Hur man hanterar post: 10 tips från TED-personal

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

TED-medarbetaren Michael McWaters delade med sig av 10 tips på sin blogg för att hålla sin inkorg snygg.

Vilka, om inte TED-redaktörer och chefer, kan du prata om metoder för att hantera överbelastad post. Enligt dem kommer hundratals brev till företaget varje dag, och räknaren för inkommande e-postmeddelanden för vissa anställda har redan passerat tusen för länge sedan.

Michael McWaters, TED UX Architect, erbjuder 10 lösningar på detta problem.

Du kommer inte ha mer tid i framtiden än du har nu

Michael märkte att många skjuter upp utskick till senare eftersom de tror att de någon gång i framtiden kommer att ha mer tid att göra detta. Ska inte. Din anställningsnivå kommer sannolikt att kvarstå under nästa vecka, månad, år. Du kanske till och med är glad över det. Men det blir lika mycket tid för post. Så börja jobba med henne nu.

Försök att börja från början

Det finns två sätt att göra det:

1. Ta dig tid och städa din post i flera steg. Beroende på hur många e-postmeddelanden du har kommer det att ta dig upp till tio pass att rensa bort dem. Om detta är svårt, dela upp arbetet i flera 15-minutersbitar.
2. Gå för pank. Avsätt tre eller fyra timmar och gör din inkorg till ett ideal för renlighet och ordning.

Ta lite tid varje dag

För Michael är detta den svåraste delen av planen. Du kommer att behöva arbeta med din post flera gånger varje dag. Han råder att avsätta 15 minuter var fjärde timme och bara fokusera på din inkorg.

Om brevet inte är särskilt viktigt - radera

Det finns en frestelse att skicka varje mer eller mindre viktigt brev till en separat mapp för att kunna hantera det senare. Men om brevet inte förtjänar din uppmärksamhet just nu, radera det.

Avsluta prenumerationen från alla onödiga utskick

Jag syndar ofta genom att helt enkelt ta bort mejl från utskick som inte är intressanta för mig. Michael är mer kategorisk:

Om nyhetsbrevet inte är intressant för dig, ta inte bara bort brevet, utan också avregistrera dig från det.

Längst ner på varje brev finns en knapp "Avregistrera" eller Avsluta prenumeration. Använd den enligt anvisningarna. Och ju oftare desto bättre. Du kan också använda tjänsten Unroll.me, som vi pratade om här. Det kommer automatiskt att avregistrera dig från onödiga utskick.

Om meddelandet fortfarande finns i din inkorg, läs det

Om brevet var verifierat och du inte avregistrerade dig och inte tog bort det omedelbart, läs det då. Om den är kort, läs den direkt. Om det är långt, skicka mejlet till den tidigare skapade Read-mappen och återkom till den när du har mer ledig tid. Michael tror att om du är ärlig mot dig själv, kommer den minsta procentandelen av alla bokstäver att hamna i den här mappen.

Det är bättre att svara på korta e-postmeddelanden direkt

Om e-postmeddelandet du har skickat kräver ett snabbt svar, vänligen svara … omedelbart. Vänta inte. När du har skickat ditt svar, radera e-postmeddelandet. Om brevet innehåller en kopia som skickats till en annan mottagare och denne inte behöver veta ditt svar, ta bort det från mottagarna.

Vidarebefordra mejl till kollegor om de kan svara mer kompetent

Omdirigera e-postmeddelandet med en liten förklaring och radera det från din inkorg.

Få fullt upp med att sortera

Alla e-posttjänster ger användarna möjlighet att skapa mappar. Det är det bästa verktyget för att hantera överbelastad post. Jag skapade en mapp för arbete, foton, studier och annat. Michael föreslår att man gör mappar "Projekt", "Övrigt", "Svara senare". Huvudsaken är att du känner dig bekväm.

Välj rätt applikation

För mig har Mailbox blivit en sådan applikation. Michael valde honom också. Men det finns många alternativ. Du kan ange ordet "mail" och namnet på operativsystemet som du letar efter en klient för i sökningen efter Lifehacker. Jag lovar att du hittar något som passar.

Resultat

Om du inte kunde läsa artikeln (berätta varför), så här är en kort lista över alla steg:

1. Ta isär din inkorg i några omgångar.
2. Bestäm vad du ska göra med brevet så fort det kommer.
3. Rengör din post då och då.
4. Avsluta prenumeration från onödiga utskick.