret är fullt av hans källor: utrustning som avger höga signaler, gatuljud från fönster och pratsamma kollegor. Buller på arbetsplatsen kan öka stressnivåerna och orsaka ångest, enligt US National Institute for Occupational Safety and Health.

7. Hunger

Näring påverkar inte bara din fysiska utan även din mentala hälsa. Därför ska du inte svälta dig själv på arbetsplatsen. Du kanske tror att ta en paus för lunch är att slösa bort värdefull tid, men det är du inte. Hunger påverkar din förmåga att fokusera och koncentrera dig negativt, vilket sänker din produktivitet.

Sätt att hantera dem

1. Organisera din arbetsplats

Skräp på skrivbordet kan orsaka stress och hindra din produktivitet. Försök därför att ge dig själv acceptabla arbetsvillkor.

Kontorsarbetare skapar ett stort antal filer varje dag: anteckningar, rapporter, presentationer - det är lätt att gå vilse i allt detta kaos. Organisera det hela i ett system: ägna lite tid åt att organisera data, men sedan kommer du att guidas genom det direkt. Produktivitetsgurun David Allen, till exempel, rekommenderar sitt GTD-system för att rensa upp pappersarbete. Men du kan utveckla din egen - huvudsaken är att det är bekvämt för dig.

2. Ta hand om ljudisoleringen

Anställda som diskuterar viktiga frågor i telefon kan vara mycket störande för kollegor, även om de pratar väldigt tyst. Därför, om du äger ditt eget kontor, ge acceptabel ljudisolering på arbetsplatsen, och effektiviteten hos dina underordnade kommer att öka avsevärt. Du kan också skapa en speciell isolerad plats i rummet för att prata i telefon.

Om du är en vanlig anställd, köp dig hörlurar eller öronproppar för att skydda dig från bullret omkring dig åtminstone lite. Och skona dina kollegor: lämna kontoret när du svarar på samtal.

3. Kontrollera din e-post mer sällan

Kontrollera din e-post två eller tre gånger om dagen, inte mer. Ställ in popup-aviseringar så att de inte distraherar dig medan du arbetar. Forskare fann Att kolla e-post mer sällan minskar stressen att de som kollar sin e-post mer sällan är mindre stressade.

4. Genomför videokonferenser

Medan 23 % av de 7 galna statistikerna om kontorsproduktivitet som kartlagts av CareerBuilder-resursen för kontorsanställda anser att konferenser är ett slöseri med tid, är det fortfarande omöjligt att göra utan en gemensam diskussion om arbetsögonblick. Håll videokonferenser för att hålla kontakten med kollegor utan att bli distraherad. Det här är mycket bättre än bolagsstämmor på något kontor, vart man annars måste gå, lämna allt och vänta på resten.

I Highfives studie VAD VERKLIGEN HÄNDER UNDER DINA KONFERENSSAMTAL (INFOGRAFISK) sa 94 % av de tillfrågade att om man ersätter traditionella möten med videokonferenser, kan de öka produktiviteten. Under sådana möten är människor mindre uttråkade och förblir mer fokuserade, och detta kommunikationsformat tar mycket mindre tid. Du behöver inte lämna din plats för att träffa kollegor, samtidigt som du kan fortsätta arbeta.

5. Spåra var du spenderar din tid

När vi tar på oss en specifik kontorsuppgift lägger vi ofta mer resurser på det än vad det förtjänar. Använd tidsregistreringsappar för att bli mer produktiva. Detta kommer att berätta för dig när du gör dumheter och när du gör användbara saker. Det finns många gratisverktyg där ute som hjälper dig att kontrollera detta.

6. Pausa var 25:e minut

Du ska inte arbeta för slitage: det är olönsamt i längden. Överansträngning minskar din vakenhet och koncentrationsförmåga. Ta pauser för att vila från jobbet, men rasterna är kontrollerade – annars riskerar du att förlora värdefull tid.

Använd Pomodoro-tekniken för att bestämma när du ska ta en paus. Denna metod rekommenderar att du tar en paus på fem minuter efter var 25:e minut av ansträngande arbete. På så sätt kommer du att kunna använda din tid effektivt och få mer gjort. Du kan använda timern för att hjälpa dig komma ihåg när du ska vila och när du ska arbeta.