Hur man blir mer produktiv: tips från skaparen av Asana-tjänsten

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Den underbara Quora-tjänsten fortsätter att glädja oss med bra svar på pressande frågor. Den här gången vill vi berätta vad Justin Rosenstein, en utmärkt programmerare och internetentreprenör, som har ansträngt sig för att skapa sådana kända projekt som Gmail, Facebook och Asana, berättade som svar på inbjudan att dela med sig av sina produktivitetshemligheter.

Under sin tid som programmerare och projektledare lärde Justin sig själv hur viktig rätt organisation är, och han lade mycket kraft på den här frågan. Som ett resultat insåg han att effektiviteten av alla aktiviteter beror på många parametrar och kräver optimering i tre riktningar samtidigt: beställning av din miljö, ditt sinne och den faktiska arbetsprocessen.

Optimering av miljön

Undvik distraktioner

Låt oss börja direkt: multitasking skadar din produktivitet!

Ja, dina känslor kan lura dig, och du kan känna dig som ett produktivitetsgeni medan du arbetar med flera uppgifter samtidigt. Men i verkligheten är detta inte fallet, och många vetenskapliga studier bevisar detta. Det upprepade ständiga växlingen mellan uppgifter saktar verkligen ner farten!

Därför är det första och viktigaste fokus.

• Slå på Stör ej på din mobiltelefon.
• Stäng alla webbläsarfönster och flikar som inte är relaterade till den aktuella uppgiften.
• Om du behöver skicka ett brev, gå inte efter det för att se oläst korrespondens.
• Stäng av nya e-postmeddelanden på din dator.
• Logga ut från alla chattar.

Leta efter tillståndet för flödet

Om du ständigt är distraherad och hela din dag består av ett virrvarr av möten, samtal och samtal med kollegor, då är det väldigt svårt att hitta det där speciella tillståndet som kallas flow. Det är i detta tillstånd som den bästa prestandan uppnås och lösningar på även de mest komplexa problemen kommer.

• Avsätt särskilda tider för möten och konferenser. Låt alla dina kollegor veta att det är bäst att kontakta dig först vid denna tidpunkt.
• Be om möjligt din företagsledning att avsätta en dag i veckan då det inte blir några möten.
• Spåra din prestation vid olika tider på dagen. Försök att fördela uppgifter i enlighet med de observationer som gjorts.

Behärska arbetsredskap

Om ditt huvudsakliga arbete är anslutet till datorn, så slösar du bort några sekunder varje gång du sträcker dig efter musen och lämnar flödesläget. Lär dig och använd de viktigaste kortkommandon som inte bara sparar tid utan också minskar distraktioner.

• Snabbtangenter finns inte bara i alla program utan också i de flesta webbapplikationer. Många av dem är identiska, så när du väl lär dig en kortkommando kan du använda den hela tiden.
• Använd ett program för att snabbt organisera fönster på skrivbordet.

Optimera sinnet

Allt du behöver veta om riktig motivation och engagemang finns i en amerikansk journalists och författares böcker. Av dem kommer du att lära dig att du egentligen inte ska hantera tid eller uppgifter, utan din energi.

Ta regelbundna pauser

Sunt förnuft säger oss att ju mer tid vi spenderar på jobbet, desto mer får vi gjort. Men detta är inte alls sant. Människor är inte robotar, vi behöver tid att återhämta oss och vila. Forskning visar att en kort paus var 90:e minut kan öka din totala produktivitet avsevärt.

Meditera

Här har allt redan skrivits om fördelarna med meditation.

Ta hand om din kropp

• Drick vatten. I början av varje dag satte jag fem höga glas vatten på mitt bord. Jag dricker dem alla resten av dagen. Deras utseende tillåter mig inte att glömma behovet av att dricka mer.
• Ät rätt. En rejäl måltid med ett överskott av kolhydrater kan vara en verklig katastrof för din produktivitet.
• Börja med sporter. Att träna konditionsträning minst två gånger i veckan kommer att ge dig en extra energikick.
• Kort sagt, se till att du inte använder din fritid till att skada dig själv, utan snarare för att återställa och öka dina energireserver.

Hitta orsakerna till förhalning och åtgärda dem

Vi brukar skjuta upp inte för att vi är patologiskt lata, nej. Vanligtvis är orsaken att uppgiften framför oss orsakar oss någon form av latent (eller uppenbart) obehag. Du kan undvika detta på följande sätt:

• Försök att ärligt erkänna för dig själv vad som är orsaken till ditt förhalande och förhalande. Skriv ner på papper vad du specifikt ogillar med ditt jobb eller nuvarande uppgift.
• Dela upp uppgiften i flera enkla steg och ta dem ett i taget.
• Om du inte kan tvinga dig själv att göra något för tillfället, gå vidare till en annan, enklare och roligare, och spring inte direkt iväg och bläddra i Facebook-flödet. I det här fallet kommer ditt arbete på något sätt att röra sig och inte stå stilla.

Processoptimering

Ha en tydlig arbetsplan. Fördela tydligt alla dina uppgifter i den efter deras betydelse och brådska. Just att prioritera ärenden är nyckeln till att vara produktiv.

• Börja inte arbetet förrän alla efterföljande steg är kristallklara och begripliga för dig.
• Börja med det väsentliga. Bestäm vad ditt mål är. Varför vill du uppnå det? Vilka steg krävs för att uppnå det? Vem är ansvarig för varje steg? I vilken ordning ska åtgärderna utföras?

Sätt ihop ett team. Vissa människor föredrar att arbeta ensamma, men stora saker görs inte på det sättet.

• Hitta en lagkamrat som är lättast för dig att arbeta med. Ibland finns det uppgifter som man kan kämpa för i flera dagar ensam, men de kommer också att bli klara på ett par timmar med hjälp av en partner. "Parprogrammering" är en vanlig teknik inom mjukvaruutveckling, men den kan appliceras på allt annat.
• Om du ändå föredrar att arbeta på egen hand, ha då ibland korta möten med dig själv. Du kan ställa frågor till dig själv om vad du arbetar med just nu, vilka svårigheter du har stött på och vilka uppgifter du måste lösa direkt i en textredigerare eller tidning. Att formulera och skriva ner svaren på dessa och andra frågor hjälper mycket att se på processen utifrån.
• Ställ in och tillkännage deadlines offentligt. Om du självsäkert sa inför alla att du kommer att slutföra det här arbetet på fredag, då måste du gå ur vägen för att inte bli känd som ledig prat.
• Spåra framstegen för varje uppgift. Naturligtvis, som skaparen av tjänsten rekommenderar jag den för att organisera individuellt och lagarbete.
• Lämna tid i slutet av varje dag för att göra inventering. Försök att vara ärlig om dina nuvarande prestationer och misslyckanden. Dra slutsatser av de misstag du gör.

Bara tipsen och tricken som listas ovan betyder för lite för att göra dig till den mest produktiva personen i världen över en natt. Men tillsammans bygger de upp ett kraftfullt system som hjälper dig att arbeta många gånger mer effektivt.