Hur man är produktiv i öppna utrymmen

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

En life hacker kom på hur man stoppar kontorsstrider när det är täppt för vissa, medan andra blåser, minimerar buller och gör öppna ytor till en trevlig plats att arbeta effektivt på.

Varför öppna ytor är dåligt

Öppna kontor har varit kända sedan Henry Fords ingenjörers dagar och är fortfarande en av de mest populära typerna av planering. Flera studier visar att det här formatet har överlevt sin användbarhet: arbetseffektiviteten är lägre än i skåpliknande kontor, och anställda tröttnar snabbare och klarar sig mindre bra.

De största problemen med öppet utrymme:

1. Det oväsen som människor och maskiner gör.
2. Risken för smittspridning om någon av de "ansvariga" kollegorna kommer till kontoret sjuk.
3. Misslyckande att nå arbetsflödestillstånd på grund av frekventa avbrott och möten.

Om du jobbar bäst på morgonen eller på kvällen, när de flesta av dina kollegor inte är på jobbet, och på två timmar gör det du inte gjorde under de andra sex, titta närmare på våra rekommendationer.

Lämnar kontoret

Flexibel arbetstid

Om formatet på ditt arbete tillåter, använd ett flexibelt schema. Det är bättre och bekvämare för vissa att arbeta på morgonen, när de flesta av deras kollegor inte är på jobbet ännu, medan andra vaknar sent på eftermiddagen.

Följ dina biorytmer.

Det kan vara svårt att komma överens om ett sådant schema med dina överordnade, men det är värt att åtminstone ge det ett försök. Om uppgiften är klar, vilken skillnad gör det under vilken tidsperiod?

Förlagets praktik där jag arbetade har visat effektiviteten i detta tillvägagångssätt. Endast anställda som var knutna till kundtjänst och säljare hade en tydlig start och slut på arbetsdagen. Redaktionen, marknadsföringsavdelningen och andra avdelningar började formellt arbeta klockan 10:00, men även inom en avdelning fanns det utmärkelser för ugglor och lärkor.

Övergång till partiell fjärrkontroll

Erfarenheterna från 37Signals, ett företag som nästan helt består av distansanställda, har visat att det är viktigt för människor att arbeta effektivt för att passera fyra timmar om dagen online. De övriga fyra timmarna arbetade folk enligt sitt eget schema.

Detta gjorde det möjligt för det USA-baserade företaget att samla programmerare från Hongkong, Ryssland, Danmark, Sverige och olika amerikanska städer i sitt team. Du kan läsa mer om detta i boken”Fjärr. Kontoret är valfritt”, skrivet av ägarna till företaget Jason Fried och David Hensson.

Vi föreslår inte att du lämnar kontoret och helt byter till distansarbete, eftersom ett sådant schema kommer att vara mycket svårt att samordna med din chef.

Men till exempel före leverans av ett projekt eller innan någon ansvarsfull deadline är det fullt möjligt att komma överens om ett par dagars arbete hemifrån för att maximalt fokusera på uppgiften.

Om närvaro på kontoret fortfarande är nödvändig

Vi förhandlar med kollegor

En av de mest irriterande sakerna är icke-affärsmässiga samtal, som lyssnas på av alla kollegor som råkar vara i närheten. Ta med diskussioner till ett konferensrum eller kök.

Utnämningen av möten och diskussion om andra arbetsmoment, information om vilka endast berör en del av människor, överföring till e-post, Skype, Telegram eller någon annan budbärare som är bekväm för de flesta anställda.

På kontor som har ett flexibelt arbetsschema finns fortfarande en föreskriven start på arbetsdagen. Håll med om att efter den officiella klockan 09.00 hälsar alla som kommit in efter inte hela rummet och distraherar inte redan arbetande kollegor.

Gör det till en regel att växla telefonen till tyst läge och lämna rummet när du får ett samtal.

Kom inte till jobbet sjuk och utsätt därmed inte dina kollegor för risker.

Danska forskare genomförde en studie av 2 403 anställda som arbetar på olika typer av kontor och kom fram till att människor från öppna utrymmen blir sjuka 62 % oftare än anställda som har ett personligt konto.

Sätt upp ett schema för sändning, då slipper du missnöje som blåser på någon igen. Att gå ut i korridoren och stretcha i 10 minuter är bra för både dina ögon och din produktivitet.

Om dessa regler är preciserade i företagets policyer och arbetsbeskrivningar kommer ingen att bli förolämpad när du taktfullt påminner dem om dem.

Köper brusreducerande hörlurar

Bli av med det påträngande brummandet med brusreducerande hörlurar. Den är av två typer: aktiv och passiv.

Passiv brusreducering uppnås genom att blockera externa ljud med täta öronkuddar eller proppar. Och här, när du väljer ett enda recept, finns det ingen. Det är nödvändigt att mäta många par för att välja vad som är bekvämt specifikt för dig och kommer att gilla ljudet.

Hörlurar med aktiv brusreducering är mer effektiva för att dämpa främmande ljud, men de är också mycket dyrare. Deras funktionsprincip bygger på det faktum att en extra mikrofon är installerad på hörlurarna, som tar upp externa ljud och återger dem i motfas.

Det rytmiska brummandet från datorer, ventilation och skrivare försvinner helt så fort du tar på dig hörlurarna. För att sluta höra och samtala räcker det med att slå på lämplig musik.

För vissa personer kan aktiva brusreducerande hörlurar orsaka yrsel eller huvudvärk. Och poängen här är inte i kvaliteten på själva hörlurarnas prestanda, utan i de anatomiska egenskaperna hos en viss person och hans vestibulära apparat.

För att inte slösa bort dina pengar, be vänner som har sådana hörlurar att låna dem i ett par dagar, eller fråga butiken om returalternativen innan du köper om hörlurarna inte fungerar för dig.

Enligt konsumentskyddslagen och artikel 502 i civillagen kan du returnera en produkt av god kvalitet till butiken inom 14 dagar från inköpsdatumet. Men butiken kan insistera på att dessa hörlurar är tekniskt komplexa föremål som inte kan returneras eller bytas.

Vi är engagerade i ombyggnad

Titta kritiskt på layouten på den plats du arbetar på. Har du ett dedikerat utrymme för köket och vad är det: ett separat rum, ett staket eller ett bord mitt i rummet med en vattenkokare och kaffebryggare?

Kaffebryggaren och andra bullriga hushållsapparater bör isoleras så mycket som möjligt från huvudrummet. Om det finns ett separat staket, försök sedan att förhandla om hur man tar det till taket och separerar köket från det gemensamma området med en dörr.

Skrivare och kylare bör placeras så långt bort från arbetsplatser som möjligt.

Kontoret ska delas upp i bullriga och tysta områden. Att föra samman marknadsförare och programmerare är en dålig idé för båda avdelningarna.

Organisera din arbetsplats på ett sådant sätt att det är trevligt för dig att vara där, eftersom vi tillbringar större delen av dagen på jobbet. En bekväm arbetsplats är en balans mellan öppenhet och personligt utrymme. Du kan inhägna dig från kollegor med blommor, en skiljevägg eller ett skåp utan att lämna det gemensamma utrymmet.

Vi sparar tid

Faran med öppna ytor är att varje anställd är nästan på armlängds avstånd. Så fördelen med en sådan layout förvandlas till en förbannelse, eftersom du ständigt är distraherad. Samtidigt visar sig det som kan vara en akut och viktig uppgift för din kollega vara icke-brådskande och oviktigt för dig.

När du bokar möten, följ regeln att markera obligatoriska och valfria deltagare, i slutet av planeringsmötet, skicka alla ett protokoll med slutliga beslut och deadlines för att slutföra uppgifter.

Avsätt tid som bara är din för att slutföra dina uppgifter, när ingen av dina kollegor kommer att distrahera dig med sina frågor. Meddela dina kollegor i förväg att du förbereder dig för en viktig deadline för hela teamet, så be dem att inte störa dig en viss dag eller timme.

Att arbeta i ett öppet utrymme är en serie kompromisser. Börja förändringarna med dig själv och din närmaste omgivning, sedan kommer resten av dina kollegor gradvis ikapp de nya standarderna. Även om du inte är chef, utan en vanlig anställd, kan du förändra livet på ditt kontor till det bättre. Det räcker med att ta en aktiv position och marknadsföra dina idéer.