Hur vi låter e-post styra oss och vad vi ska göra åt det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Detta är ett utdrag ur en bok av den amerikanske journalisten och talaren Phil Simon. Det handlar om hur människor invaderar varandras liv via e-post och hur man motverkar det.

Om det, när du arbetar med e-post, verkar för dig att du spelar ett spel där du behöver "komma ikapp" med en hammare en mullvad plötsligt kryper ut i den ena eller andra hålan, är du inte ensam. E-post är som standard huvudkanalen för affärskommunikation. Enligt Radicati Group får en genomsnittlig kontorist cirka 100 e-postmeddelanden om dagen. Detta antal ökar årligen med 15 %. I juli 2012 publicerade konsultföretaget McKinsey Global Institute en rapport med titeln The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Det står att frontlinjeanställda spenderar 28 % av sin tid på att hantera e-post.

Tänk på det. Om du har en 50-timmars arbetsvecka, kommer 14 timmar av den veckan att gå åt till att läsa och skriva e-postmeddelanden. Du spenderar knappt så mycket tid i Word, Excel eller andra arbetsprogram.

Dessa siffror kanske inte är ett problem om e-post verkligen var en effektiv kommunikationskanal. Snarare är det så för vissa företag. Men i de flesta fall är det inte så. Självklart har e-post rätt att existera, men låt dig inte ryckas med. Forskning har visat att konstant kontroll av din inkorg sänker din IQ-nivå.

Under de senaste åren har e-post blivit ett verkligt gissel för affärskommunikation. Men du ska inte klandra henne för alla problem. Att skylla på teknik är bekvämt: det är en bra ursäkt att inte titta i spegeln. När allt kommer omkring, om vi tittar inuti, kommer vi att förstå att problemet inte ligger i e-post som sådant, utan i hur vi använder det.

Poängen är att inte välja bort e-post (även om vissa gör det). Poängen är att använda det rationellt.

Var ska man starta?

Förstå e-post ≠ konversation

Du kan inte föra en dialog via e-post på samma sätt som i verkligheten. Det finns alltid tidsluckor mellan brev, och textmeddelanden innebär inte nära vänliga manifestationer för samtalspartnern. Justin Kruger från New York University och Nicholas Epley från University of Chicago att bristen på icke-verbala ledtrådar misstolkar e-postmeddelanden.

Psykologer har funnit att det bara är möjligt att korrekt tolka stämningen i ett sms i hälften av fallen. Smilies, tyvärr, hjälper till exempel inte att skilja humor från sarkasm. Detta leder ofta till missförstånd. Är du redo att slå ett mynt varje gång du försöker gissa om din samtalspartner förstår ditt budskap?

Följ trebokstavsregeln

När du har accepterat det faktum att e-post inte är den bästa platsen för konversationer från hjärta till hjärta, gå vidare till handling.

Använd regeln med tre bokstäver: om problemet inte löses i tre e-postmeddelanden behövs ett personligt möte.

Det är tillämpligt på både administrativa uppgifter (som att schemalägga ett möte) och personliga. Det kommer att spara mycket tid och mycket frustration. Men inte alla gillar det, var beredd på missnöje hos vissa kamrater. Med en rimlig mängd antaganden, men det är dags att bli av med "post för alla frågor"-attityden.

Lös inte brådskande ärenden via e-post

Om problemet är riktigt viktigt och kräver omedelbara åtgärder, åtgärda det inte i e-postmeddelanden. Det finns en telefon för detta. Gör detta till regeln i ditt företag.

Använd inte e-post för att hantera uppgifter

E-post är inte en uppgiftshanterare. Men många använder e-post som sådan. Föga överraskande är de ständigt distraherade. Jag öppnade min inkorg för att kontrollera mina uppgifter, och en ström av jobb och personliga meddelanden föll på dig. Det är lätt att byta till dem och glömma varför du öppnade e-postklienten.

Det finns fristående applikationer för uppgiftshantering: DropTask och andra. De är inte en ersättning för e-post, de är inriktade på de mål du försöker uppnå.

Det är samma sak med projektledning., eller Basecamp - bekväma och prisvärda verktyg som räddar dig från kilometervis av meddelandekedjor.

Behandla inte kommunikation som att bryta kol i en gruva

Få är fria i sina arbetsrelationer. Många, bland annat för att de inte kan välja sina kollegor, kunder och partners. Vissa av dem är för "upptagna" för att prata i telefon - de skriver hellre ett dussin meddelanden istället för att verbalt diskutera allt på två minuter.

I det här fallet måste du vara uppmärksam på sättet för deras kommunikation (ord, fraser och så vidare). Fråga dig själv om du verkligen vill interagera med människor som drar sig undan telefonen och pratar. Titta närmare på arbetssökande till en ledig tjänst i ditt företag, potentiella kunder eller potentiella framtida leverantörer. Om de till en början kommunicerar som om de bryr malm i en gruva, vad är chansen då att de kommer att förändras?

Kom ihåg livet utanför e-post

Hon är! Var inte rädd för att stänga din brevlåda. Världen kommer inte att kollapsa. Detta är uppenbart, men för många kan det vara en uppenbarelse. Till exempel på Klick Health använder anställda e-post. Enligt dess vd är e-post ett verktyg som ger kontroll över sig själv till andra människor.

Vad tror du: styr e-post verkligen människorgenom att ålägga dem uppgifter och ordningen för deras genomförande?