Hur man organiserar arbetsplats och kontorstid

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Allt arbete på kontoret börjar med sin egen arbetsyta, men ofta uppmärksammar människor inte detta ögonblick tillräckligt. Arbetsytan är inte bara möbler och en dator utan även planering, arbetsflöde, ytterligare verktyg. Den här artikeln innehåller enkla tips om hur du organiserar din arbetsplats på rätt sätt.

Allt utgår från arbetsplatsen.

D. Carnegie

Arbetet börjar med arbetsplatsen och dess organisation. Det finns förstås undantag i form av kreativa och unika personligheter för vilka denna fråga inte är så viktig. Men även de har sitt eget system av kreativ störning, även om de inte erkänner det. De flesta arbetar vid vanliga skrivbord i vanliga kontorslokaler och följande tips är avsedda för dem.

Skrivbord

Rätt arbetsmiljö ställer in sinnet till rätt rytm. Du håller inte ditt hus i en enda röra och du vet exakt var och vad som är. Det är samma sak på arbetsplatsen: allt ska vara på sin plats och inget överflödigt som kan distrahera från huvuduppgifterna.

Hur börjar allt när du precis kommer till jobbet? Från skrivbordet. Och det brukar finnas högar med papper, utspridda brevpapper, muggar, någon värdelös souvenir och damm på datorn. Och vad blir det interna tillståndet bakom en sådan arbetsplats? Omonterad. Du kommer naturligtvis inte att tycka det, men det undermedvetna har redan bestämt allt. Oavsett vilken verklighet som helst, så är du det. Och medvetandet tog upp denna tanke, och ditt humör är borta.

Håll alltid ordning på ditt skrivbord. Börja dagen med att damma av, justera belysningen, skriv användbar information på klistermärken, diska din kaffekopp, fyll i din kalender – kom igång. Dessa enkla åtgärder kommer att ge energi till det arbete som följer.

Den idealiska arbetsplatsen är ett verktyg för jobbet, bekväm belysning, nödvändiga pappersvaror och enkla möbler för arbetaren.

Hur man arbetar: stående eller sittande? Du bestämmer. Jag tycker att det är bättre att sitta, men du måste definitivt ta pauser: gå, värma upp lite, få lite frisk luft, klättra 2-3 våningar upp för trappan. Mitt arbetsschema: 45 minuter - en uppgift utan avbrott, 15 minuters paus, sedan 1 timmes kontinuerligt arbete och 15 minuters vila. Så är arbetsdagen uppbyggd.

Glöm inte ditt eget skåp eller arkiv, då varje anställd alltid har sin egen personakt eller pappersarkiv. Du kan också förvara personliga föremål i skåpet som du inte skulle vilja visa upp. Varje hylla och skåp ska fylla sin funktion och inte korsa andra element. Detta kommer att göra det bekvämare att arbeta med dokument och olika tillbehör.

Elektronisk dokumenthantering

Gör säkerhetskopior av ditt arbete, dokument, projekt, tjänsteinformation lagrad på din arbetsdator och skicka dem till företagets server eller molnlagring.

Hur mycket energi och nerver människor spenderar på grund av den förlorade informationen! Datorn kraschade, hängde sig, någon raderade av misstag viktig data. Upprepa inte deras misstag och gör säkerhetskopior. Låt inte omständigheterna styra dig och ditt arbete.

Installera inte onödiga applikationer, de flesta av de nödvändiga operationerna utförs i standardprogramvarupaket. Om du är flytande i ett visst verktyg för arbete, be ledningen eller IT-avdelningen att installera det, motivera ditt effektiva arbete i det.

Ett annat enkelt tips: försök att hålla dig till en sak i ditt elektroniska utrymme. Om du gillar Yandex-tjänster, välj dem, om Google-tjänster - arbeta med dem. Du kommer att känna till alla styrkor och svagheter med verktygen, och du kommer också snabbt att kunna sätta upp ditt system på en ny plats. Kapplöpningen om färska program är inte alltid motiverad.

På arbetsstationen, skapa din personliga enkla elektroniska hierarki. Du bör hitta några av dina gamla dokument på nolltid. Detta är särskilt viktigt när du måste lösa något akut, och du har glömt var denna information finns lagrad.

Skanna alla de viktigaste dokumenten. Många arbetskonflikter mellan avdelningarna uppstod på grund av en del förlorade viktiga papper.

Planera

Har du märkt att arbetet ibland blir en enda röra: en massa uppgifter, samtal, möten, kolla papper. Och du snurrar i det här oändligt. Du verkar jobba, men det är svårt att kalla det arbete. Bakom allt detta är den allmänna bilden av vad som händer inte synlig, och detta är ett av problemen med modern produktivitet: det finns handlingar, resultat finns också där, men de är inte särskilt märkbara i rutinen.

För att undvika detta är det nödvändigt att upprätta en plan för uppgifter och aktiviteter för dagen, veckan och till och med för en månad.

De flesta använder anteckningsböcker eller dagböcker. Ja, det är bra, men papper är "random access memory", det lagrar all flyt, och huvudinformationen går förlorad i överflöd av sidor. En anteckningsbok eller dagbok är redan ett arkaiskt sätt att planera. I dagboken ser du inte hela bilden av händelser, ta inte reda på när det är bättre att göra en sak, och när en annan, och du kan också missa någon viktig händelse. Det finns inget sätt att hämta de nödvändiga uppgifterna och göra en omfattande analys. Föreställ dig hur många sidor du måste bläddra igenom för att samla den nödvändiga informationen.

Nu finns det många applikationer och onlinetjänster för att organisera din arbetstid. Tro mig, detta bör göras om du vill arbeta produktivt oavsett situation och humör. Att göra-lista idag handlar om effektiv uppgifts- och tidshantering.

Jag använder kontextplaneringssystemet i Outlook-miljön för Gleb Arkhangelsky. Vad jag gillar med det: verktygets enkelhet och effektivitet, en välkänd applikation, kombinationen av kalender, uppgifter och e-post i ett informationsutrymme, integration med kontorsapplikationer. Vilken anställd som helst kan utbildas i detta planeringssystem på kort tid.

Här är några tips för att organisera din arbetstid:

• Planera flexibelt, i ett sammanhang, inte strikt i tid.
• Lär dig att förstå vad som är viktigt och vad som inte är det.
• Skiljer sig lätt från obetydliga saker.
• Uppskatta kvaliteten på den tid som spenderas, inte tiden i sig.
• Säg nej till dig själv och andra människor när det behövs.
• Börja dagen med utmanande och obehagliga uppgifter.
• När du planerar uppgifter och projekt på jobbet, sätt deadlines för dem.

Ett kraftfullt psykologiskt knep är att stryka över en avslutad uppgift eller sätta en bock framför den. Detta kommer att ge dig extra inre energi för att uppnå fantastiska resultat. Du kommer att se att allt inte är förgäves.

Jobbar med post

Hur organiserar man arbetet med post?

Först måste du ställa in drifttiden med den för att minska antalet avbrott. Det är bäst att göra detta på morgonen, när uppgifter börjar bildas, och på eftermiddagen, när du behöver kontrollera hur det står till.

För det andra ska du inte svara på tvetydiga brev direkt. Du måste tänka på allt: överklagande, konstruktion av ett svar, ytterligare information. Försök att hålla subjektiviteten så låg som möjligt. Glöm snabba svar, som alla brukade göra på sociala nätverk.

För det tredje, överbelasta inte brevets text med information som bara är förståelig för avsändaren själv. Försök att svara kort och koncist, väga varje ord. I vår digitala tidsålder är detta mycket viktigt: ingen är intresserad av att vada genom unika slutsatser.

Och slutligen, glöm inte netikett: tilltala mottagaren, skrivstil, ärendeinformation, kontaktinformation. Lär dig hur du skriver ett brev, analyserar vad du har skrivit och hur du ansöker.

Ytterligare verktyg

En annan sak som hjälper till att göra ditt arbete mer effektivt är whiteboardtavlan. Ett oumbärligt verktyg, speciellt när avdelningen brainstormar eller löser ett allvarligt problem med mellanstadier.

I min yrkeskarriär var styrelsen en oumbärlig egenskap för arbetsmiljön. Det är också användbart när det gäller att spara papper. Du kommer inte att tro hur många ark som går åt för att förklara dina idéer och lösningar.

Tack vare visuellt tänkande (alla har det) kan människor dra ihop sig på tavlan, förklara sina tankar och föreslå de bästa lösningarna på ett problem. Alla kan se och förstå allt.

Jag skulle vilja tillägga att musik hjälper mig i mitt arbete. Det har en positiv effekt på min produktivitet, speciellt när jag ska arbeta med repetitiva uppgifter på en dator eller rita upp ett stort paket med dokument. Generellt sett är det bra att börja morgonen med positiv musik. Men du bör inte slå på det för alla, kom ihåg: du arbetar inte ensam, för någon kommer musiken bara att störa.