20 effektiva tidshanteringstekniker

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Organisera ditt liv så att du inte slösar en minut.

1. Regel 1-3-5

Dina arbetstimmar under dagen är begränsade, och regeln 1-3-5 låter dig spendera det mest klokt. Dess kärna är som följer: på en dag kan du bara göra en stor uppgift, tre medelstora och fem små. Det är nio fall totalt, varken fler eller mindre. Regeln kommer att hjälpa till att gradvis rensa upp spillrorna, vara i tid och inte överanstränga.

2. Regeln om tre

För dem som inte är i samklang med siffror eller inte kan göra nio saker om dagen, kom Chris Bailey, författare till My Productive Year, med regeln om tre. Det står att det räcker att göra de tre viktigaste sakerna varje dag för att vara produktiv.

Istället för att sprida din energi och uppmärksamhet över ett par dussin saker på en checklista, välj bara de tre viktigaste uppgifterna för dagen och fokusera på dem. Välj tre till nästa dag, och så vidare. Detta kommer att hålla dig fokuserad. Samma regel kan tillämpas för att sätta upp mål för veckan, månaden eller året.

3. Metod 10 minuter

Har du en uppgift som du inte vill påbörja? Säg till dig själv, "Jag kommer bara att göra det här i 10 minuter och sedan ska jag vila lite." Troligtvis kommer du under den här tiden att dras till jobbet och kommer inte längre att kunna sluta.

4. Pomodoro

Detta system uppfanns av Francesco Cirillo för att göra det lättare för sig själv att förbereda sig inför tentor. Det hjälper till att fokusera människor som lätt blir distraherade. Det är också ett bra sätt att kontrollera hur mycket tid du lägger på ett visst jobb.

Så här fungerar Pomodoro: du tar en timer och ställer in den på 25 minuter. Efter det fokuserar du på ditt arbete. När de 25 minuterna är slut vilar du i 5 minuter och gör sedan om allt igen. Efter fyra cykler har du en stor paus i en halvtimme.

5. Metod 90/30

90/30-metoden används av författaren och bloggaren Tony Schwartz, Buffers medgrundare Leo Widrich, litteraturkritikern Benjamin Che Kai Wai och entreprenören Thomas Oppong.

Dess väsen är som följer: du arbetar hårt i 90 minuter, vilar sedan i en halvtimme och upprepar sedan cykeln. I det här fallet ägnar du de första 90 minuterna åt den viktigaste uppgiften som du måste göra under dagen, och de nästa segmenten ägnar du åt mindre viktiga saker.

Enligt forskning av The Enchanted World of Sleep av Yale-specialisten Peretz Lafee är 90 minuter den optimala tiden för en person att effektivt fokusera på en uppgift. Och en halvtimme räcker för fullständig vila, vilket bekräftas av forskningen om Sleep and Wakefulness av neurofysiologen Nathan Kleitman.

6. Metod 52/17

Detta är en privat version av den tidigare metoden. Det är inte annorlunda förutom i antal: du arbetar 52 minuter och vilar sedan i 17 minuter. Enligt experimentet The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, utfört av The Muse arbetsförmedling med hjälp av DeskTime-appen, hjälper dessa tidsperioder dig att hålla dig produktiv och undvika överarbete. Använd därför 52/17-metoden om du känner att du inte orkar jobba 90 minuter i sträck.

7. Äta grodor

Metoden uppfanns av Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motiverande talare och självhjälpsförfattare Brian Tracy. Han kallar "grodor" för obehagliga och svåra uppgifter som du måste slutföra, trots din motvilja. Gör en sak direkt från början av dagen - ät grodan. Och då blir det lättare för dig: du kommer att kasta den här stenen från din själ och försäkra dig om ett gott humör för hela dagen.

8. Tidsblock

En obehaglig sak med att göra-listor är att de inte ger dig en uppfattning om hur lång tid en uppgift tar. "Köp bröd" och "Slutför rapport" upptar en rad i listan, men dessa uppgifter är ojämförliga i komplexitet och betydelse.

En kalender är mycket bättre än en att göra-lista: den låter dig visuellt kontrollera tiden. Du ser ett stort block och inser att uppgiften inte är lätt. Prova därför tekniken med "tidsblock": lägg dem i kalendern och tilldela tid för varje enligt uppgiftens komplexitet. Och medan du gör den eller den uppgiften, låt dig inte distraheras av andra.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) är ett produktivitetssystem som uppfunnits av affärscoachen David Allen. Dess huvudprinciper är följande:

1. Skriv ner alla dina gärningar och idéer på ett ställe, den så kallade Inkorgen.
2. Sortera innehållet i Inkorgen med jämna mellanrum genom att prioritera och tajma uppgifter. Placera anteckningar i mappar efter deras innehåll - "Arbete", "Hem", "Shopping" och så vidare.
3. Genomför revisioner – släng onödiga anteckningar, stryk över avslutade ärenden, flytta material som har förlorat sin relevans för arkivet.
4. När allt är planerat, fortsätt med utförandet. Uppgifter som kan utföras på ett par minuter, lös omedelbart. Andra kan delegeras eller placeras i en kalender.

Du kan ta reda på alla krångligheterna med GTD i vår guide.

10. ZTD

Leo Babauta, författare till produktivitetsbloggen Zenhabits, anser att David Allens GTD-system är mycket komplext och kräver för mycket ansträngning. Han erbjuder sitt Zen to Done-system. För att följa det måste du utveckla 10 enkla vanor.

1. Samla all information i inkorgen.
2. Bearbeta alla poster utan att lämna dem på den bakre brännaren.
3. Planera dina huvudmål för varje dag och dina största mål för veckan.
4. Fokusera bara på en sak i taget, utan att förstöra din uppmärksamhet.
5. Skapa enkla, korta att göra-listor.
6. Ordna dina anteckningar i kategorier baserat på deras innehåll, precis som i den ursprungliga GTD.
7. Gå igenom dina anteckningar regelbundet och bli av med onödiga saker.
8. Förenkla. Minska listan över dina uppgifter och mål, skriv kort och tydligt.
9. För att komma in på jobbet, upprätthåll en viss daglig rutin hela tiden.
10. Gör det du verkligen vill göra.

11. Kanban

Japansk produktivitetsmetod som hjälper dig att hålla koll på vad du gör, vad du redan har gjort och vad som behöver göras i framtiden. Kanban visualiserar arbetsflödet visuellt.

Du tar en klistermärkstavla (eller registrerar dig för en att göra-hanterare som Trello) och ritar tre kolumner på den: Att göra, Göra, Klart. Skriv sedan dina angelägenheter på lappar och placera dem i lämplig kolumn beroende på vad du gör och vad du redan har gjort.

12. Tvåminutersregeln

Denna regel är en integrerad del av GTD, men den kan användas även om du inte är ett fan av Allens teknik. Om uppgiften tar mindre än två minuter, gör den omedelbart. Så du avlastar din hjärna, för du behöver inte komma ihåg det här fallet längre.

13. Noll inkorg

Zero Inbox uppfanns av författaren och prestationsexperten Merlin Mann, och det fungerar bra med GTD. Mann tillämpade det på e-postmeddelanden, men du kan hantera ärenden, dokument, anteckningar och annan information på samma sätt. Som namnet antyder är målet med denna teknik att hålla din inkorg tom.

I det ursprungliga GTD-systemet hopade inkorgen hela tiden en massa poster. Du måste ta dig tid att reda ut dem, och det är lätt att förbise något viktigt i en fullpackad inkorg. Mann rekommenderar att demontera innehåll så fort det kommer. Du öppnar en inkorg och bestämmer vad du ska göra med varje objekt: ta bort, delegera, svara, skjuta upp eller slutföra. Stäng den inte förrän du har utfört en av de angivna åtgärderna med alla element.

Dessutom kommer automatiska filter i post, smarta mappar och program för att sortera dokument hjälpa dig att spara tid.

14. Färsk eller stekt

Fresh or Fried översätts till "Fresh or Fried". Denna filosofi skapades av Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" prioriteringssystemet av bloggaren Stephanie Lee. Enligt henne är hjärnan "fräsch" när du vaknar på morgonen, men allt eftersom dagen fortskrider "friter den". Det betyder att du måste bestämma tidpunkten för din produktivitetstopp och ha tid att göra alla de viktigaste sakerna på en dag under denna period. Så här fungerar det.

1. I slutet av dagen, när du redan är trött, ägna 15 minuter åt att skapa en att göra-lista för morgondagen.
2. Flytta de viktigaste uppgifterna till början av dagen, till avsnittet Färska. Saker som du inte gillar skickas dit – själva "grodorna". De måste göras medan du fortfarande orkar.
3. Mindre brådskande, mindre svåra och trevligare saker går till Fried-avdelningen - det vill säga på eftermiddagen, beroende på ditt schema. De kommer att belasta din hjärna mindre.
4. Följ din lista nästa morgon. Komponera sedan en ny på kvällen.

Stephanie rekommenderar FoF till personer som varje kväll får reda på att de är helt utmattade, men inte haft tid, trots att de jobbat hela dagen.

15. Isbergsmetod

Ramita Sethi, författare till I Will Teach You to Be Rich, använder den här metoden för att spara information till senare. Det fungerar så här: du sparar alla e-postmeddelanden, anteckningar, artiklar, listor på ett ställe – till exempel i en anteckningstjänst som Evernote eller Notion, eller som dokument. Distribuera sedan detta material med taggar, mappar och kategorier – som du vill.

Gå igenom denna information var 4-6:e vecka och överväg om den kan tillämpas i praktiken. Om något är värdelöst, släng det eller arkivera det. Detta gör att du kan skapa din egen kunskapsbas.

16. Autofokus

Autofokus uppfanns av The Autofocus Time Management System av prestationsexperten Mark Forster. Detta planeringssystem är lämpligt för kreativa människor som har svårt att följa GTD.

Skriv alla dina aktiviteter i en anteckningsbok utan någon ordning. Gå sedan igenom listan, välj de som behöver göras så snart som möjligt och reda ut dem. När de akuta uppgifterna är lösta, fortsätt med de som du gillar bäst nu. Om du inte har slutfört något – flytta det till slutet av listan, du kommer tillbaka till detta senare. Och upprepa dessa steg dag efter dag.

17. Eisenhower Matrix

Detta system skapades av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower. Matrisen har fyra sektioner för uppgifter: Icke-brådskande och inte viktigt, Brådskande men inte viktigt, Viktigt och icke-brådskande, och Brådskande och viktigt. Dela upp dina uppgifter i avsnitt så kan du ta reda på vad du lägger mest tid på och vilka uppgifter som bör uppmärksammas mer.

18. 4D-metod

4D uppfanns av Edward Ray, en motiverande författare och konsult. Metoden är avsedd att hjälpa människor som blir förskräckta vid åsynen av sin att-göra-lista och inte vet hur de ska närma sig alla ackumulerade föremål.

Ray hävdar att du bara behöver memorera fyra ord för bokstaven D, och då kommer du inte att tappa modet inför berg av arbete. Här är de:

• Gör - Om du har blivit tilldelad en uppgift är det bäst att göra det nu och stryka det från listan.
• Delegera - när du inte kan eller har tid att utföra något, men du har en relativt ledig assistent, överför uppgiften till honom.
• Ta bort - Vissa saker är inte så viktiga. Släng dem genom att permanent ta bort dem från att göra-listan. Om de försöker lägga onödigt ansvar på dig, lär dig att säga "nej" artigt.
• Fördröjning - När en uppgift är för stor eller inte kräver omedelbar utförande kan den skjutas upp. Men du måste definitivt sätta tydliga deadlines för henne, annars förblir hon dödvikt.

Välj en uppgift, gör en 4D-åtgärd med den och gå sedan vidare till nästa.

19. Tajming

Vanligtvis håller människor som försöker vara produktiva reda på tiden de lägger på viktiga saker, och glömmer helt bort att tänka på de perioder då de gör strunt. Detta problem löses med "Timing"-tekniken, som uppfanns av experten inom området för tidshantering Gleb Arkhangelsky. Det låter dig förstå var din tid spenderas, lär dig att vara mer uppmärksam på vad du gör och mindre distraktion.

Ta en anteckningsbok och skriv ner alla dina handlingar och hur mycket du gjorde dem, med en noggrannhet på 5-10 minuter. Spela in arbetsögonblick, förhandlingar, möten och till och med tid på YouTube och i spel. Ta ett par veckor för detta. Bläddra sedan igenom anteckningsboken, känna igen dina "kronofager" genom synen och dra slutsatser. Kanske behöver du titta på mindre roliga videor, eller spendera mindre tid på att dricka kaffe, eller så är din fiende telefonsamtal.

20. Tim Ferriss metod

Timothy Ferriss är en produktivitetsguru som kom på sin egen metod med två regler för att organisera arbetet. Den första är 80/20-regeln, eller Pareto-principen, som säger att 80 % av vårt arbete kan utföras på 20 % av tiden. De återstående 20 % kommer att ta 80 % av tiden. Den andra är Parkinsons lag: arbetet fyller hela tiden som tilldelats det.

Innebörden av detta, säger Ferriss, är att du inte behöver arbeta hårdare för att göra allt – du måste fokusera bättre. Låt dig arbeta med fullt engagemang endast 20 % av arbetstiden, men du kan göra om alla de riktigt viktiga sakerna. Och de återstående 80 % kan ägnas åt enkla rutiner så att du kan fokusera på prioriterade uppgifter och undvika överansträngning.