"GTD fungerar till och med i rymden." Lifehackers intervju med produktivitetspappan David Allen

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

David Allen, författare till How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som Time Magazine utsåg till decenniets bästa affärsbok, berättade för Lifehacker vad GTD är och vem som behöver det, hur man skriver en bok och inte blir full, och hur komplexa uppgiftsstrukturer kan göra ditt liv enklare.

För trettiofyra år sedan insåg David Allen att man kan ge råd till människor och tjäna bra pengar på det – han öppnade ett eget konsultföretag och utvecklade systemet Getting Things Done, som låter dig manövrera mellan ärenden och frigöra tid för vad du njuter verkligen. Sedan dess har hans kunder inkluderat astronauter på ISS, rockmusiker och VD:ar för stora företag, och Forbes inkluderade honom bland de fem bästa affärscoacherna i USA.

GTD är en ganska enkel teknik för att öka din egen effektivitet, vilket kräver mycket seriös disciplin i inledningsskedet. Enligt GTD, för att lyckas göra en sak, måste du befria huvudet från alla andra uppgifter och fokusera på det. Det vill säga, istället för att sysselsätta sinnet med att memorera alla kommande affärer, fixas uppgifter i enlighet med ett visst system.

David, berätta om din publik. Vem ska följa dina råd och leva efter GTD-systemet?

– GTD är lika relevant för alla, men de som verkligen använder det förenas inte enligt social, ålder eller geografisk princip – de är människor med ett visst tänkesätt. Alla som är intresserade av GTD märker efter 18 månader hur deras liv förändras till det bättre. Faktum är att systemet kan fungera lika effektivt för både tonåringar och VD:ar för stora företag, eller så kan det vara lika värdelöst för dem.

Använder du allt du rekommenderar?

– Ja, annars orkar jag bara inte – allt kommer att gå överstyr för mig. Jag tänker på bilden av en surfare på en bräda, på en stor våg. Du har säkert märkt att de är knutna till brädan med en speciell rem. Varför då? Att snabbt kunna återvända till brädan efter ett fall. Vad GTD lär ut är att vara på vågen, vara kreativ och produktiv. Men även de mest effektiva människorna tillåter sig själva att gå utom kontroll. Om du inte med jämna mellanrum faller av brädet, väljer du för enkla vågor. GTD låter dig inse att du har hoppat ur ett produktivt tillstånd och snabbt återgå till det.

När du tar dig an ett nytt företag, prenumerera på en ovanlig uppgift - du kan lätt tvättas av brädet. Inget fel med det, men med ett strukturerat tillvägagångssätt vet du vad du ska ta dig an och hur du tar dig upp ur vattnet.

– Vilka problem kommer de med oftast, vad klagar de på?

– Oftast vänder sig människor till på grund av stress, ett allmänt ångesttillstånd på grund av hjärnstockning. För lite tid och för mycket att göra. Men i själva verket ligger problemet inte i tiden, utan i det faktum att människor vill ha mer mentalt utrymme, vill vara mer kreativa och göra det som behagar dem.

De mest ovanliga fallen?

Vi tränade för astronauter när de var på rymdstationen. Bland dem var Catherine Coleman, en av de första kvinnliga astronauterna. Det var intressanta sessioner, eftersom vi var tvungna att avbryta när hon var på andra sidan planeten, och sedan återgå till samtalet när hon fick kontakt igen.

Vad är du mest stolt över?

– Att skriva min första bok, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, tog oerhört mycket tid och ansträngning från min sida. Jag blev praktiskt taget alkoholist när jag skrev en bok om hur man lever stressfritt. Men sedan jobbade jag heltid och hade inte råd med en separat tid för att förbereda boken. Viktigast av allt var jag inte säker på om jag kunde överföra den kunskap som samlats under 25 år på ett sådant sätt att den verkligen skulle hjälpa människor. Vi får fortfarande brev från tacksamma läsare regelbundet, men det finns ett problem: efter att ha läst några personer blir de överväldigade av information, eftersom jag har tagit med i boken allt som mänskligheten kan behöva om jag skulle bli påkörd av en buss.

Vad är skillnaden mellan GTD och vanliga dagliga att göra-listor? Nästan alla av oss skriver sådana listor varje dag, och ibland tar det längre tid att sammanställa en lista än att radera den

– Ofta registrerar folk bara det viktigaste, och hundratals fall som inte är så viktiga tas inte alls med i beräkningen. Människor tror att om saken inte är viktig så är det möjligt att inte skriva ner det, men bara sådana små uppgifter, som rullar genom huvudet, använder en betydande del av hjärnans resurser.

För att vara fri och kunna fokusera på de viktigaste frågorna behöver du bli av med allt som inte är så viktigt.

– Ja, men saker och ting kan vara så obetydliga att det tar längre tid att skriva ner dem än att göra dem

– Men om du inte gör dem direkt kommer de att störa dig, och du kommer att återvända till dem upprepade gånger. Hur många gånger vill du påminna dig själv om att köpa mat till din katt? Eller att du behöver ringa din syster? Varje gång du kommer på en liten uppgift måste du ta fram en anteckningsbok och skriva ner den, om du inte planerar att slutföra den här uppgiften just nu.

– Hur många sådana listkategorier har du?

– Ska jag vara ärlig så minns jag inte – låt oss se. Det finns cirka 20 totalt, men det finns cirka åtta direkta påminnelser om åtgärder.

Jag har en kategori "Projekt", "Konversationer" - uppgifter lagras här, enligt vilka nästa steg skulle vara att diskutera ett ämne med någon annan.

Sedan finns det "Samtal", följt av "Saker jag behöver göra på min dator" och, observera, de som inte kräver internet. Jag har många flyg, och inte alla plan har Wi-Fi, och följaktligen är detta den enda listan som jag kan arbeta med.

Nästa kategori är "Arbeta på en ansluten dator". Nåväl, allt är klart. Jag har också en lista på "Skriva texter", detta är också arbete på en dator, men det kräver ett helt annat tillstånd, i en viss stämning och kontext.

"Omsättning" - frågor som kan lösas i farten. "Hem" - de åtgärder som jag måste göra när jag är hemma.

Jag har också en sådan lista, jag kallade den "Surfing". Det här är alla möjliga roliga eller pedagogiska videor, till exempel, katter som spelar piano, i allmänhet, videor som har skickats till mig eller som jag stött på. Jag tittar nästan aldrig dit, men i princip när jag har anknytning, tid och lust kan jag återvända till dem.

Och här är en lista med "Frågor som jag väntar på information eller handlingar från andra människor." Och naturligtvis är kalendern mitt livs huvudskelett eller landskap. Föreställ dig att lägga alla dessa saker på en lista - det kommer att bli verklig förvirring. Därför skapade jag en mer komplex struktur för att förenkla den. Om jag idag bara har några lediga minuter kommer jag förmodligen att glömma de kreativa texterna som jag behöver skriva. Om jag inte är hemma är det ingen idé att titta på Hemlistan. Jag sorterade allt för att inte glömma någonting och inte slösa bort mitt mentala utrymme på memorering, samtidigt som jag snabbt kunde vända mig till uppgifter som jag har tid för.

Föredrar du pappersmedia eller elektroniska applikationer? Vilka råd kan du ge?

– För att inte glömma något har jag alltid med mig en liten anteckningsbok, där jag spelar in allt. Efter det lägger jag in alla uppgifter i datorn. I allmänhet kommer alla uppgiftshanterare att göra. Människor försöker använda sitt huvud som ett kontor, och alla life hacks är i huvudsak versioner av den yttre hjärnan. Hur kan jag göra lämpliga påminnelser för att se vad jag behöver göra just nu när jag behöver göra det.

Det är upp till dig att avgöra om denna livsstil är rätt för dig, och GTD är faktiskt inte ett system av tekniker, utan en livsstil där, å ena sidan, allt är tydligt reglerat, och å andra sidan, det finns en möjlighet att gå huvudstupa in i det, vad du verkligen gillar, och inte sysselsätta ditt huvud med vad papper kan lagra.

Du kan läsa mer om GTD i den senaste utgåvan av Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, som kommer ut i Ryssland i september 2015.