12 experttips som hjälper dig att hålla dig på rätt spår

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Överansträngning är ett symptom på dålig planering.

Ryktet om någon som alltid får jobbet gjort i tid är värt mycket. Men det uppstår inte av sig självt, bara för att man anstränger sig väldigt mycket, inte får tillräckligt med sömn och i allmänhet fungerar som en häst. Allt ovanstående är extrema åtgärder för någon som inte vet hur man planerar.

Här är några nyckelprinciper som hjälper dig att hantera arbetsbelastningen och slutföra ditt projekt i tid.

1. Inse att att inte hålla deadlines alltid är ett personligt val

Det finns områden där nästan enda sättet att få till ett bra projekt är att ljuga för kunden att du kommer att klara uppgiften snabbare än dina konkurrenter. Men kom ihåg att arbeta i en sådan bransch är enbart ditt val. Och om det görs, är det värt att acceptera att tidsfristerna oundvikligen kommer att missas, och du kommer att behöva hantera ångest och andra obehagliga känslor.

2. Överväg möjligheten till förändring

Eftersom allt handlar om personligt val, överväg en annan bransch - en där deadlines förväntas och uppskattas. I den kan du få tillfredsställelsen att du håller löften och gynnar människor.

3. Gör inte falska deadlines

Frestelsen är stor, eftersom en tidig deadline ser ut som ett bra incitament: alla teammedlemmar kommer att utföra sina uppgifter korrekt innan den verkliga deadline kommer. Men människor är olika. Man kommer att lyssna på dina ord och verkligen göra allt i tid. Och den andra kommer att betrakta datumet du angav som bara en rekommendation.

Ett mer effektivt grepp är att redan från början förklara för medarbetarna vad exakt som menas med deadline och vilka konsekvenserna blir om ni alla tillsammans bryter den. Och den falska deadline är ungefär som den berömda historien om en pojke som slösaktigt ropade: "Vargar!" När han blev riktigt attackerad kom ingen för att hjälpa till.

4. Lämna lite tid

Ge inga löften till partners och kunder baserat på interna deadlines. Ett projekt som inte har någon tid över kommer sannolikt att bli försenat. Inte möjligt, men säkert. Ju längre tid det tar mellan slutförandet av projektet och leveransen till kunden, desto större är sannolikheten att du kommer att passa in i deadline.

5. Uppskatta den ansträngning du lägger ner

Att göra något rätt i tid är dyrare än att göra samma sak i ett "när det fungerar"-format. Och om du inte bryter deadlines, behandla det som ett värde som bör inkluderas i din lön. Använd sedan pengarna du tjänade för att se till att du inte missar nästa deadline.

6. Berätta för dig själv huvudproblemet

För att hålla deadlines behöver du ett systematiskt förhållningssätt för att planera och gå vidare steg för steg. Om du ständigt håller på att skära ner hörnen eller bränner ut dig innan projektets förfallodatum har du med största sannolikhet ett systemiskt planeringsproblem. Och det måste åtgärdas.

7. Revidera uppgiften vid behov

Att utföra det överenskomna arbetet endast delvis, bara för att hålla deadline, är uppenbarligen ett förlorat drag. Det är mycket mer kompetent att ständigt ha kontakt med kunden och vid behov revidera villkoren tillsammans genom att ta bort eller lägga till separata block. "Nu ska vi göra det här, men det här kommer i nästa version" är ett helt acceptabelt budskap. Speciellt när folk förväntar sig att få produkten i tid.

8. Dela upp den globala deadline i flera lokala

Om du har ett stort, förgrenat projekt är det inte klokt att sätta en enda deadline: du kommer definitivt inte i tid. Bättre att dela upp den totala deadline i 10-15 mellanliggande. Detta gör att du kan förstå hur verksamheten utvecklas och att reagera på lokala förseningar innan det är för sent.

9. Räkna inte med att ta kvantitet

Det mytiska begreppet "man-månad" är en allvarlig fälla. Nio personer, även med mycket stora ansträngningar, kommer inte att kunna bära och föda ett barn på en månad. Det kommer inte alltid att gå att snabba på ett projekt genom att anställa fler medarbetare.

Om du löser problemet med deadlines på det här sättet, kommer du troligen inte att vara i tid. Överväg ett alternativ: ha ett tillräckligt antal personer i alla skeden av projektet, och dessa stadier flyttas parallellt, om möjligt.

10. Om något kan bestämmas i förväg, gör det

När du bara behöver en person för att godkänna varje steg i ett projekt är det osannolikt att du kommer att kunna köra flera processer parallellt. Men om en strikt specifikation upprättas i förväg kommer många saker att godkännas innan projektstarten.

11. Separera affärer från känslor

När du diskuterar när en deadline närmar sig, kokar diskussionen ofta ner till frågor om tillit, skam och uppskattning för varje persons insatser. För att sådana diskussioner ska vara effektiva är det bättre att förstå systemisk komplexitet och förlita sig på verkliga data, snarare än känslor.

12. Var inte tyst om problem

Sådana svårigheter kommer inte att lösas på egen hand. I dagens värld full av snabbmeddelanden och andra anslutningsalternativ finns det ingen enskild teknisk anledning till varför en chef inte kunde veta om ett projekts framsteg och de problem som uppstår såväl som teamet.