Hur man är den mest produktiva medarbetaren på kontoret och ändå går hem klockan 17:30

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Ibland verkar att-göra-listan oändlig för oss. Bara genom att titta på det känner vi oss redan utmattade av hårt arbete. Alla plågas vi av frågan om hur man ska vara produktiv, att hinna med alla arbetsuppgifter, men samtidigt att inte spendera dagar och nätter på jobbet. I den här artikeln ska vi försöka svara på det.

Det här är Cal Newport. Och han kan kallas verkligt produktiv, eftersom han:

• en professor vid universitetet, som tillbringar där på heltid och, förutom par, anordnar olika aktiviteter för studenter;
• skriver sex (eller till och med fler) artiklar per år för vetenskapliga tidskrifter;
• författare till fyra utmärkta böcker och arbetar för närvarande på en femte;
• omtänksam make och far;
• har en blogg om produktivitet och effektivitet, som regelbundet uppdateras med nya inlägg.

Trots allt ovanstående slutar han jobbet klockan 17.30 och gör sällan affärer på helgerna.

Nej, han är ingen superhjälte och har inte ett team på 15 hjälpare. Låt oss sluta vara avundsjuka på sådan organisation och effektivitet för en minut och tänka på hur Cal lyckas göra allt.

Nedan hittar du tips som hjälper dig att lära dig hur du effektivt kan hantera din tid, sluta vara lat, bara börja göra mer och lämna kontoret för hemmet klockan 17:30. Så, låt oss börja.

1. Att göra-listor är onda. Schemalägg själv

Att göra-listor är värdelösa i sig. De är bara ditt första steg. Du måste skapa ett tydligt schema för dig själv. Varför då? Detta hjälper dig att planera vad du faktiskt kan göra. Detta gör att du kan slutföra en specifik uppgift exakt när du kan utföra den mest effektivt, och inte bara för att den är nummer fyra på listan.

Så länge du inte har ett specifikt datum och tid på din lista för varje uppgift är du bara önsketänkande.

Cal Newport

Planering uppmuntrar dig att konfrontera verkligheten. Du har en begränsad tid och ett specifikt antal uppgifter. Men du kan inte avgöra exakt hur lång tid varje uppgift kommer att ta för dig. När du tar en titt på hela arbetsomfattningen kommer du att kunna tillbringa varje arbetstimme produktivt, pressa mer ur det och arbeta var och när och där det är bekvämare för dig.

Experter är överens om att om du inte beräknar den exakta tiden det kommer att ta att slutföra uppgifter, då dömer du dig själv att misslyckas i förväg.

Säkert tror många av er nu att de flesta uppgifter dyker upp plötsligt och inte går att förutse och planera. Ja, självklart, sådana plötsliga uppgifter är väldigt svåra att inkludera i ditt schema. Men för detta behöver du inte vara sju spann i pannan. Allt kan förändras när som helst. Trots det måste du ha en plan, annars kommer du att slösa bort din egen tid.

Vill du sluta vara en förhalare? Schemat hjälper dig.

Cal Newport

Insikten om att du har en tydligt planerad arbetsomfattning minskar redan lusten att skjuta upp med att göra saker. Man tänker inte på om man ska jobba eller inte nu – beslutet är redan taget.

Låter det här överdrivet ordnat och inte för roligt för dig? Tänk fel.

Forskning visar att det är en bra idé att schemalägga inte bara arbetstid utan även fritid. Så du kommer att förbättra din livskvalitet: levnadsstandarden för människor som tydligt planerar även sin fritid är mycket högre än för de som inte gör det.

Okej, vi dumpade att göra-listan och satte ihop ett specifikt schema. Låt oss nu lära oss hur man prioriterar, för du kan inte jobba 24 timmar om dygnet, eller hur?

2. Anta att du ska åka hem klockan 17:30 och planera sedan vad du ska göra innan den tiden

Arbetet kommer att ta upp all tid du ger det. Ge henne 24 timmar, sju dagar i veckan, och var säker, jobbet kommer att förbruka alla dessa 168 timmar.

Man måste sätta gränser om man vill balansera jobb och privatliv. Tidsbrist kommer att bidra till din effektivitet.

Sätt en deadline för dig själv: du lämnar jobbet klockan 17.30. Och planera sedan mängden uppgifter som du kan bemästra vid den här tiden.

Cal kallar detta snäva schema för prestation.

Du kan också gå åt andra hållet: skapa dig det perfekta arbetsschemat för en bums och sedan göra precis tvärtom. Arbeta hårt och hårt utan att tycka synd om dig själv. Lita på mig, när du arbetar hårt kommer smarta och användbara lösningar att hitta dig på egen hand.

Men glöm inte att du måste skydda dig mot överarbete. Du ska känna att du har kontroll över ditt schema. Ju mer du känner att du har kontroll över situationen, desto mindre stress upplever du.

Okej, du föreställer dig den perfekta dagen för en bums och gör tvärtom. Detta kommer att hjälpa dig att effektivt hantera dina nuvarande uppgifter. Hur är det med långsiktiga projekt?

3. Gör en plan för den aktuella veckan

Jag tror att du kommer att hålla med om att kortsiktiga planer inte är coola längre. Om du bara tänker på idag kommer du aldrig att ligga före.

Vill du skriva böcker, vara med i olika aktiviteter, forska och samtidigt vara en bra förälder? Du behöver en specifik plan för veckan.

Cal Newport

Människor gillar inte att titta på långsiktiga planer, men de glömmer hur mycket nytta de kan ge dem. Jag vet vad jag gör varje timme, dag, vecka, månad i mitt liv. Tycker du att det här är svårt? Lättare än du tror. Det tar en timme på måndag morgon. Endast.

Måndag morgon gör jag en plan för veckan. Jag går igenom min mail, funderar på vad jag behöver göra, kollar i min kalender och funderar på hur jag ska planera min tid så här. När jag väl har en plan mailar jag den till mig själv, nu kommer jag alltid att se den i min inkorg. Här kan jag observera det varje dag, och jag kan också alltid återvända till det många gånger om dagen om jag plötsligt glömmer mina prioriteringar.

Och Cal har rätt. Du spenderar din tid mer effektivt när du följer en plan.

Du kanske tror att det räcker att bara tänka igenom alla kommande uppgifter för veckan i ditt huvud, men det är inte nödvändigt att skriva ner dem. Nej, det är inte så.

Om du skriver en plan för angelägenheter, desto mer sannolikt kommer du att hålla fast vid den: du kommer att ha något påtagligt, inte idealiskt, det kommer att påminna dig om dina prioriteringar.

Så du har nu ett tydligt schema och en veckoplan. Men man känner att något annat saknas. Och du tänker rätt.

4. Gör färre uppgifter, men gör det med passion

Du tänker förmodligen något i stil med: "Jag har bara för mycket att göra. Jag kommer aldrig att kunna klara av dem under den tilldelade tiden."

Och Cal medger att du kanske har rätt. Men du ska inte ge upp eller jobba i panik förrän 22:00.

Du borde ha mindre att göra än du har nu. Kom ihåg att inte alla dina angelägenheter är så viktiga som de kan verka. Du säger ja oftare än du borde. Fråga dig själv: "Vad är verkligen värdefullt för mig i livet?" Och sedan skära bort så mycket onödigt som möjligt.

Cal Newport

Vi är alltid uppskattade för det vi är bäst på. Så om du vill bli framgångsrik, bli inte överväldigad, låt dig göra färre uppgifter, men du kommer att ha möjlighet att utföra dem bättre. Folk säger ja för ofta. Jag säger nej till många och många. Jag undviker skoningslöst uppgifter som slappnar av om jag känner att de inte spelar någon roll för mig.

Du känner att du inte har någon tid alls, men John Robinson, en tidshanteringsspecialist, håller inte med dig och tror att vi idag kan ha mycket mer fritid än någonsin.

Han insisterar på att moderna människor inte arbetar hårdare än sina föregångare (även om de flesta av oss tror något annat). Forskning visar att under de senaste 40 åren har människor spenderat mycket mindre tid på att slutföra arbetsuppgifter och är mycket mer benägna att engagera sig i improduktiva distraktioner. Alla har, enligt John, tid att vila.

Vad är slutsatsen av detta? Du känner att du inte har tid eftersom det slits sönder till irriterande små uppgifter som dränerar ditt liv och dig.

Så gör mindre. Men gör det "mindre" med passion och spänning.

Dina planer är strukturerade och de passar perfekt in i ditt schema. Men en fråga är fortfarande öppen: vilka uppgifter ska du utföra?

5. Var mindre uppmärksam på små uppgifter – fokusera på det som är av högre prioritet

På jobbet gör vi olika saker. Småsaker som att analysera e-post, aktuella och, om du tänker efter, inte alltid nödvändiga möten och avlyssning av nästa kontorsskvaller kräver ingen speciell mental ansträngning från oss. Du använder inte dina talanger här. Om du är engagerad i någon viktig verksamhet, så kräver det aktivering av alla dina förmågor och färdigheter. Detta leder till kvalitetsresultat.

Vad är problemet med små uppgifter? Vi drunknar i "grunt vatten".

Människor som ofta jobbar helger och nätter känner att de gör mycket mindre än de som säger hejdå till jobbet klockan fem på kvällen. Det beror på att de jobbar mycket, men betydelsen av arbetsuppgifterna de utför är inte stor.

Det är osannolikt att någon blev vd bara för att de svarade på alla mejl eller deltog i ett onödigt mindre möte. Ja, noggrant utförande av även små uppgifter kommer att rädda dig från att bli avskedad, men du kommer att kunna utvecklas först när storskaliga uppgifter blir din främsta prioritet.

Ha tid att uteslutande ägna dig åt prioriterade uppgifter. Hur startar man denna svåra verksamhet?

Det viktigaste är att sluta kolla din e-post först på morgonen.

Tim Ferris Bästsäljande författare till How to Work 4 Hours a Week

Försök att inte kolla din e-post under de första två timmarna efter att du vaknat. Det är till och med svårt för vissa människor att föreställa sig detta, de kommer säkert att ha frågor som: "Hur kan jag göra det här? Jag måste definitivt kolla min mail, annars kommer jag inte att kunna ta mig till jobbet." Du kommer att bli förvånad över att veta att detta i de flesta fall inte alls är fallet.

Ja, du kanske verkligen borde gå in i din e-post och samla information som gör att du kan slutföra uppgiften till 100 %. Men du kan först slutföra det med 80 eller 90 % och först sedan krypa in i dina brev för ytterligare information. Så du kommer att rädda dig själv på morgonen från onödig och främmande information, till vilken din uppmärksamhet definitivt kommer att växla, och du kommer att kunna ägna dig uteslutande åt arbete.

Så hur knyter vi ihop allt ovanstående? Konstigt nog, bara för att sammanfatta.

Cal gav oss fem bra tips:

1. Att göra-listor är onda. Gör ett schema för dig själv.
2. Anta att du ska åka hem klockan 17:30 och planera sedan vad du ska göra innan den tiden.
3. Gör en plan för den aktuella veckan.
4. Gör färre uppgifter, men gör det med passion.
5. Var mindre uppmärksam på små uppgifter – fokusera på högre prioritet.

Nu låter orden "schema" och "planer" kallt för dig, och du förstår inte de specifika fördelarna som de kommer att ge dig. Men när du väl gör dem till en del av ditt liv inser du att du har ledig tid för familj och vänner. Dessutom kommer du att göra saker som du kan vara stolt över.

Cal Newport

Intellektuellt arbete är faktiskt mästerligt arbete. Men det är inte så svårt som det verkar: du håller inte på med träsnideri, utan arbetar med information. Du utvecklar idéer. Man måste skilja agnarna från vetet och ibland skapa idéer av råvaran. Om du börjar titta på denna process ur en mästares perspektiv kommer du att bli gladare, mer nöjd med ditt arbete och, naturligtvis, mer framgångsrik i ditt yrkesliv.

Välj vem du vill vara: en återstående kontor eller en framgångsrik kreatör?