Inbox Zero-metoden är det bästa sättet att hantera tusentals olästa e-postmeddelanden

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Det är enkelt att hålla din inkorg tom. Detta hjälper dig att bli mer produktiv och aldrig missa viktiga meddelanden.

Ett gäng olästa e-postmeddelanden som ständigt dinglar i din inkorg kommer att få panik för alla. Om du har många affärspartners och kollegor som du interagerar med genom korrespondens behöver du bara hålla din e-postkorg ren och snygg.

JotForms VD Aytekin Tank är ett intressant sätt att organisera e-post som heter Inbox Zero. Som namnet antyder är metoden att bara hålla din inkorg tom.

Generellt sett har Tank inte uppfunnit något nytt. Inbox Zero skapades för länge sedan av författaren och bloggaren Merlin Mann, och det är en beprövad och välkänd metod. Ungefär samma teknik att arbeta med dokument beskrev David Allen i sin bok "How to get things in order". Tank har precis anpassat det för Gmails webbgränssnitt.

Aytekin Tank entreprenör, grundare och VD för JotForm

Jag tar emot och skickar hundratals e-postmeddelanden varje dag. Men i slutet av dagen är min brevlåda alltid tom. Jag har ingen sekreterare som kan hantera min korrespondens. Jag följer en princip som heter Inbox Zero. Det här är inte svårt.

Tank listar fördelarna med Inbox Zero-metoden:

• Du kommer inte att missa ett viktigt meddelande om din inkorg är tom.
• Du kommer inte att få dina adressater att vänta länge, eftersom du omedelbart kan svara på deras brev.
• Hundra och tusentals olästa brev kommer inte att samlas i din brevlåda.
• Du kommer att spara mer tid på de riktigt viktiga uppgifterna och inte spendera timmar med att pilla med e-post.

Jag känner många människor som försiktigt lagrar alla sina brev utan att radera ett enda. Som ett resultat börjar deras inkorg se ut som ett Twitter-flöde. Det är inte bekvämt. Du kommer ständigt att gå vilse i e-postmeddelanden.

Aytekin tank

Låt oss säga att du använder Gmail – även om den här metoden kan anpassas till vilken internetleverantör som helst (Hotmail, Yandex, Yahoo) eller e-postklient (Outlook, Thunderbird eller Sylpheed). Låt oss ta en titt på insättningar av olästa meddelanden och komma igång.

1. Töm din brevlåda

Så med Inbox Zero-metoden måste du agera beslutsamt. Öppna "Inkorgen", välj alla brev som har samlats där och arkivera alla på en gång. För vissa kommer detta att verka som ren galenskap, men Tank rekommenderar att du gör just det.

Du måste börja med en tom brevlåda. Den här guiden hjälper dig inte om du har tiotusentals e-postmeddelanden i din inkorg. Så arkivera allt och börja med ett rent blad.

Aytekin tank

2. Behandla dina e-postmeddelanden i kronologisk ordning

För att utveckla denna hälsosamma vana behöver du en viss mängd disciplin. När du bearbetar dina e-postmeddelanden, börja med det äldsta meddelandet och arbeta dig upp till det nyaste. På så sätt kommer du att hålla kronologisk ordning och inte bli förvirrad.

Det finns två funktioner som hjälper dig att hantera e-postmeddelanden i Gmail:

Slå på Auto Switch. För att göra detta, öppna "Inställningar" → "Allmänt", hitta objektet "Autoväxling" och aktivera den. Nu, när du svarar eller arkiverar ett e-postmeddelande, kommer Gmail inte att returnera dig till inkorgen, utan kommer att visa nästa e-postmeddelande. På så sätt kommer du att kunna behandla brev ett efter ett i den ordning de mottogs, utan några distraktioner.

Aktivera sedan knappen Skicka och arkivera om du inte har den. Öppna "Inställningar" → "Allmänt" och leta efter objektet "Visa knapp" Skicka och arkivera "som svar". Detta kommer att spara tid. När allt kommer omkring, om du redan har svarat på brevet är det ingen idé att lagra det i din inkorg, eller hur? Klicka på skicka-knappen så arkiveras e-postmeddelandet automatiskt.

Och här är en annan viktig sak:

Använd inte e-post som chatt. Det finns inget värre än att skapa långa svarskedjor från ständigt citerade brev. Om du behöver prata, använd messenger, Slack chat eller kontakt via telefon. E-post är inte lämpligt för detta.

Aytekin tank

3. Besvarade - arkiv

Huvudregeln för Inbox Zero-metoden är att din inkorg inte är platsen för att lagra din post. Alla mejl i inkorgen måste behandlas omedelbart. Läs dem en efter en och antingen svara och arkivera om meddelandet kräver ett svar, eller helt enkelt arkivera om meddelandet inte kräver ett svar.

Om du inte omedelbart kan svara på ett e-postmeddelande finns det två alternativ:

• Spara den i din arrangörsapp. Det kan vara Evernote, OneNote eller någon form av uppgiftshanterare. Ställ in ett datum så att programmet påminner dig om att skriva ditt svar vid rätt tidpunkt.
• Om du kan skriva ett svar direkt, men mottagaren bör få det efter ett tag, använd funktionen för fördröjd leverans i Gmail. Outlook, Thunderbird och andra klienter kan göra samma sak.

4. Gör det bara

Allt är enligt den store och mäktige David Allens föreskrifter. Om e-postmeddelandet kräver en åtgärd som tar några minuter, gör det bara nu. Kopiera inte brevet till din att göra-lista. Lämna det inte i din inkorg.

Om du behöver göra en betalning, gör det bara nu. Om du behöver skicka feedback till en kollega, skicka den direkt. Om ärendet tar ett par minuter är det ingen idé att skjuta upp det.

Aytekin tank

5. Använd kortkommandon

Tangentbordsgenvägarna minskar avsevärt tiden som går åt till att bearbeta e-post. Med dem behöver du inte flytta muspekaren fram och tillbaka. Tank rekommenderar att du kommer ihåg och använder tre snabbtangenter:

• E-tangenten låter dig snabbt arkivera ett meddelande. Vi läste den, tryckte på E, arkiverade den. Det är enkelt.
• R-tangenten används för att snabbt skriva ett svar. Om du behöver svara på ett brev, tryck på det, ange svaret, tryck på Enter.
• F-knappen vidarebefordrar mottagna brev till andra mottagare.

Jag tror inte att du behöver några andra snabbtangenter. I Gmail använder jag bara tre kortkommandon. För allt annat finns det en mus. Men dessa snabbtangenter låter dig snabbt utföra tre av de vanligaste e-poståtgärderna, så att de kan spara mycket tid.

Aytekin tank

6. Ställ in filter

E-postfilter är ett otroligt praktiskt verktyg som gör mycket av jobbet åt dig. Du behöver bara konfigurera dem en gång, och de kommer att spara mycket tid.

Om du regelbundet hittar oviktiga brev i din inkorg (aviseringar om internettjänster, automatiska utskick, och så vidare), kan du antingen avsluta prenumerationen på dem eller ställa in filter så att sådana brev arkiveras automatiskt.

7. Inkorgen är tom - stäng mail

När du försöker fokusera på ditt arbete bör du inte ständigt bli distraherad av e-post. Så låt oss hålla fast vid regeln: När din inkorg är tom, stäng Gmail-fliken eller din e-postklient och glöm e-post under de närmaste timmarna. Bli bara upptagen.

Stäng av alla inkommande e-postmeddelanden. De är väldigt distraherande.

Du kan öppna din e-post igen efter några timmar, bearbeta de meddelanden som har samlats där och sedan återgå till jobbet. Målet med Inbox Zero-metoden är att tvinga dig själv att inte bli distraherad av inkommande e-postmeddelanden. Du måste hantera din brevlåda, inte du.

Aytekin tank

Om du har provat Inbox Zero-tekniken och är redo att berätta vad du fick, eller vill föreslå en bättre metod, skriv i kommentarerna.