Hur du organiserar din dag: tekniker för produktivitetsgenier

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Tid är en knapp och oersättlig resurs. Lär dig att använda det klokt.

Benjamin Franklins metod

Benjamin Franklin var son till en tvålmakare, men tack vare självorganisering och disciplin lyckades han på många områden: inom politik, diplomati, vetenskap, journalistik. Han är en av grundarna till Amerikas förenta stater - han deltog i skapandet av självständighetsförklaringen och landets konstitution.

Franklins porträtt finns med på en sedel på 100 dollar, även om han aldrig var USA:s president. Han är krediterad för författaren till sådana fångstfraser som "Tid är pengar" och "Skjut inte upp det du kan göra idag till imorgon."

Tiden betydde verkligen Franklin.

Älskar du livet? Slösa då ingen tid, för tid är tyget som utgör livet. Benjamin Franklin

Vid 20 års ålder utvecklade Franklin ett tidshanteringssystem för sig själv, som han använde under hela sitt liv. Samtida kallade den "Franklins pyramid" (ibland även kallad "produktivitetspyramiden" - produktivitetspyramid).

Pyramiden bygger på livsvärden. Dessa är moraliska riktlinjer för att lösa eventuella problem. Franklin kallade dem för dygder.

För sig själv identifierade han 13 dygder: avhållsamhet, tystnad, kärlek till ordning, beslutsamhet, sparsamhet, hårt arbete, uppriktighet, rättvisa, måttlighet, renlighet, lugn, kyskhet och ödmjukhet.

För att arbeta med sig själv varje dag startade Franklin en speciell anteckningsbok där han tog en sida för varje livsprincip. Han raderade varje sida i sju kolumner (veckodagar). Sedan ritade han 13 horisontella linjer efter antalet dygder.

Således fokuserade han varje dag på en av dygderna, och på kvällarna på torgen noterade han de misstag som gjordes på vägen mot "moralisk perfektion".

Nästa steg i Franklins pyramid är ett globalt mål. Den bygger på livsprinciper och svarar på frågan: "Vad vill jag uppnå vid N-årsåldern?" Ett globalt mål för en läkare kan till exempel vara önskan att bli avdelningschef fram till 35 års ålder, och för en chef – att starta en egen startup.

Benjamin Franklin är verkligen förfadern till att göra-planering. Han höll sig alltid till rutinen och skrev bokstavligen varje steg han tog. Därför finns längre i hans pyramid:

• masterplan - steg-för-steg-instruktioner för att uppnå ett globalt mål;
• långsiktig plan - mål för de kommande 3-5 åren;
• kortsiktig plan - uppgifter för nästa år och månad;
• planering för veckan och dagen.

Alla steg i pyramiden är placerade sekventiellt - varje nästa är baserad på den föregående.

Produktion

För att organisera din dag enligt Franklin-metoden måste du bestämma de grundläggande livsprinciperna, sätta upp ett globalt mål och göra en plan för att uppnå det.

För långsiktig och kortsiktig planering kan du använda ett av de elektroniska verktygen eller skapa en pappersanteckningsbok och implementera systemet "Quick Notes".

Stephen Covey metod

Stephen Covey anses vara en av anhängarna av Franklin-systemet. Han är en internationellt erkänd expert och coach inom managementområdet. Covey är en professionell talare och författare till många böcker. En av dem fanns med på listan över Time magazines mest inflytelserika affärslitteratur.

Det här är boken, The Seven Habits of Highly Effective People, före sin tid. Covey skrev den 1989, men den blev inte en storsäljare förrän den återutgavs 2004.

Coveys koncept bygger på en sekvens av sju färdigheter.

1. Slipa sågen, det vill säga förbättra dig hela tiden.
2. Uppnå synergi, det vill säga sträva efter ömsesidigt fördelaktigt samspel.
3. Var proaktiv.
4. Försök att höra först, och först därefter - att bli hörd.
5. Börja med att föreställa dig slutmålet.
6. Tänk Win-Win.
7. Gör först det som måste göras först.

Uppgiftsfördelnings- och prioriteringsmatrisen hjälper till att implementera den senare färdigheten. Covey lånade den av USA:s 34:e president, Dwight David Eisenhower.

Alla uppgifter är indelade i fyra grupper:

1. Brådskande och viktigt (ska göras så snart som möjligt);
2. Icke-brådskande viktigt (strategiska uppgifter med en avlägsen deadline);
3. Brådskande oviktigt (du måste göra det snabbt, men du kan skjuta upp eller inte göra det själv);
4. Inte brådskande och oviktigt (som regel kan sådana fall raderas eller anförtros till tredje part).

Enligt Covey hamnar framgångsrika människor sällan i tidsbesvär, då de snabbt tar itu med uppgifter från kategori 1 och 3 och utan medlidande offrar saker från ruta 4. Samtidigt ägnar de 60-80 % av sin tid och energi åt att lösa problem från ruta 2, eftersom de är framstegets lokomotiv.

Produktion

För att vara mer effektiv, i slutet eller början av dagen, skriv ut och prioritera dina uppgifter med hjälp av Eisenhower Matrix (eller Covey Matrix, beroende på vad du föredrar). För att göra detta kan du använda appen Eisenhower (iOS) eller MyEffectivenessHabits (Android). Försök att behålla andelen: 40% - viktiga brådskande ärenden, 60% - viktiga icke brådskande.

Tim Ferriss metod

Timothy Ferriss är en populär produktivitetsguru. Inspelningar av hans offentliga framträdanden samlar miljontals visningar, och böckerna säljs i samma enorma upplaga.

Inte konstigt - vem vill inte "jobba 4 timmar i veckan, inte hänga på kontoret" från samtal till samtal "och samtidigt bo var som helst och bli rik"? Ferriss bok med samma namn har blivit nummer ett på bestsellerlistorna i The New York Times och The Wall Street Journal.

Hans metod bygger på två pelare:

1. Paretos lag: 20 % av ansträngningen ger 80 % av resultatet, och de återstående 80 % av ansträngningen - endast 20 % av resultatet. Det innebär att fokusera på de aktiviteter som verkligen betyder något.
2. Parkinsons lag: Arbete fyller hela tiden som tilldelats det. Det betyder att uppgiften måste tilldelas exakt så mycket som behövs för att slutföra den.

Du behöver inte förlänga din arbetsdag för att få mer gjort. Tvärtom, förkorta det, fokusera bara på det som verkligen är viktigt. Släng allt annat, outsourca eller delegera.

Ferriss tillvägagångssätt följer planeringstekniken 1-3-5. Dess kärna är enkel: en viktig sak läggs till på att göra-listan, tre medelstora och fem små. Nio totalt. De är a priori fördelade efter brådska, vilket hjälper till att bli av med känslan av en nödsituation.

Ferriss är en motståndare till multitasking och informationsöverbelastning. När flera saker görs samtidigt blir uppmärksamheten ofokuserad. Som ett resultat ökar inte produktiviteten, utan minskar. Detsamma är fallet med den kontinuerliga absorptionen av information. Att ständigt kolla e-post, snabbmeddelanden och sociala nätverk skapar bara en falsk känsla, men för den inte närmare målet.

Men stress, tvärtom, Ferriss anser våra assistenter.

Rädsla är en indikator. Rädsla är vår vän. Ibland visar han vad han inte ska göra, men oftare visar han vad som är värt att göra. Tim Ferriss

Det bör noteras att Tim Ferriss inte är ensam om att sträva efter produktivitet genom att arbeta mindre. Stever Robbins, författare till De 9 stegen för att arbeta mindre och få mer, föreslår metoden "aktiva dagar", där du tilldelar dig själv en "vakthund" på en viss dag för att spåra dina framsteg.

Produktion

Den här metoden är till för dig om du inte kan följa ett strikt schema och att-göra-listor inte fungerar för dig. Organisera din dag så att 20 % av tiden är upptagen av de svåraste och viktigaste sakerna. Låt resten ta sin gång. Med andra ord, om du behöver hålla ett affärsmöte, måste du välja dag, tid, varaktighet och strikt följa schemat. Resten av dagen kan ägnas åt alla pågående arbeten.

Gleb Arkhangelskys metod

Gleb Arkhangelsky är expert inom området tidshantering, grundare och chef för företaget med samma namn. Dess egenhet ligger inte i skapandet av ursprungliga utvecklingar, utan i det faktum att det beskriver metoderna för tidshantering på ett enkelt och tillgängligt sätt, och anpassar dem till inhemska verkligheter.

Arkhangelsky är författare till flera populära affärsböcker: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive och andra.

Den senare är den mest populära. Time Drive utforskar vikten av planering, målsättning och motivation, såväl som kraftfulla tidshanterings- och anti-prokrastineringstekniker.

• "Grodor". Alla har tråkiga uppgifter som ständigt skjuts upp till senare. Dessa obehagliga handlingar ackumuleras och krossar psykologiskt. Men om du börjar varje morgon med att "äta en groda", det vill säga först och främst utföra någon ointressant uppgift och sedan gå vidare till resten, kommer saker och ting gradvis att ordnas.
• "Ankare". Dessa är materiella anknytningar (musik, färg, rörelse) förknippade med ett visst känslotillstånd. "Ankare" är nödvändiga för att stämma in på lösningen av ett visst problem. Du kan till exempel vänja dig vid att arbeta med post till klassisk musik, och när du är för lat för att ladda ner inkorgen behöver du bara slå på Mozart eller Beethoven för att fånga den önskade psykologiska vågen.
• Elefantbiff. Ju större uppgift (att skriva en avhandling, lära sig ett främmande språk och så vidare) och ju snävare deadline, desto svårare är det att komma igång. Det är vågen som skrämmer dig: det är inte klart var du ska börja, om du har tillräckligt med styrka. Sådana uppgifter kallas "elefanter". Det enda sättet att "äta en elefant" är att laga "biffar" av den, det vill säga att dela upp en stor verksamhet i flera små.

Det är anmärkningsvärt att Gleb Arkhangelsky ägnar stor uppmärksamhet inte bara åt rationaliseringen av arbetsprocesser utan också till vila (det fullständiga namnet på hans bestseller är "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Han är övertygad om att utan god vila, som inkluderar hälsosam sömn och fysisk aktivitet, är det omöjligt att vara produktiv.

Produktion

Planera din varje dag. Todoist, Wunderlist, TickTick och andra liknande program och tjänster hjälper dig med detta. Dela upp komplexa storskaliga uppgifter i enkla små. På morgonen, gör det mest obehagliga arbetet, så att du under den återstående tiden bara kan göra vad du vill. Utveckla triggers som hjälper dig att hantera lathet, och kom ihåg att inkludera vila i ditt schema.

Francesco Cirillo metod

Du kanske inte är bekant med namnet Francesco Cirillo, men du har förmodligen hört talas om Pomodoro. Cirillo är författaren till denna berömda tidshanteringsteknik. Vid ett tillfälle hade Francesco problem med sina studier: den unge mannen kunde inte koncentrera sig på något sätt, han var distraherad hela tiden. En enkel kökstimer i form av en tomat kom till undsättning.

Kärnan i Pomodoro-metoden är att den tid som tilldelas för att arbeta är "pomodoro". En tomat = 30 minuter (25 minuter för arbete och 5 för vila). Vi startar timern och arbetar med maximal effektivitet och minimal distraktion i 25 minuter. En signal hörs - det är dags för en fem minuters paus. Sedan startar vi timern igen.

Således mäts produktiviteten genom antalet "tomater" som utförs per dag. Ju större desto bättre.

För att inte spendera 25 minuter på att tänka på saker själv måste du göra en lista med uppgifter i förväg. I den kan du också markera antalet hela "tomater" (ett kryss sätts framför uppgiften) och distraktioner (en apostrof sätts). Detta gör att du kan avgöra hur lång tid det tog att slutföra en uppgift och hur svårt det var.

Pomodoro-metoden är prisvärd och flexibel. Om du vill - håll en att göra-lista på papper och mät 25-minuterssegment med en kökstimer, eller om du vill - använd speciella tjänster och applikationer.

Windows	OS X och iOS	Android

Enligt Cirillo är den optimala varaktigheten för "tomaten" 20–35 minuter. Men efter att ha behärskat tekniken kan du experimentera och ändra intervallerna för dig själv.

Du kan bekanta dig med Francesco Cirillos metod i detalj.

Produktion

I början av dagen, gör en att-göra-lista och följ med pomodoros. Om du blir distraherad inom 25 minuter, sätt symbolen 'bredvid uppgiften. Om tiden har gått ut, men uppgiften inte har slutförts ännu, sätt + och ägna nästa "tomat" till den. Under den fem minuter långa pausen byter du helt från arbete till vila: gå, lyssna på musik, drick kaffe.

Så, här är fem grundläggande tidshanteringssystem som du kan organisera din dag med. Du kan studera dem mer i detalj och bli en apologet för någon av teknikerna, eller så kan du utveckla din egen genom att kombinera olika tekniker och tekniker.

GTD - ett alternativ till tidshantering

David Allen, skaparen av GTD-metoden, är en av de mest kända teoretikerna för personlig effektivitet. Hans bok, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, röstades fram till Årtiondets bästa affärsbok av Time magazine.

Termen Getting Things Done är ett modeord, och många människor likställer det av misstag med tidshantering. Men även Allen själv kallar GTD "en teknik för att förbättra personlig effektivitet."

Så här förklarade Vyacheslav Sukhomlinov, en expert i denna fråga, skillnaden mellan tidshantering och GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Verkställande direktör för restauranginnehavet. GTD Practical Application Expert är inte tidshantering. Tidshantering är omöjlig. Alla har lika många timmar på en dag. Det är inte mängden tid som spelar roll, utan vad du fyller den med. Du måste kunna bearbeta stora strömmar av inkommande information, bestämma vilka åtgärder som krävs för att nå målen och, naturligtvis, agera. GTD handlar precis om det. Det här är ett visst sätt att tänka och leva. Och GTD handlar också om tillståndet av flöde och minskningen av psykologisk stress.

Är du redo att argumentera? Välkommen till kommentarer. Vad tror du handlar mer om GTD - tidshantering eller personlig effektivitet? Berätta också för oss vilka tekniker som hjälper dig att organisera din dag.