Hur man blir mer produktiv: 7 huvudregler

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

En affärscoach berättar hur du utvecklar din egen strategi och börjar uppnå mer samtidigt som du spenderar mindre energi.

Mark Pettit hjälper entreprenörer och företag att bli bättre. Och under åren av praktik formulerade han sju grundläggande regler för produktivitet.

1. Ha en tydlig bild av vad som pågår

Innan du börjar göra planer måste du först förstå var du är nu. Analysera ditt arbete från början till nu.

Detta kommer att ge dig en verklig känsla av vad du redan har förbättrat, vad som redan är riktigt bra och vad mer du vill förändra. För att göra detta måste du göra följande.

Specificera dina önskemål

Var tydlig med dina prestationsmål. Förstår du till fullo vad du gör och varför och vad det ideala resultatet bör vara?

När du svarar dig själv på dessa frågor kommer du att förstå vilka specifika förbättringar du behöver. När du tydligt ser resultatet framför dig och är motiverad att uppnå det, arbetar du mer effektivt.

Fundera på vilka förändringar du förväntar dig

Det är viktigt att förstå hur specifika förbättringar kommer att påverka ditt företag och ditt privatliv - det är inspirerande. Annars accepterar du bara förändringen under en kort period, varefter du återgår till dina gamla vanor.

För att förhindra att detta händer, svara ärligt på följande frågor.

• Kommer du att bli lyckligare?
• Vill du arbeta mindre och spendera mer tid med din familj? Om så är fallet, vad kommer du att göra?
• Är det viktigt för dig att bygga ett effektivt team? Vad kunde du uppnå med henne?
• Är du karriärfokuserad?
• Vill du resa mer?
• Vill du känna dig friare?
• Planerar du att tjäna mer pengar?

2. Fokusera på dina styrkor

Om vi ägnar mer uppmärksamhet åt våra speciella talanger blir vi gladare och mer produktiva. Samtidigt växer vår energi, självförtroende och kreativitet.

Ta ett papper och skriv ner allt du gör bra. Tänk tillbaka på när du kände dig säker och uppnådde resultat som du var nöjd med. Ignorera svagheter – fokusera bara på dina bästa egenskaper och teamets styrkor, om du inte arbetar ensam.

Kom ihåg att varje person har sina egna styrkor. De kompletteras av andras förmågor och tillsammans kan de producera otroligt kraftfulla resultat. Du måste sträva efter denna symbios av effektivitet i ditt arbete.

3. Delegera uppgifter

Enligt Pareto-principen uppnås 80 % av resultatet tack vare endast 20 % av åtgärderna. Men vi är ofta så upptagna med rutin att vi inte kan ta oss an de viktigaste sakerna, som utgör dessa 20 %. Och det är just de som avgör vår produktivitet.

Lyft fram dina viktigaste uppgifter – både personliga och professionella. Vägra att göra resten.

Om du har många saker som du inte gör särskilt bra eller inte ens vill göra, anförtro dem till någon annan. Detta kommer att vara mycket mer effektivt. Om du inte kan avsluta ett projekt, kör inte dig själv till utmattning genom att försöka göra allt själv – be bara om hjälp.

Istället för att slösa tid och energi, avgör vem som kommer att vara användbar för dig i vilken situation. Delegera eller lägga ut tre stora uppgifter var tredje månad. Detta hjälper dig att frigöra tid och öka din produktivitet.

4. Organisera ditt arbete

Skapa din vision för en produktiv dag

Du kan välja din strategi: reagera bara på uppgifter när de kommer, eller planera din dag inifrån och ut. Men att konsekvent stryka över punkter på en att göra-lista handlar inte om effektivitet. Du måste ha en tydlig avsikt att spendera dagen produktivt och förbereda dig för det i förväg.

Så istället för att göra det som "behöver", stanna upp och bestäm vad du verkligen vill. Dina handlingar bör vara fokuserade.

Ställ in tre uppgifter för dagen

Många människor för dagbok eller gör en att göra-lista med jämna mellanrum. Men de flesta människor står fortfarande inför följande problem. En att göra-lista är helt enkelt en lista över uppgifter som folk planerar att göra eller tror behöver göras. Samtidigt är det inte klart vilka av dem som ska arbetas med i första hand och varför.

För att förbättra produktiviteten måste du prioritera tydligt. Välj och gör bara tre viktiga saker om dagen, och ta den viktigaste tiden först.

Arbeta med en uppgift i taget

Oavsett vad någon säger är det omöjligt att effektivt arbeta med flera saker samtidigt. Att byta från en aktivitet till en annan tar energi och minskar produktiviteten. Och det du aldrig blir klar med kan vara stressande och leda till skuldkänslor.

Därför, av de tre huvuduppgifterna för dagen, fokusera på bara en i tur och ordning.

Sprinta

Arbeta under korta perioder för att hålla dig produktiv och fokusera.

Uppskatta hur lång tid det tar att slutföra uppgiften. Om det till exempel tar 4 timmar kan du använda 60–60–30-metoden. Du arbetar i en timme och vilar sedan ett par minuter. Sedan ytterligare en timme, och sedan ta en lång 30-minuters paus. Och upprepa tills du helt klarar uppgiften.

Glöm inte raster

För att ovanstående schema ska fungera får vila inte försummas.

Använd dedikerade appar eller ställ bara in en timer. En vanlig klocka är bättre än en telefon: så ingenting kommer att distrahera dig.

Under rasterna kan du gå ut på promenader, äta hälsosamma mellanmål eller göra något som håller dig pigg. Om du känner att du är helt utmattad och inte kan samla dig, försök ta en liten tupplur.

Du kommer snart att märka att din koncentration och produktivitet börjar öka, och du själv blir mer aktiv.

5. Hantera din energi

Det är viktigt att behålla och utveckla sin fysiska och mentala styrka. Då kommer du att vara fokuserad på ditt arbete varje dag och kommer att kunna göra det effektivt.

Få tillräckligt med sömn

Ju bättre du sover, desto mer produktiv arbetar du. Om du har sömnbrist och inte kan ta dig ur sängen på morgonen, försök att införa kvällsritualer i ditt schema. Leta efter de som passar dig personligen.

Vila ofta

Strategic Coach-grundaren Dan Sullivan tror att det finns två sätt att se på världen: genom prismat av tid och ansträngning, eller genom prismat av resultat.

För att få ut det mesta av gasen till lägsta kostnad, föreslår Sullivan att ha regelbundna "lediga dagar". Detta är 24 timmar under vilka du inte behöver göra något arbetsrelaterat. Under denna paus får du en god vila och laddar upp dig. Och då kan du använda all din energi och kreativitet för att uppnå bästa resultat.

Istället för att se din helg som en belöning, se den som en förutsättning för framgång.

Dan Sullivan

Ha en Power Hour varje morgon

Ägna en och en halv timme åt dig själv: meditera, träna, läs, ät hälsosam frukost, gör en tacklista och planera vilka tre viktiga uppgifter du ska göra idag.

Dessa morgonritualer motiverar och gör dig redo för en produktiv dag. Blanda ihop några olika uppgifter tills du hittar en kombination som fungerar för dig.

Säg inte oftare

Glöm bort att bara jobba längre och hårdare. Sluta säga "ja" till de där människorna, handlingar och saker som slösar din energi och inte är användbara.

Lägg istället din tid och energi på de uppgifter som ger bäst resultat och gör dig lyckligare.

Skillnaden mellan framgångsrika och mycket framgångsrika människor är att de senare säger nej till nästan alla.

Warren Buffett entreprenör, investerare

Sluta sträva efter excellens

Många människor förbereder sig hela tiden bara för handling. De väntar på att det rätta ögonblicket ska börja – först då kan de göra något perfekt.

En känsla av perfektionism talar i oss. Men problemet är att det önskade ögonblicket kanske aldrig kommer.

Gå bara och börja jobba, gör ditt bästa och du kommer att vara nöjd till slut.

6. Mät och analysera

Nyckeln till en framgångsrik produktivitetsplan är mätbara framsteg.

Vaga och delade mål får oss inte att må bra av det utförda arbetet. När vi visuellt ser våra framsteg eller uppnår specifika mål känner vi oss mycket gladare och mer självsäkra.

Och att spåra dina egna framsteg säkerställer att du inte mäter dig själv mot andras prestationer. När allt kommer omkring, "jämförelse är en tjuv av glädje", som Theodore Roosevelt sa.

Sätt upp specifika mål

Skriv ner fem personliga och professionella förändringar som du vill uppnå under de kommande tre månaderna. Välj vad som är viktigast för dig och vad som kan göra stor skillnad i ditt liv.

Formulera mål så att framstegen kan spåras. Gör detta varje månad eller till och med en vecka.

Utvärdera effektiviteten

Din produktivitetsstrategi kommer oundvikligen att påverka dina arbetsuppgifter. Därför, innan du startar ett nytt projekt, fastställa personliga kriterier för dess framgång. Analysera sedan det färdiga arbetet för att se om det uppfyller dessa kriterier.

Skriv ner vad som har förbättrats eftersom du är mer produktiv. Notera vad mer som behöver göras.

7. Förenkla

Nyckeln till att öka din produktivitet är enkelhet. Och det är bättre om det är så enkelt som möjligt.

Alla är vi omgivna av så många komplexiteter att det blir svårt att hålla allt under kontroll och fokusera på det viktigaste. Det gäller både privatliv och yrkesliv.

Ett okontrollerbart schema, en rörig inkorg, en enorm att-göra-lista, en röra av tankar, brist på tid, en massa deadlines – vad som helst. Detta orsakar trötthet och en känsla av en ond cirkel. Som ett resultat kommer du att uppleva konstant trötthet och stress.

Så försök att hålla ditt liv så enkelt som möjligt. Befria dig från improduktiva, energistöldande aktiviteter. Detta gör att du kan fokusera på det som ger dig de bästa resultaten, glädje och tillfredsställelse.

Dessa sju regler är grundläggande, men det är inte nödvändigt att omedelbart försöka följa dem alla. Prova en eller två först och se hur det påverkar din prestation. Huvudsaken är att börja.