5 tips som hjälper dig att organisera din arbetsdag

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Enkla knep som räddar dig om du hela tiden inte har tillräckligt med tid för någonting.

1. Prioritera

Det finns ett mycket enkelt men effektivt sätt att kategorisera dina angelägenheter efter brådska och vikt. Detta är en krets som kallas Eisenhower Matrix. Den uppfanns av Dwight D. Eisenhower, amerikansk president, general för den amerikanska armén och bara en mycket produktiv person.

Jag har två typer av saker: brådskande och viktiga. Viktiga saker är sällan brådskande, och brådskande är sällan viktiga.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower-matrisen har fyra sektioner. Den horisontella axeln visar hur brådskande ärendet är, och den vertikala axeln visar vikten. Matrisen låter dig enkelt organisera alla dina uppgifter i kategorier: "Icke-brådskande och inte viktigt", "Brådskande men inte viktigt", "Viktigt och icke-brådskande" eller "Brådskande och viktigt".

Försök att prioritera Eisenhower Matrix och du kommer att bli förvånad över hur mycket tid du lägger på brådskande men inte särskilt viktiga saker. Till exempel ändlösa meddelanden från kollegor eller telefonsamtal som bara distraherar dig från brådskande uppgifter.

Ta dig tid för rätt saker. Om det är något viktigt och brådskande, gör det omedelbart. Planera viktiga men inte brådskande uppgifter, uppskatta den ungefärliga tiden för deras slutförande och bestäm när du ska göra det. Oviktiga men brådskande ärenden kan delegeras till någon annan. Skjut upp icke-brådskande och oviktiga uppgifter till senare eller avslå dem helt och hållet.

2. Ta tid för djupt arbete

Riskkapitalisten Sam Altman sa en gång: "Digital distraktion är ett av vår tids största psykologiska problem." Tänk bara: vi kollar våra smartphones i genomsnitt 50 gånger om dagen. Och, enligt vetenskapsmannen och författaren Cal Newport, försämrar detta avsevärt vår förmåga att tänka klart och vara kreativ.

I hans”Att jobba med huvudet. Framgångsmönster från en IT-specialist”han introducerar konceptet” Deep Work”. Denna typ av arbete innebär fullständig koncentration och fördjupning i en specifik uppgift. Inga distraktioner - maximal ansträngning och koncentration. Detta är det enda sättet du kan utföra riktigt svåra uppgifter med rätt kvalitetsnivå.

Newport citerar taktiken som användes av hans kollega, professorn Adam Grant vid University of Pennsylvania. Han ägnar höstterminen åt undervisning och våren och sommaren åt forskning och blandar aldrig de två. Under intensiv forskning utsätter sig professorn för fullständig isolering så att eleverna inte stör honom.

Det är troligt att du inte har möjlighet att gå samma väg och gömma dig från irritationskällor i flera månader. Bli inte avskräckt: du behöver inte fördjupa dig i "djupt arbete" under en hel termin. Newport skapa ditt eget schema baserat på dina personliga preferenser.

Bestäm vid vilken tidpunkt du känner dig som mest energisk och alert, och gör det svåraste arbetet just då, stäng av din smartphone och vägra att kolla e-post. Newport själv börjar till exempel arbeta tidigt på morgonen, men gör det aldrig efter 17:30.

3. Beräkna mötestider

Paul Graham, medgrundare av startinkubatorn Y Combinator, att det finns två typer av arbetsscheman: "manager"-schemat och "creator"-schemat.

Det första alternativet är för arrangörer och chefer. Enligt deras uppfattning är arbetstiden lätt att hantera. Du måste dela upp dagen i timintervall. Och när en ny uppgift dyker upp avsätter du bara ett par timmar för den och markerar den i arrangören. Således, om "chefen" behöver schemalägga en tid för ett affärsmöte eller brainstorming, tittar han i sin kalender, hittar en ledig timme och samlar sina kollegor.

Men för "skaparna" är sådana möten, även de som är planerade i förväg, en katastrof. När allt kommer omkring delar kreativa människor, programmerare, författare eller artister inte upp sitt schema som "chefer". De måste vanligtvis använda minst en halv dag för att utföra uppgifter, och på en timme värms de bara upp i bästa fall. Och när "skaparna" mitt i sin arbetsaktivitet måste bryta sig loss och gå på ett möte med kollegor, faller de ur sin rytm och då är det mycket svårt för dem att återgå till uppgiften.

Chefens schema och skaparens schema fungerar alldeles utmärkt på egen hand. Men när de skär varandra börjar problemen.

Paul Graham

Därför, om du är chef, ta reda på i förväg från dina underordnade när det är bättre att organisera gemensamma möten för att inte avbryta människor från jobbet vid de mest olämpliga ögonblicken.

4. Kontrollera din energiförbrukning

Tony Schwartz och Jim Loer i Livet med full kraft! hävda att den huvudsakliga resursen för en produktiv arbetare inte är tid, utan energi. Du kan spendera en hel dag på en svår uppgift, men om du saknar den fysiska och mentala styrkan kommer du att stagnera och inte göra någonting nyttigt. Men när du har tillräckligt med intern energi kan du hantera en svår fråga på ett par timmar och ägna resten av dagen åt något enklare.

Schwartz och Loer särskiljer fyra typer av energi: fysisk, emotionell, mental och andlig. Och om du missar någon av dem kommer din produktivitet att sjunka.

• Fysisk energi påverkar direkt din förmåga att reagera på miljön och fatta rätt beslut. Brist på denna resurs är förknippad med dålig näring, sömnbrist och trötthet.
• Känslomässig energi påverkar förmågan att korrekt hantera dina känslor i stressiga situationer.
• Mental energi låter dig fokusera på en uppgift och inte bli distraherad. En person med ett stort utbud av det kan koncentrera sig även i en stressig situation, när alla omkring honom försöker distrahera honom.
• Andlig energi låter dig se målet i dina aktiviteter för att behålla motivationen. Hon väcker entusiasm, uthållighet och engagemang.

För att hålla alla fyra indikatorerna på rätt nivå, ät rätt, få tillräckligt med sömn och motion (träning stimulerar hjärnans aktivitet). Och använd enkla tekniker för att fylla på energi.

Livet är inget maraton. Livet är en serie spurter.

Tony Schwartz

En bra metod att växla mellan fullt nedsänkningsarbete och kort vila är Pomodoro-tekniken, som passar perfekt med Cal Newports koncept med Deep Work. Principen är enkel: vi mäter 25 minuter med en timer och gör en viktig uppgift hela tiden utan distraktioner. Sedan - en paus i 5 minuter. Under denna tid fyller vi på energi. Sedan upprepar vi cykeln fyra gånger till och tar en lång paus i 20 minuter.

5. Ät grodor till frukost

Det har någonsin hänt alla så här: du stöter på en uppgift som du behöver slutföra, men du vill verkligen inte göra den. Du börjar skjuta upp det, och när deadline närmar sig hänger det mer och mer över dig, distraherar från andra saker och får dig att oroa dig igen.

Den populära författaren Brian Tracy kallar dessa problem för "grodor". Och han rekommenderar att inte skjuta upp dem till senare, utan att göra dem så tidigt som möjligt.

Om du äter en groda på morgonen så lovar resten av dagen att bli underbar, eftersom det värsta för idag är över.

Mark Twain

Efter att ha blivit av med en svår uppgift kommer du att känna tillfredsställelse, få en boost av positiv energi för resten av dagen och du kan gå vidare till nästa punkt på din lista med gott samvete.