13 saker i affärskorrespondens som bara blir förbannad

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Om du inte vill reta upp den andra personen, gör inte det här.

1. Brist på hälsning

Du skriver inte ett affärsbrev för nöjes skull, du behöver något från adressaten. Därför är det korrekt att börja det med en artighetshandling - en hälsning. Att klara sig utan det är som att öppna dörren till någon annans kontor med foten.

Hur man inte

Det är bättre så här

2. Frasen "God dag"

Om du inte skriver ett affärsbrev direkt från 2000-talet, välj då en modernare formulering. Det spelar ingen roll att du inte kan förutsäga exakt när den andra personen kommer att läsa meddelandet. Alternativet "god eftermiddag" är det mest neutrala, men du kan också använda perioden när du skickar brevet. Och lämna den "bra tiden på dagen" till halvdöda forum från förr.

Hur man inte

Det är bättre så här

3. Hanteringsfel

Det är otroligt hur många misstag som kan göras i en så kort textbit. För det första har många tagit den kommaseparerade regeln bokstavligt. Detta ger upphov till mästerverk som "Kära Anton Mikhailovich". Ett överklagande är inte bara ett namn, utan också ord som är beroende av det.

För det andra, kontrollera noggrant adressatens namn. Ring inte Alekseev Alexandras, Marin Marias och dechiffrera initialerna.

Hur man inte

Det är bättre så här

4. Förkortningar och enstaviga svar

Affärsskrivande kräver att du kommunicerar i hela meningar. Detta tillvägagångssätt har en praktisk fördel: samtalspartnern behöver inte gissa vad du menar, eftersom du avslöjar alla nyanser och inte ger möjlighet att feltolka ord. Och ditt "OK" kan betyda vad som helst. Dessutom sparar nedskärningar inte mycket tid.

Hur man inte

Det är bättre så här

5. Humor och metaforer

Ett affärsbrev ska inte lämna utrymme för tolkning. Alla ord används i sin direkta betydelse och innebär inte olika tolkningar. Vänta annars på ytterligare en korrespondensrunda, där du får reda på vem som hade vad i åtanke. Och det kan ta mycket tid.

Hur man inte

Det är bättre så här

6. Utropstecken

Utropstecken används inte ofta i litterära texter, eftersom de är utformade för att uttrycka starka känslor. Ett affärsbrev är ingen plattform för uttryck, även om du verkligen vill uttrycka för samtalspartnern vad du tycker om det.

Du kanske inte menar något speciellt, men för samtalspartnern blir utropstecknet en signal om att han förmodligen gör något fel. Så håll både dina sinnen och tangentkombinationen Shift + 1 under kontroll. Ett utrop är bara lämpligt i omlopp.

Hur man inte

Det är bättre så här

7. Ett överflöd av byråkrater

Viljan att uttrycka sig mer formellt genererar ofta monstruösa konstruktioner där det är extremt svårt att urskilja innebörden. Överanvänd inte komplexa fraser och skriv lättare.

Hur man inte

Det är bättre så här

8. Caps Lock

Det är inte värt att markera linjer med versaler. På internet symboliserar det fortfarande skrik. Ingen gillar att bli utskrämd. För att göra budskapet tydligt, gör det bara tydligt.

Hur man inte

Det är bättre så här

9. Frasen "Tack på förhand"

Tack så klart, du kan inte stoppa i fickan, men tidig tacksamhet sätter samtalspartnern i en besvärlig position. En väluppfostrad person kommer att känna sig skyldig att uppfylla din begäran, även om han förstår att han inte borde göra det. Och du kommer att bli ihågkommen för att du kastar problem.

Om samtalspartnern fortfarande behöver sporras är det bättre att beskriva hur det är fördelaktigt för honom att svara på din förfrågan.

Hur man inte

Det är bättre så här

10. Konstig ämnesrad eller inget ämne alls

Det är osäkert att öppna obegripliga brev, så ett meddelande utan ämne riskerar att hamna i skräppost. Naturligtvis kommer en person att bli väldigt arg när han upptäcker att under orden "Zina, gummi" fanns ett viktigt dokument dolt för däckfabrikens chef, Zinaida.

Hur man inte

Det är bättre så här

11. Bekantskap

Du bör inte avvika från din affärsstil, även om adressaten är din bästa vän. Först kan han behöva vidarebefordra ett brev till sin chef eller entreprenörer. För det andra kan brevet falla i tredje hand av en slump och äventyra det, och samtidigt du.

För det tredje måste du skilja på personligt och arbete. Företagens intressen sammanfaller inte alltid med personliga. Det är värt att ge dig själv manöverutrymme för att upprätthålla vänskapliga relationer utan att göra eftergifter i förhandlingarna.

Hur man inte

Det är bättre så här

12. Brist på historik av korrespondens

Om du aktivt chattar med någon är adressaten medveten om vad samtalet handlar om, och kan enkelt återgå till början av dialogen genom att vrida på mushjulet. Men när du emellanåt brevväxlar via e-post kan samtalspartnern glömma vem du är och vad du behöver av honom.

Gör det enkelt för personen att göra det: I ett stycke, påminn personen om vad de pratar om.

Hur man inte

Det är bättre så här

13. Olämplig hantering av meddelandetrådar

Mailtjänster och agenter låter dig arbeta med meddelandetrådar. Det är ett riktigt användbart verktyg om det hanteras på rätt sätt. Men alla lyckas inte.

Kanske har du redan blivit ett offer för ett massutskick, vars deltagare inte svarar direkt till författaren, utan till alla. Som ett resultat fyller en ointressant konversation din inkorg, och du kommer på straff för de som inte hittar rätt knapp. Samtidigt hamnar ofta information som inte är avsedd för nyfikna ögon i det allmänna informationsfältet.

Medaljen har också en baksida: när en av deltagarna i ett viktigt samtal inte svarar till alla, utan till en person. Och mottagaren måste lägga mycket tid på att skicka brev istället för att göra sitt jobb.