Hur man gör det lättare att anpassa sig till ett nytt jobb

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Råd från en av de mest framgångsrika HR-direktörerna i CIS, Mikhail Prytula, speciellt för läsarna av Lifehacker.

Ämnet personalanpassning, eller, som det kallas i väst, onboarding, ägnas åt mycket forskning, artiklar, rekommendationer och till och med böcker som "Dina första 90 dagar i ett nytt jobb". Jag kommer inte att överbelasta dig med bokreferenser, statistik, länkar och så vidare, utan gå direkt igång och ge dig några råd från mina 12 års erfarenhet av HR.

Anpassning sker inte av sig själv

Oavsett hur cool proffset är. Det finns en utbredd uppfattning att om vi anställer ett supercoolt proffs så kommer han säkert att komma på vad han ska göra och hur han ska anpassa sig. Det här är nästan ett tecken på ett proffs. Att inte anpassa sig betyder inte ett proffs. Nästa!

Faktum är att i bästa fall kommer anpassningen att försenas och medarbetaren kommer att nå full kapacitet inom 3-6 månader (beroende på befattningens nivå och befattningens komplexitet). Med kvalitetsanpassning halveras denna period.

Hur mycket betalar du till din nya marknadschef där? 5 000 dollar i månaden? Och hur tror du att dina ansträngningar är värda de $15 000 som du kommer att rädda företaget? Det är synd att betala byråer för att söka kandidater för tre löner, men på anpassning tappar man lätt dem?

Den första dagen är kritisk

Så du får idén att anpassning är extremt användbar. Vad ska man göra, vart ska man springa? Anlita en akut HR-chef som tar hand om anpassningen av dina medarbetare? Nej, lugna dig först. 90 % av anpassningsframgången är inneboende i den första arbetsdagen, och chefen kan göra det kvalitativt själv. Men du måste förbereda dig.

Dokumenten

Se till att dokumenten har undertecknats vid det här laget (anställda gillar inte att underteckna dokument med företaget är försenat i flera dagar). Det är bäst att göra detta i förväg, om möjligt.

På STB skickade vi till exempel ut ett kandidatformulär som en person fyllde i hemma och skickade till oss. I "1C" hade vi mallar på alla kontrakt, där vi laddade upp kandidatens frågeformulär och skrev ut alla dokument på 5 minuter. Den anställde behöver inte vänta medan din HR-chef skriver in sina uppgifter för hand.

På Preply skriver vi generellt på alla kontrakt på DocuSign, vi har inte ens ett sådant koncept att gå till HR-avdelningen. Personen skickar en skanning av passet, vi skriver in det i kontraktet, laddar upp det till DocuSign och skickar det till VD och medarbetare för underskrift. Signaturen är digital, du kan till och med lägga den på din telefon.

Arbetsplats och nödvändiga åtkomster

Alla konton måste ställas in: mail, Slack och så vidare. Det gör vi direkt efter kontraktsskrivning.

Kontrollera att datorn är redo, bordet och stolen väntar på ägaren. Körsbäret på tårtan är ett nybörjarpaket: en penna och en anteckningsbok med en företagslogotyp, en T-shirt, en uppsättning klistermärken, ett märke för ett märke, ett företagsmärke (budget - $ 10-15).

Bekantskap med kontoret och anställda

Anställda ska informeras. Om företaget sysselsätter mindre än 100 personer - skriv i Slack, vem som gick med oss, släpp länken till profilen på LinkedIn (i Ryssland - på Facebook). Om företaget har fler än 100 personer gör vi detsamma, men bara inom avdelningen (som också är upp till 100 personer).

Ordna en rundtur på kontoret första dagen: här har vi ett kök, här en toalett, här ett mötesrum (som vi bokar så här), vi röker precis där, här är redovisningsavdelningen och här är vår direktörs favoritponny.

Presentera nykomlingen för de som sitter bredvid honom: "Kollegor, ett ögonblick av uppmärksamhet, han har anslutit sig till oss (…), snälla kärlek och gunst."

Hur man beter sig om man…

Handledare

Grattis, du har förmånen att få en ny anställd. Ingen kommer att göra det åt dig, men de kommer definitivt att kunna hjälpa dig. Så vad krävs av dig:

1. Träffa medarbetaren på morgonen. Markera detta direkt i din kalender, eller be HR att alltid markera nya medarbetares releasedatum.
2. Ta honom runt på kontoret. Visa arbetsplatsen, kontrollera att medarbetaren är inloggad överallt.
3. Tillbringa en timme med att prata med nybörjaren. Prata om ditt företag, om din avdelning, om huvuduppgifterna (allmänna och personliga). Förklara vad medarbetaren behöver lära sig under den första veckan, vad som förväntas av honom under de första tre månaderna. Här är dokumenten du behöver. Här är namnen på de som jag skulle vilja att du pratade med om det ena och det andra. Det är bättre att kommunicera med mig på sådant och sådant sätt, att boka tider på det här sättet, att kontakta mig i sådana frågor. Nästa gång ses vi där och då.
4. Leende. Detta är oerhört viktigt. Även om hälften av ditt ansikte är förlamat, le med resten. Jag menar allvar, var inte en sprit, anställda kommer till företaget, men lämna chefen.
5. Ställ in uppgifterna och fixa dem skriftligt, skicka dem åtminstone i form av ett brev per post (detta är efter mötet, då uppgifterna diskuterades muntligt).
6. Ge alla nödvändiga dokument och tillgång.
7. Välj en erfaren och sällskaplig person i ditt team och ge dem en mentor för den anställde. En nybörjare kommer att kunna kontakta honom för alla frågor.

Ny anställd

1. Fundera på vilken information du saknar och var du kommer att få den. Ställ gärna frågor.
2. Förstå dina mål för den första veckan, månaden, tre månaderna. Om ledaren inte har uttryckt, fråga dig själv.
3. Skriv ner namnen på alla du möter. I allmänhet rekommenderar jag först att skriva ner allt: mängden information är stor, den kommer definitivt att glömmas.
4. Berätta väldigt kort om dig själv varje gång du träffas, till exempel: Jag är Misha, 12 år inom HR, arbetade på Alfa-Bank, STB, Wargaming, gjorde de mest framgångsrika online HR-kurserna i Laba, författare till en artikel om life hacks för CV, som har lästs 1 miljon gånger. I en startmiljö kallas detta pitching eller elevator-tal. Förbered dig i förväg. För nyanställda är du ingen förrän du berättar om dig själv. Missa inte chansen att göra ett gott intryck direkt.
5. Om tjänsten innebär införande av förändringar i företaget är det lättast att göra dem under de första 60 dagarna, då blir det svårare. Särskilt om du behöver fatta impopulära beslut eller helt enkelt svåra: anställa, sparka anställda, byta till en annan tjänst, byta till ny mjukvara, en ny form av rapportering, bygga om processen, investera i något nytt.
6. Planera små segrar, de hjälper till att bygga upp förtroende för dig. Välj till exempel små uppgifter som du kan lösa under de första 60 dagarna och fokusera på dem. Lägg åt sidan uppgifter som kräver mer än 60 dagar av ditt arbete för nu. Här skulle jag nämna en analogi med det agila förhållningssättet inom programmering, när vi inte försöker göra en väldigt stor och mycket komplex produkt på en gång, utan delar upp den i delar och utvecklar den i etapper.
7. Boka 30-minuters möten med alla du arbetar med. Förbered en lista med frågor i förväg och skriv ner svaren.
8. Fråga vad som fungerar bra, vad som är dåligt, vad som behöver ändras. Samla mycket information och skapa förtroende.
9. Gör en revision och presentera resultatet om du är ledare eller expert.
10. Ställ in ett regelbundet en-mot-en-möte med din chef för att dela resultat och få feedback.
11. Le mot dina kollegor. Ingen vill jobba med sura medarbetare, även om du är stressad.

HR

Jag skulle kunna skriva en hel bok, men här är några av de viktigaste tipsen:

1. Skapa nybörjardagar: sätt ihop dem inför gamla anställda och be dem att kort presentera sig själva (5 minuter). Det här är vad vi gör på Preply, och det fungerar riktigt bra.
2. Använd speciell programvara för att ställa in aviseringar för medarbetaren och alla inblandade så att de inte glömmer vad de ska göra när medarbetaren slutar. Vi använder BambooHR, som har en Onboarding-sektion som låter dig anpassa aviseringar för alla anställda med alla uppgifter och deadlines. Till exempel, tre dagar innan en anställd slutar, får administratören ett meddelande om att ett konto skapas, och på dagen för frisläppandet får chefen ett meddelande om behovet av att ställa in uppgifter.
3. Chatta med nybörjare regelbundet. Om du inte har en HR-affärspartner, låt dina rekryterare interagera med nya rekryter en gång i veckan.

Kollega

Självklart har du som kollega inget ansvar att anpassa nyanlända, men du kan absolut ha nytta av det. Folk minns väl vem som hjälpte dem i svåra tider (även om de inte alltid pratar om det offentligt), så du har alla möjligheter att bygga en bra relation med en nykomling och sedan räkna med hans hjälp. Här är några tips:

1. Var den första att träffas. Kom fram och säg: "Hej, jag heter Misha, jag är HR-chef här. Jag ser att du är ny, låt oss bekanta oss."
2. Säg åt honom att kontakta dig med eventuella frågor.
3. Berätta vad du själv tycker är viktigt och nödvändigt.
4. Bjud på middag.
5. Fråga nybörjaren om tidigare erfarenheter, planer och mål. Ge information som är användbar för att uppnå dem.

Slutsats

Anpassning i många företag genomförs antingen inte eller är mycket dåligt genomförd, vilket gör att både verksamheten och den anställde lider. Anledningen är bristen på förståelse för processen på båda sidor. De enkla tipsen ovan hjälper dig att dramatiskt förbättra introduktionsprocessen i ditt företag, även om du inte har HR-anställda.