Hur man spenderar mindre tid på e-post

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

E-postkontroll har blivit ett beroende för många. Men du kan bli av med det och öka din produktivitet.

E-postkontroll är mycket som ett beroende. Det finns flera anledningar till detta.

• Precis som vid sex, spelande eller att ta droger frigörs nöjeshormonet dopamin i hjärnan vid e-postkontroll.
• Vi fortsätter att kolla in vår inkorg eftersom vi vill hålla oss uppdaterade och vi är rädda för att missa något.
• Vi analyserar mejl så att vi kan slappna av och inte göra svårare saker.

Men den här tiden kunde spenderas mycket bättre. Kevin Cruz, författare till 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, erbjuder fem tips som hjälper dig att halvera din e-posttid.

1. Lägg till analys i ditt schema

Kontrollera inte din e-post, utan bearbeta den. Behandla tolkmeddelanden precis som du skulle göra med vilket annat jobb som helst. Planera det, lägg till det i din kalender och sätt igång. Cruz rekommenderar att du sorterar din post tre gånger om dagen: morgon, eftermiddag och kväll.

Det är inte hur mycket tid som ägnas åt att arbeta med post som spelar roll. Någon kommer att ta tre timmar om dagen att analysera meddelanden, medan andra tar 30 minuter. Det viktigaste är att närma sig denna verksamhet medvetet, som ett vanligt jobb.

Kevin Cruz

2. Skicka inte en kopia av brevet till alla

Ju färre mejl du skickar, desto mindre får du tillbaka. Så försök att inte sätta in så många personer i kopian av brevet. Inklusive, markera inte rutan "Svara alla".

Vissa kunde minska e-posttrafiken med 50 % när de tränade sig själva att tänka två gånger innan de skickade ett nytt e-postmeddelande.

3. Filtrera meddelanden

Ställ in filter för att placera olika typer av bokstäver i olika mappar. På så sätt kan du bara slösa bort din tid på de riktigt viktiga meddelandena och inte bli överväldigad av resten.

4. Sluta använda din inkorg som en att göra-lista

Många skickar meddelanden till sig själva med olika uppgifter för senare, och gör brevlådan till en annan att göra-lista. Men detta skadar bara produktiviteten.

Cruz föreslår detta tillvägagångssätt. När du öppnar ett nytt e-postmeddelande, fråga först dig själv om du kan radera det. Om inte, fundera på om du kan delegera det till någon. Om det inte är möjligt, ta reda på om du kan hantera det på mindre än fem minuter. I så fall bra. Om inte, lägg brevet åt sidan för senare. Men lämna det inte i din inkorg, utan överför det till din kalender och välj ett specifikt datum och tid när du kan göra det.

5. Kommunicera din avsikt till andra

Diskutera detta med dina kollegor så blir det lättare för dig att hålla dig till planen. Berätta för din chef att för att förbättra din produktivitet kommer du att stänga av nya e-postvarningar och bara analysera e-postmeddelanden vid vissa tidpunkter.

Kom också överens om hur du kan kontaktas vid akuta ärenden.

För att försöka skära ner på tiden det tar att arbeta med e-post måste man ändra sina vanor, och det är alltid svårt att få till direkt. Vänligen ha tålamod och var redo att inse att det inte finns något behov av att lägga så mycket tid på post.