Hur man gör mer på det nya året

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

För att förstå hur du kan öka din produktivitet måste du först veta exakt vad du lägger tid på. För att göra detta, håll koll på vad du gör under dagen. Sedan på kvällen kommer du att se vad som inte kunde ha gjorts, och vad det var värt att avsätta mer tid till.

Om din arbetsdag huvudsakligen är sammansatt av olika möten (om du till exempel är läkare eller jurist) är detta upplägg inte speciellt lämpligt för dig. Den kan dock även användas utanför arbetstid om du märker att dina kvällar och helger passerar obemärkt förbi när du tittar på tv-program och sociala nätverk.

Behandla tid som mat

Den korrekta fördelningen av tid ges till oss med sådan svårighet, eftersom tiden i sig är ett mycket vagt begrepp. Det kan inte ses eller röras, även forskare argumenterar fortfarande om dess natur.

Så försök att tänka på tid som något mer specifikt, som mat. Tendensen att bli distraherad liknar skräpmatsugen. Ett slöseri med tid är att vara överviktig. Och lösningen på problemet (att hålla koll på tiden) är att föra matdagbok.

Vad är den allmänna användningen av matdagböcker? För det första, för överviktiga människor, kan bara veta vad de äter ibland komma som en chock. Alla möjliga snacks och desserter verkar inte räknas förrän du ser dem räknade på papper. Att förstå vad du äter, den hälsosamma känslan av skam och det ansvar som följer med att journalföra leder sammantaget till att du går ner i vikt snabbare.

Samma överväganden gäller vid registrering av nedlagd tid. Så om du funderar på att bygga dina produktivitetsmuskler, börja spåra hur du spenderar din tid.

Fördelar med tidsregistrering

För att hålla reda på din tid måste du noggrant registrera timmar och minuter som spenderas på en dag, under flera veckor eller till och med månader. Hur paradoxalt det än kan låta tar själva processen också tid.

Låt oss först ta en titt på fördelarna med att spåra tid och sedan gå vidare till tips som hjälper dig att komma igång.

1. Detta är grunden för andra produktivitetstekniker

Vi börjar inte styrketräna utan att bestämma vilken startvikt vi kan lyfta. Detsamma bör göras när man försöker skapa nya vanor och öka produktiviteten. Om vi inte vet exakt hur och vad vi lägger vår tid på, kommer vi helt enkelt inte att kunna beräkna tiden för olika saker korrekt och kommer ständigt att vara missnöjda med oss själva.

Om du till exempel inte märker att du spenderar en hel timme om dagen på sociala nätverk, hur kan du bli av med denna vana? Du kommer bara att tro att för att vara mer produktiv måste du göra dina att göra-listor annorlunda. Även om du bara behöver blockera Facebook eller VKontakte.

Att spåra tiden du spenderar hjälper dig att ta reda på vilka produktivitetsstrategier du verkligen behöver.

2. Du kommer att upptäcka att du överskattat dina tidskostnader

Nu klagar alla över att de ständigt är upptagna och inte har tillräckligt med tid. Men vad händer om denna känsla är ett problem med uppfattningen, och inte det faktiska tillståndet? Det är möjligt att det beror på att du felaktigt uppskattar hur lång tid det tar dig att göra olika saker.

När vi tittar på våra rutiner överdriver vi hur mycket tid som kommer att behöva läggas på vissa uppgifter. Och detta avskräcker oss från att börja jobba eller börja nya hobbyer. Och ibland lägger vi till och med mer tid på en åtgärd än vad som är nödvändigt.

Naturligtvis verkar inte alla fall bara ta tid. Vissa är verkligen tidskrävande. Men genom att spåra din tid över flera veckor kommer du att märka att vissa uppgifter slutförs snabbare än du trodde. På så sätt kan du hinna med något som du inte hunnit göra tidigare.

3…. eller underskattad

Lika ofta underskattar vi vår faktiska tid.

Tendensen att överdriva den tid som till exempel läggs på olika hushållssysslor kommer av att vi finner sådana uppgifter mer betungande.

Tid som spenderas på aktiviteter som inte kräver stress brukar flyga förbi. Det är dessa åtgärder som måste uteslutas från din dagliga rutin.

4. Det utvecklar en känsla av ansvar

När du satt runt en timme på Internet och sedan återvände till jobbet är det mycket möjligt att ingen annan märkte detta. Det visar sig att denna timme helt enkelt har sjunkit i glömska. Ja, du känner skuld ett tag, men sedan glömmer du bara bort det och slösar bort ytterligare en timme eller två dagen efter.

Men när vi håller koll på vår tid måste vi också skriva ner denna bortkastade timme. Här blir reaktionen en helt annan. Inspelningen "Jag var på internet från 12:00 till 13:00" kommer att orsaka en mycket större känsla av skuld än bara tanken: "Åh, det har gått en timme till." Du måste erkänna att du slösat bort en timme.

Naturligtvis, när jag tittar på mina anteckningar på kvällen, vill jag se att dagen inte var förgäves. Om du slösade bort tid idag och skrev ner det, kommer det imorgon att vara lättare att inte bli distraherad.

5. Det hjälper dig att göra mer

Ibland, när du analyserar dina handlingar ett tag, upptäcker du att du verkligen inte har något att göra. Du slösar bort din tid på bagateller för det skadar egentligen inte ditt jobb.

Om du kan göra ditt jobb och fortfarande har tid, men ändå känner att dagen är improduktiv, kan du ta på dig fler uppgifter. Om du arbetar för dig själv och kan hantera ditt eget schema, leta efter nya kunder eller leverantörer eller utveckla din webbplats. Om du arbetar för ett stort företag, fråga ledningen om det finns några nya projekt du kan ta dig an. Det är osannolikt att du kommer att bli nekad.

6. Detta lär dig att inte bli sprayad på flera saker samtidigt

Alla vet att multitasking bara är ett hinder för produktiviteten. Och själva idén med multitasking är bara en myt. Vi gör faktiskt inte flera saker samtidigt, utan växlar väldigt snabbt från en uppgift till en annan om och om igen. Våra hjärnor är inte byggda för multitasking, så vi missar oundvikligen något eller gör det inte bra.

När vi spårar tid håller vi koll på varje uppgift. Och för varje uppgift avsätter vi en viss tid, åtminstone för att göra det lättare att föra journaler. Vi är till och med på något sätt stolta när vi konstaterar att en timme eller två ägnades åt en viktig uppgift.

Med tiden kommer du att utveckla förmågan att fokusera på en sak och du kommer inte längre vilja kombinera flera uppgifter och bli distraherad från viktigt arbete. Med största sannolikhet kommer du att kunna avsätta en halvtimme eller en timme om dagen för olika små uppgifter och göra dem alla på en gång.

Hur du exakt och effektivt spårar din tid

Här är tre nyckelregler som gör din tidsregistrering mest effektiv:

• Ärlighet … Ingen annan än du kommer att se dessa skivor, så försköna dem inte. Om du inte är ärlig mot dig själv, varför bry dig om den här verksamheten överhuvudtaget?
• Beständighet … Det kommer att ta dig minst två veckor att få en komplett bild av vad du lägger din tid på. Ta bara anteckningar när du lever i din normala takt (inte före semester eller semester).
• Noggrannhet … Tänk inte i timmar, utan i minuter. Till exempel, under de tidiga dagarna, skriv ner alla dina handlingar från morgon till kväll med precision i varje minut. Sedan kan du gå till 5-, och senare till 15-minutersintervaller.

Det finns två sätt att spåra tid:

• Tidsintervall … Till exempel från 9:00 till 9:15. Ställ in en timer var 15:e minut (åtminstone först, sedan kan du öka tidsintervallet) och skriv ner vad du gjorde.
• Uppgifter … Tänk på dina egna saker och gör en anteckning varje gång du startar något annat.

Prova båda metoderna och bestäm vilken som fungerar bäst för dig. Skriv först ner allt till minut. Detta kommer att hjälpa dig att förstå hur mycket tid varje uppgift faktiskt tar och hur din dag generellt är uppbyggd. Sedan kan du spåra tiden med vissa intervall. Det gör det lättare att planera saker och lägga märke till när du oftast är distraherad.

Du kan också lägga till korta anteckningar till dina anteckningar. Till exempel, bredvid posten "Läsning", ange vilken bok eller tidning du har läst. Bredvid objektet "På väg" kan du markera vädret eller vad du lyssnat på (podcast, ljudbok, musik), och bredvid posten "Lekte med barnet" nämna ett specifikt spel. Så en enkel tidsregistrering blir praktiskt taget en dagbok. Du behöver inte göra det här, men du kanske gillar det.

Efter två veckor blir tidsregistrering en vana. Nu behöver du inte skriva ner alla dina handlingar så noga. Var bara uppmärksam på tiden (åtminstone under arbetsdagen) och se om du gör det bästa av det. Om du känner att du ofta är distraherad, gå tillbaka till anteckningarna.

Även om du inte längre spårar tid alls efter detta tvåveckorsexperiment, försök att kontrollera dig själv ungefär en gång om året för att se hur dina vanor förändras.

Digitala verktyg

Det finns massor av digitala assistenter där ute som automatiskt spårar hur du spenderar din tid. Och även om de kan vara användbara (särskilt om du inte har gjort anteckningar på flera timmar och har glömt exakt vad du gjorde vid ett eller annat ögonblick), bör du fortfarande inte lita på dem helt. Det är bara du själv som vet vad du gjorde på någon sida - jobbade eller stökade. Ansökan kommer inte att avgöra detta för dig.

• … Detta program körs i bakgrunden och spårar hur mycket tid du spenderar på olika webbplatser och applikationer. Den är lämplig för olika operativsystem, inklusive Android. Du kan också sätta upp mål och spåra din produktivitetstillväxt i programmet.
• … Även om det här programmet ursprungligen var avsett för frilansare, borde det vara bra för alla. Den har praktiska diagram som visuellt återspeglar dina framsteg.
• (endast iOS). Lägg bara till dina vanliga uppgifter, klicka på dem när du börjar och när du är klar klickar du på nästa. Den föregående uppgiften kommer att slutföras automatiskt och applikationen ställer in själva tiden.
• … Precis som ATracker är det en slags kombination av digitalt och analogt. Du använder en digital enhet, men endast för att föra register. Evernote kan användas som en vanlig pappersanteckningsbok.

Analoga anläggningar

• … Under veckan (vilket är dina 168 timmar), registrera vad du gör, dela upp dagen i 15-minutersintervaller. Håll din kalender nära till hands, till exempel på skrivbordet eller i köket. Om ett par veckor kommer du att förstå vad du brukar lägga tid på och hur du kan anpassa din rutin.
• Vanligt anteckningsblock. Inte konstigt att detta anses vara en klassiker. Skriv bara ner när du är klar med en aktivitet och påbörjar en annan, och lägg till förklaringar om det behövs. Om du till exempel läser en artikel på Internet för jobbet, markera den i enlighet med det, istället för att bara skriva "Läs en artikel på Internet."

Slutsatser

När du bläddrar igenom dina anteckningar på kvällen och ser en välanvänd dag kommer du att känna att du verkligen förtjänar din vila och sömn. Spårningstiden kommer att förändra inte bara hur du spenderar varje minut och varje timme, utan i allmänhet din uppfattning om livet.

Lägg tid på det som verkligen betyder något. Spåra din tid. Förändra ditt liv.