Ett enkelt system för att organisera komplext modernt liv

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Idag vill vi berätta om ett system som hjälper dig strukturera alla dina arbetsprojekt, uppgifter och ärenden. Med hjälp av den lär du dig hur du sätter upp mål korrekt och utvecklar planer för att uppnå dem.

I den moderna världen måste en person multitaska. Projekt, möten, ärenden, uppgifter, vars deadline obönhörligen närmar sig … Ofta är det svårt för oss att organisera vårt liv på ett sådant sätt att vi har tid att klara av arbetsfrågor.

Idag vill vi presentera dig för ett system som hjälper dig att organisera alla dina mål, ärenden och uppgifter. Detta system utvecklades av Chris Winfield, en entreprenör i New York City.

Livet är svårt.

Vi tycker om att arbeta 40+ timmar i veckan, vi är stolta över det och älskar att berätta för alla och alla hur upptagna vi är, för det får oss att känna oss viktiga och oersättliga. Tja, eller på annat sätt, vi tycker bara att det borde vara så.

Så var det med mig. Tills jag bestämde mig för att ändra allt.

Det kunde inte fortsätta så här, jag var tvungen att börja om och ändra allt. Jag ville leva livet fullt ut och ville inte missa ett enda ögonblick.

Men det fanns ett problem. Jag visste inte hur jag skulle göra det här. Jag slösade bort för mycket tid och arbetade ineffektivt. Så jag började leta efter sätt som kunde hjälpa mig att lösa problemet.

Jag läste många böcker och bloggar om produktivitet och så småningom kom jag på ett system i fyra delar.

Detta enkla system, som kommer att diskuteras senare, hjälpte mig att förbättra min produktivitet, med dess hjälp kunde jag organisera dagar, veckor, månader och till och med bara timmar. Tack vare henne kan jag göra mer på kortare tid.

Jag skulle verkligen vilja säga att jag lätt och snabbt kom till det här systemet, men det är inte så: jag tillbringade hundratals timmar med att experimentera, jag var tvungen att gå igenom många misslyckanden, misstag och besvikelser.

Idag klarar jag mer på 17 timmar än tidigare på 40 timmar. Inte ens det. Jag kan uppnå mer på en vecka än under de senaste månaderna.

Jag kan samtidigt arbeta med flera projekt, kunder, företag och samtidigt upprätthålla en balans mellan jobb och privatliv.

Jag arbetar, jag umgås med min familj, jag promenerar, jag kommunicerar med människor, jag lär andra vad jag kan själv och jag gör mycket mer. Varje dag. Och allt detta beror bara på att jag har utvecklat ett system som passar mig, som jag ständigt följer. Detta system är ganska enkelt, men du bör aldrig glömma att:

Det betyder bara inte alltid lätt.

En av de viktigaste sakerna som jag insåg är att om du tar dig tid att planera din dag och har en klar uppfattning om vad du vill uppnå (skapa en viss bild av dina dagar), så kommer allt att gå lättare. Du kommer att arbeta mindre och lyckas mer, eftersom du kommer att arbeta med passion, du kommer att se ett mål framför dig.

Mitt system har fyra huvudelement:

1. Dröm och sätt upp mål. Vad vill du egentligen ha ut av livet? Vilka är dina drömmar, mål, ambitioner? Om du inte vet svaren på dessa frågor, kommer resten av komponenterna på den här listan inte att göra dig någon nytta.
2. Avlasta din hjärna. Överför tankarna från ditt huvud till papper. Du behöver inte tänka på främmande detaljer om du verkligen vill vara produktiv.
3. Gör mentala kartor. De hjälper dig att hitta kryphål till dina huvudmål. Med andra ord kommer du att förstå hur du snabbt får eller får det du vill ha.
4. Hantera din tid och dela upp komplexa uppgifter i deras beståndsdelar. Detta kommer att hjälpa dig att uppnå dina huvudmål på kortast möjliga tid.

Ingen kommer någonsin att ifrågasätta det uppenbara faktum att alla människor har 24 timmar om dygnet. Framgångsrika människor har två egenskaper:

• De vet precis vad de vill ha.
• De anstränger sig för att få det de vill ha.

Är du redo att ta risken och anstränga dig för att bli framgångsrik? Läs sedan vidare.

1. Dröm. Uppsatta mål. Vidta åtgärder

Börja med att föreställa dig det slutliga målet.

Stephen Covey

Det första steget är att skapa en stor bild av ditt liv. Du måste förstå vad du vill uppnå, vilken typ av person du vill bli, med andra ord fundera på hur ditt idealliv ska se ut.

När jag först gjorde det här ville jag förändra mycket i mitt liv. Kanske, som jag då, kommer det att tyckas för dig att många saker inte kan ändras, men misströsta inte och ge inte upp, för denna känsla är helt normal.

Efter Mark Allens råd avsatte jag en sida för vart och ett av mina mål. En sådan begränsning av utrymme är nödvändig så att du har möjlighet att måla varje mål i detalj, bryta ner det i grundläggande element, skapa en detaljerad plan för att uppnå detta mål, men specifikationen av målet bör vara utan vatten.

Det finns något viktigt att komma ihåg: du håller inte din plan i blodet, dina mål kan ändras när som helst. Vi kan inte med säkerhet säga vad som kommer att hända oss om en timme, och ännu mer kan ingen säga att hans mål och livsplaner inte kommer att förändras under nästa månad eller nästa år.

Men sådan planering är fördelaktig genom att du har en klar uppfattning om vad du vill uppnå, vilken typ av person du drömmer om att bli.

Oroa dig inte heller om du inte har lyckats upprätta en prestationsplan för varje mål. Det är okej, huvudsaken är att du har ett mål, och när det är dags kommer du att hitta sätt att hjälpa dig att uppnå det.

2. Avlasta din hjärna

Må ditt sinne alltid vara ljust och klart, som den stora himlen, det stora havet och den högsta bergstoppen.

Morihei Ueshiba

Vårt minne är på många sätt ett överlevnadsverktyg. Vi minns lättast saker som är viktiga och nödvändiga för oss. Minnet är en fantastisk sak: i en force majeure-situation, till exempel, kan vi komma ihåg skollektionerna om livssäkerhet och ge en person första hjälpen.

Du har hundratals tankar i ditt sinne, mindre detaljer, onödiga detaljer. Till exempel försöker du komma ihåg alla nyanser, även de minsta detaljerna i projektet du håller på med. Även om sådan medvetenhet är respektabel, är den också ofta orolig och stressande. Slutsats: bli av med detta skräp, ladda ur din hjärna.

Ha inte alla dessa detaljer i huvudet – skriv ner dem i din dagbok, låt allt finnas på din dators hårddisk eller någon annanstans. Detta gör att du bättre kan fokusera på det som är viktigt för tillfället, samtidigt som du inte glömmer det aktuella.

Organisera, dela och erövra

Nu när du har räddat dig själv från ett stort antal onödiga eller inte så viktiga tankar, är det dags att börja organisera dina angelägenheter. Titta på din egen plan. Kanske var du inte lat och gjorde en plan inte bara för de kommande veckorna och månaderna, utan också för hela år.

Du måste strukturera allt du ska göra. Försök att planera alla dina projekt, uppgifter och andra angelägenheter på ett sådant sätt att de inte stör varandra: ta en separat tid för varje uppgift, jaga inte två flugor i en smäll, utan dela och erövra.

Oroa dig inte om du inte har en konkret plan för att genomföra allt du har planerat. Huvudsaken är att du har mål, och ditt undermedvetna hjälper dig i resten.

I det här fallet kan ditt undermedvetna jämföras med en GPS-navigator. Du anger din destination och tar reda på hur du tar dig dit.

3. Skapa en tankekarta

Allt du behöver är en plan, färdplan och mod för att ta dig till din destination.

Earl Nightingale

En tankekarta är ett diagram som hjälper dig att visualisera och organisera information. Tankekartor kan användas till nästan allt från att ta anteckningar till att utveckla en seriös strategi. De hjälper dig att bryta ner ett komplext objekt i dess beståndsdelar.

Med hjälp av en tankekarta kan du bygga en hierarki av projekt, resultat och uppgifter. Använd teckenstorlek och färg för att markera det som är viktigt eller brådskande. Du kan också inkludera länkar till viktiga Internetresurser eller dokument på din dator.

Den här kartan hjälper dig att snabbt se vilket projekt som tar mest tid från dig eller kräver mest uppmärksamhet (uppgifter och deadlines som är markerade i rött kommer att skrika deras brådska och betydelse).

Genom att granska din tankekarta varje vecka kommer du att märka vilka projekt som är nära att slutföras, och det kommer att motivera dig att gå vidare. Ta bort avslutade projekt och fyll dem med nya.

4. Hantera din tid och dela upp svåra uppgifter i grundläggande element

Bestäm idag att du ska bli expert på att hantera din tid och din egen prestation.

Brian Tracy

Nu när du har en plan måste du vara säker på att du kan hantera alla uppgifter framåt i tid. Det finns olika tekniker och system utformade för att hjälpa dig med detta. Till exempel:

• Kanban är ett system som hjälper dig att hantera uppgifter effektivt. Det finns ett praktiskt onlineverktyg, KanbanFlow, som är designat inte bara för solo utan också för lagarbete.
• Den välbekanta GTD-tekniken för personlig effektivitet som hjälper dig att få saker gjorda till slutet.

Glöm inte bort idag

Mind maps, GTD, Kanban är alla fantastiska och obestridligen nödvändiga för att du ska nå dina mål. Men glöm inte att detta är strategisk planering. Ibland behöver man en enkel, praktisk plan för dagen. Inte för imorgon. Inte för en månad eller ett år. För idag.

En dröm blir ett mål när åtgärder vidtas för att uppnå det.

Bo bennet

Det finns en Pomodoro-teknik som kan hjälpa dig att planera din tid effektivt. Du kan ta reda på mer om det här.

Att alltid nå dina mål, slutföra uppgifter i tid, nå framgång - det här är vad alla borde sträva efter. Men glöm aldrig Stephen Coveys sjunde färdighet - att slipa sågen.

Föreställ dig en man som har sågat ett träd i fem timmar, men när du säger åt honom att stanna ett par minuter för att slipa sågen, svarar han:”Jag har inte tid att slipa sågen! Jag måste klippa!"

Kom ihåg att ta tid för din hälsa, din familj och dina vänner, och försök alltid vila när du känner att du behöver det.