David Allen: Hur du får ordning på ditt liv

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

David berättar om informationsflödet omkring oss och hur man hanterar informationsöverbelastningar, om de verkligen finns.

Jag slår vad om, David, de flesta som läser den här artikeln känner sig nu fastnade i affärer - post, sms, telefonsamtal - 24 timmar om dygnet. Har stress tagit andra former idag?

Människor känner sig nu överväldigade eftersom de inte upplever den verkliga stress som våra förfäder upplevt under en ganska lång historia. Huvudmålet var att överleva. Och vad som är intressant, det var just en sådan krissituation som fick en person att bete sig mer lugnt: samla in och bearbeta information snabbt, fatta snabbt beslut och lyssna på sin intuition. De fokuserade bara på en sak – att överleva till varje pris!

Men när du berövas den här krisen börjar världen omkring dig överväldiga dig med småsaker, du är mitt i en översvämning: skatterna har ökat, kylan har torterat, skrivaren tuggar på papper … Och allt detta skräp från våra elektroniska enheter 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan!

För att klara detta flöde behöver vi återfå vår förmåga att fatta snabba beslut och allokera begränsade resurser. I allmänhet har ingenting förändrats sedan antiken. Den enda skillnaden är hur många fler beslut människor måste fatta nu.

Om du inte kan fokusera på något måste du lära dig att urskilja vad som är viktigt för dig nu i din värld. Hur prioriterar vi allt skräp som omger oss? Du behöver tankekartor för att vägleda dig. Det borde finnas en karta som talar om för dig vad du bör göra under de kommande tre åren och vad under de kommande tre minuterna. Och det här är olika kort. I grund och botten kan din kalender också göra ett bra jobb. Huvudsaken är att han svarar på frågan: vad ska jag vara uppmärksam på nu?

Vilka verktyg använder du personligen för att bli mer produktiv?

Jag använder Lotus Notes eftersom vi använder det som ett företagsprogram. Min vän Eric Mack har utvecklat ett tillägg som gör att jag bekvämt kan använda min kalender, e-post och att göra-lista här. Allt detta är synkroniserat med min BlackBerry, eftersom vi ännu inte har konfigurerat den här funktionen för iPhone, men vi försöker rätta till detta missförstånd så snart som möjligt.

Jag använder TheBrain och MindManager. De skiljer sig i funktionalitet och tjänar till att lösa väsentligt olika problem.

Vad annars? Jag har också en liten anteckningsbok. Idéer kommer ibland ikapp på de mest oväntade platserna, och du måste skriva ner dem omgående. Därför finns papper kvar i mitt liv som det enklaste sättet att snabbt fixa något.

Men jag fortsätter att leta efter nya verktyg som hjälper mig att hantera min tid och mina resurser. Till exempel började min iPad gradvis förvandlas från en leksak till en ganska funktionell pryl. Men det är fortfarande väldigt klumpigt, jag gillar bara en applikation från Adobe där man kan rita de enklaste formerna. Du kan leka med den, men den kan inte ersätta en vanlig whiteboard än. Så jag är långt ifrån högteknologi i detta avseende. Jag använder också Microsoft Office. Jag arbetar på en Mac, men jag har Parallels.

Och hur är det med riktiga, icke-elektroniska instrument?

Åh, jag har en riktig korg där jag lägger alla mina anteckningar. Det här är min räddare, det här är en korg som heter "Jag vill inte tänka på allt det här nu." Det viktigaste är att inte glömma att gå tillbaka till den här korgen tills allt är mögligt där. Och även om jag bara kastar ut 80% av mina anteckningar, så frigör det mitt huvud väldigt bra: jag kastade det i korgen och glömde det, sedan återvände jag och bestämde mig för om det var nödvändigt eller inte.

Det skulle verkligen vara trevligt att göra allt detta elektroniskt. Men det finns ett problem som kan karakteriseras enligt följande: utom synhåll - utom sinne! Den fysiska riktiga korgen skymtar ständigt framför dina ögon, och det är lätt att glömma bort elektroniskt skräp. Jag känner många människor som är bekanta med högteknologi, och ändå går de tillbaka till papper, för det är mycket mer uppenbart. Du behöver ha stark viljestyrka och självdisciplin för att återgå till det som ligger någonstans i datorn.

Det sägs nu mycket om att vi är utsatta för informationsöverbelastning. Vad kan du säga om detta?

Vad är informationsöverbelastning? Om det verkligen var det skulle du kunna gå in i biblioteket och falla död. Eller gå till Internet och explodera, spridda i små bitar.

Faktum är att den plats som är mest mättad med information är samtidigt den mest avkopplande – det är naturen. Så många olika bilder, ljud och lukter omger oss. Har du förresten hört talas om sensorisk deprivation? Du kan bara bli galen om du inte känner allt detta på länge.

Här är poängen en annan. Det finns många saker i naturen som bär information, men bara ett fåtal av dem är verkligen meningsfulla för oss, till exempel: djur, bär eller nässlor. Problemet med e-post är inte att den innehåller mycket information, utan att vi utifrån denna information måste vidta några åtgärder eller fatta något beslut. Och när du får ett brev, oavsett från vem: från en kusin eller från en chef, förbereder du dig, innan du öppnar det, på att åtgärder kommer att krävas av dig. Du bläddrar redan igenom alternativen för vad det här brevet kan innehålla: "det här kan vara viktigt, mycket viktigt, det kommer att få mig att ändra mina planer …" Multiplicera nu dessa tankar med antalet brev du får per dag.

Dessutom är spridda tankar och oförmåga att koncentrera sig en stressfaktor och en stark broms på prestationsförmågan. På jobbet tänker man på hushållssysslorna och hemma tänker man på jobbet. Du är överallt och du är ingenstans. Och under hela dagen följer en tråkig känsla av ångest med dig.

Återigen, ingenting har förändrats mycket, förutom frekvensen med vilken det händer. På 72 timmar kan du och jag få så mycket information som kommer att förändra vårt fokus och prioriteringar, vilket våra föräldrar inte fick på en månad. 1912 pratade någon om telefonen på samma sätt som de säger om e-post: "åh, det kommer att förstöra livskvaliteten", "samtal kommer att bli ytliga och obetydliga", "alla kommer bara att distraheras av det"! Låter det bekant, va?

Och 1983 ansågs en man med en liten dagbok i fickan vara en produktivitetsnörd.

Vår tidning har publicerat många artiklar om teknikens möjliga inverkan på mänsklig kunskap och förmåga att tänka. Till exempel: "Gör Google oss dumma?" Hur tror du att mänsklig visdom och tankeförmåga förändras till det bättre eller till det sämre?

Tja, du hade förmodligen uppslagsverk i barndomen. Och du läser till och med dem i hopp om att lära dig mer om världen. Vad har förändrats, förutom att tillgången till kunskap har blivit ett enormt antal gånger enklare? Vi lever i en fantastisk tid, jag tycker att det är fantastiskt att vi enkelt kan kommunicera så här, samtidigt som vi befinner oss i olika delar av världen.

Tänk bara på vilken framgång en person kan uppnå med en processor i huvudet! Förutsatt att han blir den enda, förstås. Men om du förblir den sista personen på jorden kommer du inte längre att behöva planerare eller GTD alls.

Svara på huvudfrågan, vad är det viktigaste en person behöver komma ihåg så att han kan känna fullständig kontroll över sitt liv?

Allt ska laddas upp från din hjärna till externa medier. Jag vet inte vad som kan vara lättare! Registrera vad som är viktigt (även potentiellt), förtydliga vad dessa saker betyder för dig och spara resultaten så att du alltid kan gå tillbaka ett steg och titta på saker mer allmänt.

I grund och botten handlar allt om en sak: sluta använda din hjärna som en plats för att samla in och organisera all information du bryr dig om. Om du försöker hålla allt detta i ditt huvud, kommer du snart att finna kvicksand där allt omedelbart kommer att sjunka. Jag drömmer om en strålande framtid när vi helt kan befria våra huvuden från skräp och ägna våra sinnen uteslutande åt kloka tankar.