7 regler för affärskommunikation i budbärare

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Hur man beter sig i chattar, för att inte tappa ansiktet inför kunden och inte rama in kollegor.

1. Använd inte messenger som enda kommunikationskanal

Chatt är för effektivitet. Det är bekvämt att snabbt klargöra de arbetspunkter som inte kan vänta. Du bör dock inte översätta all arbetskorrespondens till budbäraren: nyckelmeddelanden går förlorade i den (och ibland raderas de), och personer som inte är ansvariga för att fatta beslut är ofta involverade i diskussionen om frågan. Detta komplicerar bara kommunikationen.

2. Ta inga allvarliga beslut i korrespondens

Trots den utbredda användningen av snabbmeddelanden i både små och internationella företag, klassificerar affärsetiketten ännu inte denna kanal som en officiell. Så, i händelse av en tvistig situation, kommer sanningen att vara för den som säkrade avtalet via e-post.

Använd din arbetsmail för att spela in överenskommelser som träffats i WhatsApp eller Telegram och samordna ytterligare åtgärder.

Ett annat argument för denna rekommendation är att dokument lagras i posten mer tillförlitligt, vid behov hittar du snabbt den information du behöver. Medan du kan bli utesluten från chatten och själva messengern kan blockeras imorgon.

3. Skriv kort och sakligt

Messenger-användare gillar inte långa meddelanden som behöver rulla oändligt.

Formulera dina tankar klart och otvetydigt och håll dig till regeln "en tanke, ett meddelande". Var lakonisk, uttryck dig inte bildligt och undvik parasitära ord. Detta täpper till korrespondensen. Istället för att ta lång tid att beskriva något, skicka ett exempel – en länk eller en bild. Så din samtalspartner kommer omedelbart att förstå vad talet handlar om.

4. Följ stilen på dina inlägg

Arbetskorrespondens i messenger innebär inte en sådan informell kommunikation som du har råd med din bästa vän eller mamma. Efter att ha skapat en chatt eller dialog bör du inte skicka ett gäng uttryckssymboler och använda ord som kanske inte är kända för dina samtalspartner (till exempel ASAP eller "framåt").

För att göra det lättare att byta från personlig till arbetskommunikation, fördela korrespondensen över budbärare. Så, Telegram kan användas för arbetskommunikation och WhatsApp - för personligt.

5. Var försiktig med uttryckssymboler

Emoticons i affärskorrespondens har länge varit föremål för het debatt. Men om vi pratar om allmänna regler är allt ganska enkelt här.

Om du precis träffat en person och inte såg honom personligen, skicka inte uttryckssymboler till honom: han kanske inte uppskattar, och din fortsatta kommunikation kommer inte att fungera på bästa sätt.

När du sms:ar med en kollega eller kund som du känner sedan länge och förstår hur de reagerar på meddelanden, kommer uttryckssymboler att vara lämpliga. Men här är det fortfarande bättre att göra med standarduppsättningen, och det är bättre att lämna klistermärken med Yegor Letov och karikatyrer av kända politiker för vänner.

6. Var inte rädd för att använda frågetecknet ofta

Huvuduppgiften för korrespondens i budbäraren är att snabbt få svar på aktuella frågor. Samtidigt beskriver många ganska ofta i detalj frågans kärna, men förklarar inte vad de vill få ut av kollegor eller kunden.

Ställ frågor, använd frågetecken. Detta kommer att dra den andra personens uppmärksamhet på meddelandet och uppmuntra dem att svara dig så snart som möjligt.

7. Kontrollera T9

Autokorrigering undviker grova stavfel, men ibland går det emot dig. Om du skickar "proctologist" istället för ordet "productologist", kommer mottagarna inte omedelbart att förstå innebörden. Och de som inte är särskilt humoristiska kommer att bli kränkta alls.

Använd skrivbordsversioner av messengers när det är möjligt. Innan du skickar meddelandet kan du snabbt kontrollera om det finns fel och korrigera dem vid behov.