Hemligheter med affärse-postkorrespondens

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Vi presenterar för dig en artikel av Artem Turovets om systemet för att organisera affärskorrespondens. Detta är inte en uppsättning "superproduktivitetstekniker" eller en föreläsning om e-postmarknadsföring. Artyom kommer helt enkelt att dela med sig av upplevelsen av sitt företag, där de försökte lägga upp arbetet med e-post så att alla var bekväma.

Vad är e-post? I den moderna affärsvärlden är dessa:

Ditt ansikte. Det är med hjälp av mejl som du kan skapa en positiv bild i motpartens ögon eller förstöra första intrycket.
Ditt arbetsredskap. Mycket kommunikation med omvärlden sker via e-post. Därför kan du avsevärt göra ditt liv enklare genom att ha goda kunskaper i det här verktyget.
En kraftfull distraktion. Omvärlden försöker få dig, distrahera och leda dig vilse via e-post.

Ur denna synvinkel, låt oss titta på att arbeta med e-post. Låt oss börja enkelt.

Bokstavsdesign

Jag använder Mozilla Thunderbirds e-postklient, så jag kommer att använda den som ett exempel. Låt oss skapa en ny bokstav och gå uppifrån och ned i listan med fält.

Till vem. Kopiera. Dold kopia

Någon kanske inte vet, men Mozillas "Till" kan ändras till "Cc" eller "Bcc".

Till: vi skriver huvudadressen eller flera adressater åtskilda med semikolon.
Kopia: vi skriver till någon som borde läsa brevet, men som vi inte förväntar oss något svar från.
Bcc: vi skriver till den som ska läsa brevet, men ska förbli okända för resten av brevmottagarna. Den är särskilt lämplig för massutskick av affärsbrev, till exempel aviseringar.

Inte rätt i massutskick, ange mottagare genom fälten "Cc" eller "Till". Flera gånger om året får jag brev där 50–90 adressater finns listade i fältet”Cc”. Det finns en kränkning av integriteten. Alla dina mottagare behöver inte veta vilka andra du arbetar med om ett liknande ämne. Det är bra om det är människor man känner varandra. Tänk om listan inkluderar konkurrerande företag som inte känner till varandra? Åtminstone måste du vara redo för onödiga förklaringar, högst, för att avsluta samarbetet med en av dem. Gör inte så här.

Höger skicka massutskick till ditt eget namn och skriv in alla mottagare i "Bcc"-fältet.

Bokstavsämne

Betydelsen av ämnesraden skrivs ofta (ibland förnuftigt) i deras företagsbloggar av professionella mailtjänster. Men där pratar vi oftast om säljbrev, där ämnesraden löser problemet "e-post ska öppnas".

Vi diskuterar daglig affärskorrespondens. Här löser temat problemet "brevet och dess författare ska lätt kunna identifieras och sedan hittas." Dessutom kommer din flit att återvända till dig i form av karma av många svarsbokstäver, bara med prefixen Re: eller Fwd, bland vilka du måste leta efter den önskade bokstaven i ämnet.

Tjugo brev är volymen av en endagskorrespondens från en mellanchef. Jag pratar inte alls om entreprenörer och företagare, deras antal bokstäver går ibland utanför skalan för 200 eller mer per dag. Så igen: skicka inte e-postmeddelanden med en tom ämnesrad.

Så hur formulerar man sin ämnesrad korrekt?

Vi i vår "Sky" rekommenderar i externa brev att skriva i ämnet: "Sky." I det interna - bara innehållet i ämnesraden i tre till fem ord utan prefix.

Fel nr 1: endast namnet på företaget i ämnet. Till exempel "Sky" och det är allt. För det första är du säkerligen inte en av ditt företag som kommunicerar med denna motpart. För det andra ger ett sådant ämne ingen mening, eftersom namnet på ditt företag redan kan ses från adressen. För det tredje, gissa hur din egen brevlåda kommer att se ut med denna inställning till korrespondens? Något som det här.

Är det bekvämt att söka på sådana här ämnen?

Misstag #2: en flashig, säljande rubrik. Det är bra om du vet hur man skriver sådana här rubriker. Men är det lämpligt att använda dessa färdigheter i affärskorrespondens? Kom ihåg syftet med ämnesraden i ett affärsbrev: inte att sälja, utan att tillhandahålla identifiering och sökning.

Inte rätt	Höger
Skynda dig att köpa yxor till ett rimligt pris!	Kommersiellt erbjudande för leverans av yxor
Vi måste skynda oss att kontrollera procentsatserna! Rodion är på väg!	För godkännande av försoningsakten på ränta med Alena Ivanovna
UPPMÄRKSAMHET! Porfiry Petrovich löste Raskolnikovs hemlighet och kommer att lösa våra problem	Ett erbjudande från en konsult: psykologiskt avdrag

Texten till brevet

Det finns många skrivguider för olika tillfällen. Till exempel en massa användbara saker från och andra mästare i ordet. Jag råder dig att åtminstone läsa deras artiklar för att förbättra den allmänna läskunnigheten och förbättra den allmänna skrivstilen.

I processen att skriva ett brev måste vi konsekvent fatta flera beslut.

En fråga om artighet … I början av brevet kan du sudda ut i artighet eller till och med ömhet i andan av "Min kära Rodya, i mer än två månader nu har jag inte pratat med dig skriftligen, vilket jag själv led av och inte ens sov en natt till och tänker." Det är mycket artigt och mycket kostsamt, både när det gäller tid för att komponera en sådan inledning, och för samtalspartnerns tid att läsa den. Det här är en affärskorrespondens, minns du? Inte en uppsats av epistolärgenren för tävlingen och inte ett brev till Raskolnikovs mamma, utan affärskorrespondens.

Vi respekterar vår tid och mottagarens!

Det är vettigt att presentera dig själv och påminna om omständigheterna för bekantskap endast i det första brevet som skickas efter ett flyktigt möte på utställningen. Om detta är en fortsättning på samarbete eller aktuell korrespondens, skriver vi i dagens första brev: "Hej, Ivan", i den andra och efterföljande: "Ivan, …".

Överklagande … Jag var alltid orolig för vem jag skulle kontakta i ett brev om det finns flera mottagare. Jag skrev nyligen ett brev till tre tjejer som heter Anna. Utan att tveka skrev jag "Hej Anna" och badade inte. Men detta är inte alltid fallet.

Vad händer om det finns tre eller till och med sju mottagare och de inte delar samma namn? Du kan lista dem efter namn: "God eftermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya och Pyotr Petrovich." Men det är långt och tar tid. Du kan skriva: "Hej kollegor!"

För min egen del använder jag regeln för att med namn referera till den som står i "Till"-fältet. Och till de som är med i kopian, ansök inte alls. Denna regel låter dig samtidigt mer exakt bestämma (en!) Brevets adressat och syftet med detta brev.

Citat … Ofta är korrespondens en brevkedja med frågor och svar - i ett ord, en dialog. Det anses vara bra att inte radera korrespondensens historia och skriva ditt svar överst i den citerade texten, så att du, om du återkommer till denna korrespondens en vecka senare, enkelt kan läsa dialogen uppifrån och ner i fallande datum.

Av någon anledning är standardinställningen i Mozilla "Placera markören efter citerad text". Jag rekommenderar att du ändrar det i menyn "Verktyg" → "Kontoinställningar" → "Skrivning och adressering". Det borde vara så här.

Syftet med brevet … Affärsbrev är av två typer:

när vi bara informerar samtalspartnern (till exempel en rapport om arbetet som gjorts under en månad);
och när vi vill ha något från samtalspartnern. Till exempel så att han godkänner bifogad faktura för betalning.

Som regel finns det många fler uppmuntrande brev än rapporterande. Om vi vill uppnå något från samtalspartnern är det mycket viktigt att säga om det i ett brev i klartext. Uppmaningen bör åtföljas av en uppmaning med namn och följs av den sista meningen i brevet.

Inte rätt: "Porfiry Petrovich, jag vet vem som dödade den gamla kvinnan."

Höger: "Porfiry Petrovich, jag hackade ihjäl den gamla kvinnan, snälla, vidta åtgärder för min arrestering, jag är trött på att lida!"

Varför skulle korrespondenten tänka åt dig vad du ska göra med detta brev? Han kan trots allt fatta fel beslut.

Signatur i texten … Det måste hon vara. Dessutom låter alla e-postklienter dig konfigurera automatisk ersättning av en signatur, till exempel den klassiska "Vänliga hälsningar, …". I Mozilla görs detta under Verktyg → Kontoalternativ.

Att skriva eller inte skriva kontakter i signaturen är allas personliga sak. Men om du på något sätt är kopplad till försäljning – se till att skriva. Även om transaktionen inte sker baserat på resultatet av kommunikationen, kommer du i framtiden lätt att hittas av kontakterna från signaturen.

Slutligen, ytterligare en funktion i brevets kropp för de samtalspartner som inte gillar (inte kan, inte vill, inte har tid) att svara på dina brev. Ange standard i brevets text. Till exempel, "Porfiry Petrovich, om du inte kommer för att arrestera mig före klockan 12:00 på fredag, då anser jag mig vara amnestierad." Självklart måste deadline vara reell (du ska inte skicka texten från exemplet på fredag kl 11:50). Mottagaren måste fysiskt kunna läsa och bestämma ditt brev. Denna "tystnad" befriar dig från ansvaret för samtalspartnerns uteblivna svar. Som alltid måste användningen av denna funktion angripas på ett klokt sätt. Om en person svarar på dina brev i tid och regelbundet kan ett sådant ultimatum, om inte kränka honom, anstränga honom lite eller leda till ett beslut att inte svara på brevet just nu, utan få dig att vänta till fredag.

Bilagor

Brev kommer ofta med bilagor: CV, kommersiella erbjudanden, uppskattningar, scheman, skanningar av dokument - ett mycket bekvämt verktyg och samtidigt en källa till populära fel.

Fel: enorm storlek på fästet. E-postmeddelanden med bilagor på upp till 20 MB tas ofta emot. I regel handlar det om skanningar av vissa dokument i TIFF-format, med en upplösning på 600 dpi. Korrespondentens e-postprogram kommer nästan säkert att hänga i några minuter i fåfänga försök att ladda ner en förhandsvisning av denna bilaga. Och gud förbjude mottagaren att försöka läsa detta brev på en smartphone …

Själv raderar jag sådana brev direkt. Vill du inte att ditt brev hamnar i papperskorgen innan det läses? Kontrollera storleken på bilagan. Det rekommenderas att det inte är mer än 3 MB.

Vad händer om det överskrider?

Försök att konfigurera om skannern till ett annat format och upplösning. Till exempel, i PDF och 300 dpi, erhålls ganska läsbara skanningar.
Tänk på program som WinRar eller 7zip. Vissa filer är perfekt komprimerade.
Vad händer om bilagan är enorm och du inte kan komprimera den? Till exempel väger en nästan tom bokföringsdatabas 900 MB. Molnlagring av information kommer till undsättning: Dropbox, Google Drive och liknande. Vissa tjänster, som Mail.ru, konverterar automatiskt enorma bilagor till länkar till molnlagring. Men jag föredrar att hantera min information lagrad i molnet själv, så jag välkomnar inte automatisering från Mail.ru.

Och ytterligare en inte helt självklar rekommendation om investeringar - deras namn … Det måste vara begripligt och acceptabelt för mottagaren. När vi i företaget förberedde ett kommersiellt erbjudande riktat till … låt det vara Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jag fick ett brev från chefen med ett projektförslag för godkännande, och i bilagan fanns en fil med namnet "DlyaFedi.docx". Med chefen som skickade detta till mig ägde en dialog rum ungefär så här:

- Kära chef, är du personligen redo att närma dig denna respekterade person och namnge honom inför Fedya?

– På något sätt nej, respekterade man, alla kallar honom vid hans förnamn och patronym.

– Varför kallade du investeringen för "Dlya Fedy"? Om jag skickar honom nu, tror du att han kommer att köpa yxor av oss till denna CP?

- Jag tänkte byta namn senare …

Varför förbereda en tidsinställd bomb - en potentiell kunds avslag - eller göra det extra arbetet med att byta namn på en fil? Varför inte genast namnge bilagan korrekt: "För Fedor Mikhailovich.docx" eller ännu bättre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så, vi har mer eller mindre sorterat ut mejlen som ett "ansikte". Låt oss gå vidare till att se e-post som ett verktyg för effektivt arbete och prata om dess distraktion.

Arbeta med bokstäver

E-post är en kraftfull distraktion. Som med all distraktion måste post hanteras genom att reglerna skärps och ett arbetsschema införs.

Som ett minimum måste du stänga av ALLA aviseringar om ankomsten av post. Om e-postklienten är konfigurerad som standard kommer du att meddelas med en ljudsignal, och ikonen bredvid klockan blinkar och en förhandsgranskning av brevet visas. Med ett ord, de kommer att göra allt för att först slita dig från mödosamt arbete, och sedan kasta dig ner i avgrunden av olästa brev och osynliga utskick - minus en timme eller två från livet.

Någons kraftfulla viljestyrka tillåter dem att inte distraheras av meddelanden, och för vanliga människor är det bättre att inte fresta ödet och stänga av dem. I Mozillla Thunderbird görs detta genom menyn "Verktyg" → "Alternativ" → "Allmänt" → "När nya meddelanden dyker upp".

Om det inte finns några meddelanden, hur ska man förstå att ett brev har kommit?

Väldigt enkelt. Du själv, medvetet, avsätter tid för att analysera e-post, öppnar e-postklienten och ser alla olästa meddelanden. Detta kan göras två gånger om dagen, till exempel vid lunchtid och på kvällen, eller under påtvingad driftstopp, till exempel i trafikstockningar.

Ofta frågade, hur är det med reaktionstider och brådskande e-postmeddelanden? Svaret är: du har inga brådskande brev på posten. Såvida du inte arbetar på kundsupportavdelningen (en sådan avdelning har sina egna regler för att arbeta med post).

Om det finns brådskande brev kommer avsändaren att meddela dig om detta via andra kanaler - telefon, SMS, Skype. Då kommer du medvetet att gå in i e-postklienten och behandla brådskande post. Alla tidshanteringsguruer (till exempel Gleb Arkhangelsky med sin "Time Drive") deklarerar standarden för att svara på e-post upp till 24 timmar. Detta är en normal regel för god form - förvänta dig inte omedelbara svar från samtalspartnern via e-post. Om det finns ett brådskande brev, meddela om det via snabbare kommunikationskanaler.

Så vi stängde av aviseringar och nu slår vi på e-postklienten enligt vårt schema.

Vad ska vi göra när vi gick in på posten och började göra aktiviteter som kallas "parse email"? Var är början och slutet av detta arbete?

Jag har hört mycket om systemet med noll inkorg, men jag har tyvärr inte träffat en enda person som använder det. Jag var tvungen att uppfinna mitt hjul på nytt. Det finns artiklar om detta ämne på Lifehacker. Till exempel, "". Nedan kommer jag att prata om noll inkorgssystemet i min tolkning. Jag skulle vara tacksam om GTD-guruer ville kolla i kommentarerna, lägga till eller förbättra det beskrivna systemet.

Det är viktigt att förstå och acceptera att e-post inte är en uppgiftsschemaläggare eller arkiv för dina aktiviteter. Därför bör mappen "Inkorgen" alltid vara tom. När du har börjat analysera din inkorg, sluta inte eller bli distraherad av något förrän du tömmer den här mappen.

Vad ska man göra med e-postmeddelanden i inkorgen? Du måste gå igenom varje bokstav i tur och ordning och ta bort den. Ja, välj bara och tryck på Delete på ditt tangentbord. Om du inte kan förmå dig att radera brevet måste du bestämma dig för vad du ska göra med det.

Kan du svara på det på tre minuter? Behöver jag svara på det? Ja, det är nödvändigt, och svaret tar inte mer än tre minuter, svara sedan omedelbart.
Du måste svara, men att förbereda svaret tar mer än tre minuter. Om du använder en uppgiftsplanerare som låter dig konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift, förvandla ditt e-postmeddelande till en uppgift och glöm det ett tag. Jag använder till exempel den helt underbara tjänsten Doit.im. Det låter dig skapa en personlig e-postadress: du vidarebefordrar ett brev till den och det förvandlas till en uppgift. Men om du inte har en uppgiftsschemaläggare, flytta bokstaven till undermappen "0_Run".
Efter ett snabbt svar på ett brev, förvandlat det till en uppgift eller en enkel bekantskap, måste du bestämma vad du ska göra med det här meddelandet härnäst: ta bort det eller skicka det till en av mapparna för långtidslagring.

Här är mina långtidsförvaringsmappar.

0_Kör. Jag har ingen sådan pärm, men om du inte har en planerare, jag upprepar, kan du lägga in brev som kräver ingående studier här. Den här mappen måste också rengöras regelbundet, men med ett genomtänkt tillvägagångssätt vid en särskilt angiven tidpunkt.
1_Ref. Det är här jag lägger brev med bakgrundsinformation: välkomstbrev med inloggningar från olika webbtjänster, biljetter till kommande flyg och så vidare.
2_Projekt. Här lagras korrespondensarkivet om partners och projekt som det finns en aktuell relation till. Naturligtvis skapas en separat mapp för varje projekt eller partner. I mappen för en partner lägger jag brev inte bara från hans anställda, utan också brev från anställda på "Heaven" relaterade till denna partner. Mycket bekvämt: vid behov finns all korrespondens om projektet till hands med ett par klick.
3_Museum. Här slänger jag de där bokstäverna som är synd att radera, och fördelarna med dem är inte uppenbara. Även mappar med stängda projekt från "2_Projects" migrerar hit. Med ett ord, de första kandidaterna för radering hålls i "Museet".
4_Dokument. Här finns brev med elektroniska prov på dokument som kan vara användbara i framtiden för bokföring, till exempel avstämningsutdrag från klienter, biljetter till resor. Mappen har mycket gemensamt med mapparna "2_Projects" och "1_Sprav", endast redovisningsinformation lagras i den, och förvaltningsinformation lagras i mappen "2_Projects". I "4_Documents" - död information, och i "2_Projects" - levande.
5_Kunskap. Det är här jag bara lägger till riktigt användbara utskick som jag vill återkomma till efter ett tag för att få inspiration eller hitta lösningar.

Det finns andra inställningar för e-postklienten som är viktiga för driften av detta system. Först, som standard, har Thunderbird kryssrutan Markera meddelanden som lästa markerad. Jag föredrar att göra det medvetet, så kryssrutan är borta! För att göra detta, gå till menyn "Verktyg" → "Alternativ" → "Avancerat" → "Läs och visa".

För det andra använder vi filter … Tidigare använde jag aktivt filter som automatiskt vidarebefordrade brev till lämpliga mappar baserat på avsändarens adress. Till exempel flyttades brev från en advokat till mappen "Advokat". Jag vägrade detta tillvägagångssätt av flera skäl. För det första: brev från en advokat hänvisar i 99% av fallen till ett projekt eller partner, vilket innebär att de måste flyttas till denna partners eller projekts mapp. För det andra bestämde jag mig för att lägga till medvetenhet. Du måste själv bestämma var ett specifikt brev ska lagras, och det är bekvämare att söka efter obehandlade meddelanden endast på ett ställe - i inkorgen. Nu använder jag filter endast för att kategorisera automatiska vanliga brev från olika system i mappar, det vill säga brev som inte kräver att jag fattar beslut. Filter i Mozilla Thunderbird konfigureras i menyn Verktyg → Meddelandefilter.

Så, med rätt tillvägagångssätt, bör e-post ta från 10 till 60 minuter om dagen, beroende på mängden korrespondens.

Ja, och en sak till. Du har redan stängt av aviseringar om att nya brev kommer, eller hur?;)