Vilket är bäst för produktiviteten: kaizen kontra kreativ röra

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Oavsett om du älskar röran eller föredrar en ren arbetsplats spelar det ingen roll. Var och en av dessa metoder har sina egna för- och nackdelar.

Föreställ dig att du är en kreativ person som behöver din egen lilla, mysiga, inspirerande röra för att fungera bekvämt. Så att viktiga anteckningar varvas med vackra vykort från de länder där du tillbringade en oförglömlig semester, eller flygblad från närmaste kafé, och din smutsiga favoritmugg stod alltid bredvid bildskärmen.

Vad kan du göra, du är en sådan person. Perfekt ordning gör dig uttråkad och dödar all lust att skapa, och du har helt enkelt inte tid att reda ut tidningarna. Föreställ dig nu att du plötsligt hamnar i den strikta ramen för det besynnerliga japanska kaizen-systemet.

Vad är Kaizen

Kaizen är en japansk filosofi som syftar till ständig förbättring och förändring till det bättre. Kaizen är vad man i enkla ordalag kan kalla Lean Manufacturing. Rätt föremål på rätt plats i rätt mängd. Ordning, sortering, accepterad standard, underhåll och renlighet.

Dokument, material, produktionsmedel - allt detta lagras, underhålls i ordning och systematiseras på ett sådant sätt att varje anställd snabbt kan hitta allt han behöver. I stora företag handlar kaizen om produktionsprocesser och för kontorsanställda återspeglas det i deras arbetsmiljö.

Detta gäller även arbetsytan på systemdiskar (standardfilnamn), och kontorsmaterial (din plats för papper eller skrivarkassetter) och dokumentlagring (mappar signerade på ett standardsätt).

Fördelar med kaizen-systemet

Om vi betraktar kaizen på företagsnivå, visar detta system sig vara användbart och produktivt. Låt mig ge dig ett enkelt exempel. Jag hade turen att arbeta i en stor fabrik där kaizen användes till fullo. Till exempel ledde förslaget från en av de anställda att lasta ytterligare fyra lådor på pallar till att den kompetenta distributionen av produkter gjorde det möjligt att spara en betydande summa för att hyra ett lager.

Eller ett exempel på att använda kaizen på kontoret. Lagringsutrymmet för papperet är markerat med en skala. Om mängden papper minskar till ett visst märke, är det dags att tänka på att beställa en ny sats. Detta hjälper till att förutse en situation i förväg när något kommer att saknas.

När det gäller det personliga utrymmet för en kontorsarbetare bör du alltid ha ett rent skrivbord. Alla dokumentmappar måste signeras och bringas till enhetlighet.

I det här fallet kommer du att veta var och hur mycket kontorsmateriel är. Det är väldigt bekvämt.

Personlig erfarenhet av att använda kaizen

Jag mötte första gången kaizens filosofi när jag fick jobb på ett japanskt företag. På kontoret fick varje sak stå på sin plats, märkt med ett grönt klistermärke. På mitt skrivbord låg ett fotografi av en bildskärm, ett tangentbord och en mus som satt på ett tomt skrivbord. Och bildtexten: "Så här ser mitt skrivbord ut i slutet av dagen."

Allt skulle bli bra, men i denna "sterilitet" började jag plötsligt sakna mig själv. Eftersom jag var en kreativ person, brukade jag omge mig med saker jag älskar. Jag behövde "ordning i oordning": fallet när ditt bord från utsidan verkar vara en rörig plats, men du vet exakt vad och var.

Det verkade för mig att det tog lång tid att sätta arbetstillbehören på sina ställen. Och en dag vaknade en protest i den berövade konstnärens själ. Och nu är den älskade muggen, som helt enkelt inte har tid att tvätta, gömd i en låda för personliga tillhörigheter. Och min själ är nöjd med ett sådant upplopp.

Innan dess arbetade jag som designer på en liten reklambyrå. På mitt skrivbord låg filmreklamblad, alla möjliga roliga bilder och en skål med nötter, och till och med en antistressboll, som vi satte på en ny kostym varje vecka, som vi gjorde av papper. Och det var bra.

Men är det så bra? Det tog ungefär lika lång tid att hitta ett riktigt viktigt papper som det tog att ställa saker i perfekt ordning. Att bli distraherad av en tidning med ett horoskop liggande var vanligt, och det tog också tid.

Vad ska man trots allt välja?

Mitt beslut var enkelt: jag valde det bästa av två tillvägagångssätt. Systematiseringen och ordningen som kaizen erbjuder, kombinerat med hennes vision och favoritsaker.

Huvudregeln är att inte överdriva med varken kaizen eller oordning.

I mina garderober, lådor och dokument är allt upplagt enligt ett tydligt system. Men på mitt skrivbord finns det alltid ett hörn avsett för inspirerande saker: teckningar, en blomma i en kruka och en elefant från Thailand.

Var inte rädd för att anstränga dig och reda ut viktiga saker på hyllorna. När du har vant dig lite kommer du att förstå att det är väldigt bekvämt. Och avsätt ett separat hörn för din röra.

Kaizen är bra så länge du inte lägger mer tid på form än på innehåll. Kreativt skräp är bra så länge det inte bara blir till stök.

Jag tog med mig tre saker till min nya arbetsplats. Först en mugg. För det andra ett block med löstagbara rutiga löv istället för en dagbok. För det tredje en blomma i en kruka, som jag själv kärleksfullt kallar George. För att hedra George Harrison. I alla andra avseenden - komplett kaizen.