"0 inkommande" - ett tydligt system för att bibehålla noll inkorg

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Genom att läsa den här artikeln blir du kungen av e-postmeddelanden. Ärligt.

För många är e-post fortfarande ett obestridt arbetsredskap och dagligt lidande. Någon har sju inkommande brev, och han kommer snabbt att reda ut dem nu. Någon har 46 inkommande, men han kommer också att håva dem på en dag, eftersom han är van vid det. För varje person finns det en viss tröskel för antalet inkommande e-postmeddelanden per dag, som han kan klara av utan att fördröja behandlingen nästa dag och följaktligen utan att skapa blockeringar i e-postlådan. Du kan kalla denna tröskel "naturlig".

Om det finns fler e-postmeddelanden än en person kan bearbeta, måste du ändra din inställning till e-posthantering. Detta kommer att öka tröskeln till det värde som krävs i ett visst fall. Behöver du hantera 100 e-postmeddelanden om dagen? Det betyder att du kan göra 100, använd bara rätt metod när du arbetar med post. Vilken? Låt oss berätta nu.

Den enda indikatorn på att en person kan hantera post är noll inkommande post i slutet av arbetsdagen. Nyckelprincipen för kompetent behandling av inkommande meddelanden är att förstå vilken typ av brev som ligger framför dig. Först måste du lära dig hur du tydligt klassificerar bokstäver och vet vad du ska göra med varje typ.

Alla inkommande e-postmeddelanden kan delas in i sju kategorier:

1. Du behöver inte svara, du behöver inte läsa. Det finns två sätt för sådana brev: arkivera eller ta bort. Om du får ytterligare ett nyhetsbrev som du aldrig läser, gör dig själv en tjänst - avregistrera dig. En åtgärd i utbyte mot att bli av med dussintals sådana e-postmeddelanden i framtiden. Vill vi lära oss hur vi hanterar brevflödet på en dag? Mindre flöde är lättare att hantera. Var inte rädd för att missa något viktigt. Verkligen nödvändig information kommer till dig på ett annat sätt och dyker upp framför dig minst en gång till.
2. Med bifogade filer. Det kan vara aviseringar om behov av att betala för något eller information för pågående eller framtida arbete. Det är användbart att skapa separata mappar för sådana brev, men utan fanatism. För många mappar? Förenkla. För att hitta något du behöver senare behöver du inte tusen mappar, utan möjligheten att använda utskickets sökfunktioner.
3. Svara efter behag. Svaret verkar vara valfritt, men ibland är artighet till hjälp. Här, agera uteslutande efter situationen.
4. Med en marginal för bekantskap. Intressant att läsa, men inte nödvändigt. Försök att kategorisera så många e-postmeddelanden som möjligt i denna och föregående kategori. Detta är nyckeln till effektiv posthantering.
5. Jag måste svara idag. Allt är enkelt här: ta och svara antingen nu, om något är mycket brådskande, eller i slutet av arbetsdagen.
6. Jag måste svara, men inte idag. Det fina med e-post är att det inte är en chatt eller en telefon. Ingen förväntar sig och ska inte förvänta sig ett snabbt svar via e-post, om detta inte står i rubriken på brevet. Om en viss dag anges som sista svarsdatum, eller om du själv vet och förstår hur lång tid du behöver för att ge ett svar, placerar du sådana brev i lämplig mapp. Till exempel "Svara på måndag", "Svara på tisdag" och så vidare. Skapa nu själv en checklista som innehåller punkten "På morgonen, bearbeta post uppskjuten för idag." Det finns också specialiserade automatiseringsverktyg för sådana ändamål: för Gmail och.
7. Obegripligt brev. Det finns bokstäver som är svåra att kategorisera. Plåga inte dig själv med reflektioner och kom överens med dig själv om att klassificera sådana brev i någon av kategorierna ovan.

Baserat på denna klassificering behöver vi mappar för kategorierna 2, 3, 4 och 6.

Regler för effektiv e-postbehandling

• Avsätt 30 minuter i slutet av din arbetsdag för att få din inkorg till noll. Detta är mer effektivt än att försöka svara direkt på varje e-postmeddelande. Människor multitaskar inte. Mindre distraktioner och byte, mer effektivitet.
• Vad ska man göra med brådskande mejl? Ställ in ett intervall med vilket du kollar din inkorg under hela dagen. Till exempel en gång i timmen. Kontrollera din inkorg efter brådskande viktiga e-postmeddelanden och, om det inte finns några, gå tillbaka till jobbet. Kom ihåg fördelen med post: det är inte ett sätt för omedelbar kommunikation. Det är möjligt att problemet som nämns i ett av de icke-brådskande mejlen kommer att lösas utan ditt deltagande i slutet av dagen, eller i slutet av dagen kommer du att få mer information, vilket gör att du kan lösa problemet snabbare och mer effektivt.
• När du inte kollar din e-post, håll försändelsen stängd. Stäng av notifikationer. Spara dig själv den distraherande betraktelsen av antalet inkommande brev. Nu har du ett annat jobb, och tiden för post har inte kommit ännu. I stunder av tvivel om riktigheten av detta tillvägagångssätt, kom ihåg: du befinner dig inte vid ett kärnkraftverk, men även om du var där, skulle du inte ha blivit informerad om att reaktorn överhettas via e-post.
• Använd din lust att avsluta din arbetsdag i tid för att påskynda e-postbearbetningen. Det är därför det rekommenderas att plocka isär inkorgen till noll i slutet av dagen. Du har 30 minuter på dig och du vill bli av med det snabbt. I grund och botten visar det sig vara ett slags spel, men du kan också målmedvetet gamifiera behandlingen av e-post.
• Var kort och rakt på sak.
• Var positiv och vänlig. E-postmeddelanden kan bygga och förstöra relationer. Istället för att lösa riktigt viktiga frågor glider man ibland in i försök att så känsligt och förtäckt som möjligt kalla motståndaren en idiot, och hela texten bygger på detta. Det är inget konstigt att uttrycka din positiva inställning till adressaten med en liten trevlig fras i brevets brödtext. Din vänlighet kommer tillbaka till dig, och din korrespondens kommer att bli mycket mer meningsfull och effektiv.
• Du måste kratta bokstäver i omvänd ordning. Och bara så. Det verkar som att det är mer logiskt att börja med äldre bokstäver, men vårt mål är noll inkorg, vilket innebär att vi i slutet av arbetsdagen till och med kommer till det allra första brevet som tas emot. Om du skämmer bort dig själv och börjar lämna de sista breven du fick idag till imorgon, då slutar hela tekniken att fungera. Varför skulle du överhuvudtaget vilja lära dig bra utskick om du inte följer en grundläggande regel? Fortsätt jobba som förut och lida.
• Öppna bara de brev du behöver, skicka resten till arkivet eller för radering. Vi överanvänder prenumerationer på onödiga saker (en prenumeration på Lifehacker är tvärtom väldigt nödvändig) och som ett resultat får vi mer information än vi kan läsa. Hur skiljer man de bokstäver man vill ha? Det finns en enkel, men mycket effektiv regel: öppna endast de brev som är adresserade till en specifik person personligen till dig. Resten - i en av kategorierna som beskrivs i början av artikeln enligt situationen.
• Skapa mallar. Ofta är svaren på mejl ganska standard, det vill säga du skriver samma sak. Har du märkt att du skriver den här frasen ofta? Gör en mall för snabb copy-paste eller skapa den i själva posttjänsten.
• Om posten har behandlats och det fortfarande finns tid, måste du använda den rationellt. Vi går till kategorin bokstäver nummer 3, 4 och 6 och sätter ordning där.

Denna handledning, som är baserad på korrekt sortering, som du kan se, är ett bra komplement till de mer allmänna e-posttipsen från LinkedIns vd Jeff Weiner. Missa inte heller Leo Babautas 10 mejltips. Faktum är att det finns många andra sätt att få ut det mesta av din e-post. Prova de tekniker som gäller för dig, analysera resultaten och glöm inte att lämna dina egna tips i kommentarerna för att förbättra effektiviteten i att arbeta med e-post.