Hur man skriver om siffror och fakta: ett utdrag ur "Clearly, Understandably" - en ny bok av Maxim Ilyakhov

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Jämförelse, scenarier och avrundning hjälper till att presentera information enkelt och tydligt.

Alpina Publisher ger ut en ny bok av Maxim Ilyakhov, redaktör och medförfattare till bästsäljaren Write, Reduce. Lifehacker publicerar ett utdrag om presentation av siffror och fakta.

I "Skriv, klipp" är det tydligt: försök sätta fakta istället för utvärderingar. Detta är ett bra grundläggande råd – istället för att påtvinga läsaren din åsikt är det bättre att skapa en miljö för läsaren att bilda sin egen. Klassiska exempel:

Men det finns ett problem: de rena fakta fungerar i ett begränsat antal fall. Om vi helt enkelt mekaniskt ersätter uppskattningar med fakta kanske läsaren inte förstår oss.

För att en text med fakta ska vara tydlig måste läsaren förstå hur man tolkar fakta eller jämför det med. Läsaren måste ha ett stödpunkt för att på något sätt relatera faktum till sin idé om världen. Det finns två knep som kommer väl till pass här: jämförelse och skript.

Jämförelse

Det finns fakta och siffror som vi möter varje dag, så vi förstår utan problem – vi har något att jämföra med. Till exempel är meter åttio en lång person. Alla vet detta, för i vårt liv pratade vi om det: "Han är en meter åttio! Friska!"

Och det finns fakta som inte gäller vårt dagliga liv eller arbete. Om jag till exempel berättar att en kamera har en känslighet på 128 000, så blir det för de flesta meningslösa tusentals. Detta är ett faktum, men det gör det inte tydligare.

När det kommer till sådana fakta kan man direkt ge läsaren något att jämföra med: "Den maximala känsligheten på 128 000 är 10 gånger känsligare än den tidigare generationens modell."

Ibland tar det lång tid att introducera läsaren för situationen, så att han lär sig att jämföra de siffror som krävs. Här är ett exempel från företagslivet. Föreställ dig att du arbetar på utbildningsavdelningen hos ett stort företag - säg en tillverkare av hushållskemikalier. Utbildningsavdelningen ansvarar för att se till att anställda vet hur de ska arbeta: de känner till produkterna, kommunicerar med kunderna på rätt sätt och inte bryter mot säkerhetspraxis.

Du har en årlig resultatredovisning för hela företaget. Du talar:

Det senaste året har vi lanserat 20 nya kurser.

Imponerande? Nej? Men det är inte klart, för vi vet inte hur mycket det är – 20 kurser. Om dina kollegor från andra avdelningar inte följde utbildningens öde, säger dessa 20 kurser dem inte heller någonting. Är det mycket eller lite? Bra eller dåligt?

Det verkar som ett faktum, men inte ett faktum…

För att göra det tydligare måste du ge läsaren fotfäste: vad jämför dessa 20 kurser med?

För ett år sedan kunde våra anställda bara utbildas inom tre områden. En kurs var på våra produkter. De andra två är arbetarskydd och hälsa. Det betyder att om du skulle lära dig något på jobbet så var du tvungen att lära dig själv genom att fråga kollegor eller peta runt på hemsidan.

Under året har vi reviderat alla gamla kurser och lanserat 20 nya. Nu kan du lära dig alla färdigheter för jobbet, från grunderna

kemi till främmande språk. Detta är mer än något företag i vår bransch. Och det är gratis för våra anställda.

Jämförelse är särskilt viktigt i media när författare skriver om stora siffror. Så fort det handlar om hundratals miljoner, miljarder och biljoner rubel blir det svårt för läsaren att förstå dessa värden. För honom, de där 10 miljarderna, de där 10 biljonerna - bara abstrakta enorma pengar. Dessa värden måste jämföras med något. Här är ett exempel från en Tinkoff-artikel om pensioner:

2017 tjänade Ryssland 5,8 biljoner rubel på olja och gas. Är det mycket eller lite? Hur man ser…

Du kan jämföra detta belopp med summan av alla betalningar för pensioner, förmåner och andra sociala angelägenheter från Rysslands pensionsfond. Rysslands pensionsfond betalade 8, 2 biljoner rubel det året - 1, 4 gånger mer än vi tjänade på olja.

Men vi betalar pensioner från fonden som vi själva betalar in. Under 2017 samlade vi in 4,5 biljoner rubel i fonden, det vill säga nästan hälften av vad som faktiskt behövs för att betala pensioner. Resterande 3,7 biljoner tar vi från "oljebudgeten".

Som jämförelse kostar den dyraste yachten i världen, enligt 2017, 0,3 biljoner rubel. Och en extremt dyr klocka för 36 miljoner är 0 000 036 biljoner rubel. Hur många timmar och yachter behöver du subtrahera och dela upp så att alla har tillräckligt med pension?

Manus

I reklam är själva fakta inte så viktiga. Mycket viktigare är vad köparen kan göra med dessa fakta. På ett annat sätt, vad är nyttan med dem. Detta är scenariot: svaret på frågan "Hur kommer läsaren att använda detta?"

Kom ihåg vår kamera: så tänk om den har en känslighet på 128 000? Så vad händer om detta är 10 gånger mer än tidigare modeller? Vad är det med den här klienten?

Vid ISO 128 000 kommer kameran att producera skarpa, detaljerade bilder även på natten, under gatubelysning och levande ljus. I det här läget är det bekvämt att fotografera nattlandskap, sammankomster vid brasan och familjesemester med levande ljus. Lämplig för att spela in klubbkonserter och skjuta fyrverkerier.

Manus är lätta att skriva in med kunderna som aktörer: vad kan våra kunder göra med våra styrkor? Hur beter de sig? Hur och när kontaktar de oss? Här är exempel på scenarier från olika områden:

• Hotellets restaurang är öppen 24/7 så att våra gäster kan beställa utsökt varm mat även mitt i natten efter en tröttsam flygresa.
• Kemtvätt är öppet från 08:00 till 23:00: våra kunder tar med saker på morgonen före jobbet och hämtar dem nästa dag efter jobbet.
• Leverans av utrustning i Moskva om två timmar: om du under filmningen behöver ytterligare linser eller lampor, ring oss så skickar vi omedelbart en kurir.
• Bildskärm med en upplösning på 6K: det är bekvämt att hantera foto- och videobearbetning, redigering eller design på den här.
• Två oberoende mikrofoner hjälper till att dämpa bakgrundsljud upp till 45 dB: du kan bekvämt sova på planet eller lyssna på musik på tåget utan att bli distraherad av bakgrundsljud.
• Den bimetalliska kronan är lämplig för skärning på metall, kakel, gipsskivor, trä och betong.

Är det verkligen nödvändigt att tugga varje fakta så? Naturligtvis nej. Detta måste ske under två villkor: vi vill att dessa fakta ska”lysa upp” bilder i läsarens huvud; i sig själva "antänder" inte dessa fakta någonting.

Föreställ dig att vi arbetar i ett företag som kopplar upp människor till Internet i Krasnodar (sådana företag kallas för Internetleverantörer). Vi installerade ny utrustning, och nu kan vi ge människor internethastighet inte 400 megabit, utan två och en halv gånger mer - 1 gigabit. För oss är detta ett tekniskt genombrott, vi är först i stan med en sådan fart.

Vi kan göra en annons med följande text:

Det snabbaste internet i Krasnodar: ärlig gigabit direkt till din lägenhet.

Den här annonsen kommer att ge genklang hos två kategorier av människor: IT-personer och personer som försöker välja det dyraste för sig själva. Vi kommer att placera annonser i tidningen "Luxurious Krasnodar" och på forumen för Krasnodar IT-specialister. Så rätt personer kommer att ha rätt bilder i sina huvuden.

För resten av folket kommer denna annons att orsaka förvirring: "Varför behöver jag det ännu snabbare? Allt går ganska snabbt för mig redan." För dem måste du komma på ett scenario när de verkligen behöver gigabit. Något som det här:

Mamma tittar på serien i 4K. Barnet streamar i 4K. Pappa tittar på sport i 4K. Katten är Skype i 4K. Ingenting saktar ner. Så här fungerar ärlig gigabit från K-Telecom.

Detta kan uttryckas i text, filmad video, rita ett diagram. Det viktigaste är att förmedla scenariot för människor när en sådan anslutningshastighet kommer att vara användbar för dem.

Avrundning för tydlighet

Ibland måste du arbeta med siffror som 32, 5%, 26, 9%, 14 minuter, 28 minuter, 248 010 rubel och liknande. Problemet är att sådana siffror är svåra att tyda. Läsaren måste se numret, dela upp det i siffror, läsa det, jämföra det med något - och först då kanske han förstår det.

Om detta inte är bokslut, utan bara en artikel för att förstå situationen, är det användbart att runda av sådana siffror till närmaste tydliga beteckning:

32, 5%; 34%	tredje, var tredje, en av tre
24, 9%; 26, 1%	kvartal, var fjärde, en av fyra
18%; 22%	femte del, var femte
14 minuter; 17 minuter	en kvart
28 minuter; 32 minuter	halvtimme
56 minuter	timme
248 420	kvarts miljon
510 801	en halv miljon
1 495 430	en och en halv miljon
985 784 090	miljard

Här avrundar vi talet till närmaste verbala beteckning: var femte, fjärdedel, tredje, halva, tre fjärdedel och liknande. Vi offrar matematisk precision, men vi vinner i klarhet: "miljarder" är mycket lättare att komma ihåg än "985-någonting-miljoner".

Hur mycket det är tillåtet att runda av är en diskutabel fråga och beror på läsarens uppgift. Till exempel, i en populär finanstidning kan jag avrunda så här:

Det var. Bolagets andel såldes den dagen för 109,79 $, och den totala kapitaliseringen nådde ett rekord på 10 019 818 681 $.

Det har blivit. Företagets andel såldes för nästan 110 dollar den dagen, och den totala kapitaliseringen nådde rekordnivån 10 biljoner. Det är mer än andelarna för alla andra företag i branschen tillsammans.

Men om tidningen är avsedd för specialister, där folk kollar citat och läser analyser, skulle jag inte längre sprida siffror.

Eller så skriver jag en berättelse om en resa till Milano om en viktig fråga. Det hände så att jag spelade in alla händelser under resan till närmaste minut, så jag har följande rader i mina anteckningar:

Tåg från flygplatsen till centralstationen: 1 timme 09 minuter. Taxikö: 11 minuter. Vägen till så och så torg: 8 minuter.

I texten kommer jag inte att bombardera läsaren med dessa fakta. Jag kommer att skriva på ett mycket enklare sätt:

Du kan ta dig från flygplatsen till Milanos tågstation på en timme med tåg. Det går med flera stopp, bilarna är inte de renaste, och kontingenten är olika, så håll koll.

När du kommer till stationen, gå ut till torget och följ skyltarna till taxin – där får du stå tio minuter i kö, men du kommer att sätta dig i en tjänstebil, ren och säker. Det tog mig en och en halv timme att ta mig från flygplatsen till ett och annat torg.

Inte den mest intressanta historien, men förståelig tack vare avrundningen. En timme, en halvtimme, tio minuter, en och en halv timme – det är lätt för oss att arbeta med dessa värderingar.

Gör det enkelt för läsaren.

Boken är tillägnad kommunikation – konsten att förmedla dina tankar och idéer till publiken. Maxim Ilyakhov berättar hur man ställer in läsaren till uppfattningen av information och gör en tråkig text till en spännande sådan, hur man använder exempel, analogier och metaforer, såväl som diagram och illustrationer. "Klart, begripligt" kommer att vara mycket användbart för alla som skriver brev och skapar presentationer, säljer och utbildar.