Leo Babauta: mina 10 e-postvanor

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

© foto

E-post kan vara ett bra arbetsverktyg, eller så kan det bli en irriterande källa till förhalning, och det är precis hur du använder det själv. Det fanns en tid när jag ansökte om fullständig konkurs av min e-post, och nu kollar jag den 2-3 gånger om dagen varje dag, men det går snabbt och effektivt.

Jag har utvecklat flera vanor som hjälper mig att arbeta mycket effektivt med min post och bättre fokusera på annat viktigt arbete. Och för att vara ärlig så är min inkorg äntligen tom och det känns fantastiskt. Jag kommer att ge 10 av mina vanor i den här artikeln. Det betyder inte alls att du måste blint följa dem, jag vill bara visa min väg, och på grundval av den kan du bana din egen. Så här är vanorna som fungerar för mig:

Titta i posten mer sällan

Jag håller inte min brevlåda öppen hela dagen. Och jag tittar på det sällan. Jag kom till slutsatsen att om 20-30 brev samlas i min inkorg, kommer världen inte att kollapsa, samtidigt kommer det att vara lätt för mig att snabbt bearbeta exakt detta belopp. Uppmärksamhet! Jag säger process, inte läs. Jag öppnar min inkorg för att sprida meddelanden i andra mappar, inte för att läsa dem och lämna dem där.

Sprid ut i mappar

Jag öppnar min mail och börjar fatta snabba beslut: radera eller arkivera, läs och svara omedelbart (om det tar mindre än 2 minuter) eller arkivera, skicka ett snabbt svar och sedan arkivera, lägg till i min att göra-lista för att göra detta senare (markera med en asterisk och sedan arkivera). INGET ska i alla fall finnas kvar i inkorgen.

Lägg till allt i kalendern direkt

Om ett brev kommer till mig med ett datum som jag måste komma ihåg skriver jag genast in det i kalendern. Ett möte ansikte mot ansikte eller en Skype-konversation, ett träningspass eller något som jag måste komma ihåg först efter en vecka - allt skickas direkt till kalendern. Nu är detta min bästa vana, den har förts till automatism, och tack vare den glömmer jag sällan något.

Använd snabbtangenter"

Jag använder Gmail, som tillhandahåller en mängd olika kortkommandon för min e-post. Det tog mig faktiskt bara några minuter att lära mig dem, och sedan kommer muskelminnet ihåg nycklarna.

Här är genvägarna jag använder:

"Gi" - gå tillbaka till inkorgen;

"E" - arkiv;

"#" - radera;

"C" - skapa ett nytt meddelande;

"R" - svar;

"F" - framåt;

"A" - svara alla;

"Gs" - gå till markerade;

"Tab + Return" - när jag skapar ett meddelande skickar du det omedelbart och arkiverar det.

Jag använder även inställningen när jag efter att ha raderat eller arkiverat ett meddelande automatiskt går till nästa utan att gå tillbaka till inkorgen, detta gör att du snabbt kan gå igenom meddelandena.

Skriv korta bokstäver

Mitt svar på ett brev är vanligtvis 1-3 meningar. Sällan skriver jag bokstäver längre än 5 meningar. Och det måste finnas en bra anledning till det. Om jag verkligen behöver skriva mycket så gör jag det hellre i Google Docs och delar det med rätt person. Ett kort brev innebär ett snabbt svar från mottagaren, eftersom en person inte behöver vada genom djungeln av din vältalighet för att fånga och tillgodogöra sig nyckelinformation.

Lägg snabbt till uppgifter till en att göra-lista

Vissa människor använder inkorg som en att göra-lista, men den är inte väl lämpad för detta, och här är anledningen:

1. Arbetsuppgifterna som ska göras blandas med andra bokstäver, och då är det svårt att fånga dem ur mängden.

2. Berättelsen i brevet innehåller inte alltid en specifik handledning, men utifrån brevet kan du sätta dig en uppgift. När du är på väg att slutföra det måste du läsa brevet igen för att komma ihåg vilken specifik uppgift du ställde dig efter att ha läst det.

3. Varje gång du tittar i din e-post för att fånga en annan uppgift, stöter du på nya meddelanden som fångar din uppmärksamhet och distraherar från huvuduppgifterna, vilket stör din arbetsrytm.

En enkel och bekväm att göra-lista är ett vanligt textdokument där du kan lägga till uppgifter från e-postmeddelanden med bara ett par klick. Och under arbetet kommer ett sådant ark att vara ett mer effektivt verktyg, eftersom du inte behöver titta på inkorgen hela tiden.

Lagra endast olästa meddelanden i inkorgen

Detta är ett trick för avancerade användare. Jag hackade min Gmail-inkorg på ett sådant sätt att den inte längre kan lagra lästa meddelanden. Det betyder att om jag öppnar brevet och inte släpper det i någon annan mapp så försvinner det helt enkelt. Detta motiverar mig att fatta ett beslut om vad jag ska göra med det här brevet, omedelbart, annars kommer jag helt enkelt att förlora det. Tack vare denna specifika inställning samlas inte öppna meddelanden i min inkorg, som gradvis blir skräp.

Lägg åt sidan för läsning

Ofta skickar de länkar till artiklar till mig. Jag skickar dem direkt till Instapaper för att läsa dem senare. Det är därför jag försöker lägga mindre tid på posten, eftersom jag har så många intressanta saker att läsa utöver det.

Filtrera skoningslöst

När det dyker upp ett brev i min inkorg som jag inte skulle vilja se, tar jag itu med det direkt. Jag är inte lat för att avregistrera mig från e-postlistan eller installera ett filter på den här avsändaren. Och detta minskar avsevärt flödet av inkommande e-postmeddelanden. Jag är hänsynslös mot breven som täpper till min inkorg, och den här regeln gäller även för människor som stör mig för mycket.

Stäng post i slutet av behandlingen av brev

Nedmonterade meddelanden - stäng posten och öppna inte på flera timmar förrän det finns tillräckligt många brev igen.

Att få in några bra e-postvanor är bra. Du kommer direkt att märka hur mycket lugnare du har blivit att utföra viktigare uppgifter, att bli av med den påträngande mejlkontrollen var 10:e minut. Ditt huvud kommer att vara fritt för nya tankar så snart din inkorg är fri från onödiga e-postmeddelanden. Lycka till!